Waarom zou je kiezen voor Work Breakdown Structure?

Vaste prijzen of een uurtarief? Wat is het beste voor je klant en wat voor jezelf? Geen eenvoudige beslissing, want aan beide keuzes kleven voor- en nadelen. Bovendien heb je inzicht nodig in de duur van je projecten en alle kosten die ermee zijn gemoeid. Hoe groot is de kans op uitloop en daarmee de kans dat de begroting uit de bocht vliegt? In dit blog lees je waarom het werken met een Work Breakdown Structure (WBS) jou houvast geeft.

Wat houdt Work Breakdown Structure in?

WBS is niets meer of minder dan een schematische opsplitsing van je project in ‘deelprojecten’. Je geeft aan hoeveel tijd je per activiteit begroot, hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan kwijt bent geweest en alle andere factoren die van invloed kunnen zijn op je project. Je hebt inzicht in de voortgang, kosten en risico’s, waardoor je tussentijds kunt bijsturen.

Waarom werken met Work Breakdown Structure?

Veel projecten leveren niet het gewenste resultaat op doordat ze uitlopen, de kosten overschrijden of geen duidelijk doel hebben. Vaak zijn mislukte projecten begonnen met de gedachte ‘dit doen we wel even’. Het gevolg: opdrachtgever en opdrachtnemer zijn ontevreden. De opdrachtgever omdat hij niet krijgt wat hij voor ogen had. De opdrachtnemer ziet zijn marge verdampen of verliest zelfs op het project. Door uitloop kan hij bovendien zijn andere projecten niet goed uitvoeren.

WBS biedt als het ware een leidraad voor je project. Je legt in een zogenoemde scope helder vast wat je gaat doen, wat de kosten, de risico’s en afhankelijkheden zijn. Maar ook wat jouw verantwoordelijkheden en die van de opdrachtgever zijn. Je specificeert de (eventuele) meerkosten die kunnen voortvloeien uit onvoorziene werkzaamheden. Daarnaast ondersteunt WBS om investeringen in tijd, geld, mensen en materiaal richting je leidinggevende te onderbouwen. Bij eventuele onenigheid over de verantwoordelijkheden biedt WBS dus opheldering.

Voor wie is het bedoeld?

Zowel zelfstandigen, kleine als grote bedrijven kunnen gestructureerd projecten uitvoeren via WBS. Voor kleine projecten is WBS beknopt qua opzet, terwijl een omvangrijk project een gedetailleerd WBS nodig heeft.  Als je je WBS van tevoren goed specificeert en tijdens het project bijhoudt, kan je tussentijds bijsturen om het project weer op de rails te krijgen.

Hoe maak je een Work Breakdown Structure?

Voor miniprojecten kan dat ouderwets op een stuk papier of ach waarom niet op een bierviltje? Waar het om gaat is: formuleer je project duidelijk en baken de scope af. Pak je het wat serieuzer aan, dan ga je voor Excel. Zo kun je het project makkelijk met anderen delen. Echter, er zijn al snel beperkingen. Zo biedt Excel geen workflow. Daardoor is voortgangsbewaking niet mogelijk. Verandert er iets, dan moet je de verandering handmatig doorvoeren in andere spreadsheets die met het project te maken hebben. Daarnaast kost het weinig moeite om Excel-formules onklaar te maken, waardoor verwarring ontstaat.

Hoe pas je het toe bij grotere projecten?

Heb je meerdere projecten tegelijk lopen met een redelijke omvang, dan loont het al snel om (online) software aan te schaffen, waarmee je snel en makkelijk jouw WBS op kan zetten en bijhouden. Het handige is dat je een offerte direct kunt omzetten in een WBS. Dat scheelt weer werk! Door integratie met online boekhoudsoftware ontstaan er zelfs automatisch boekingsvoorstellen. Kortom: WBS-software helpt niet alleen bij het stroomlijnen van je projecten, maar helpt je ook met administratief werk voor projecten.

Meer ontdekken?

Bekijk in deze demo wat online boekhoudsoftware voor jouw projecten kan betekenen.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel