Urenregistratie in Excel of gratis app?

Urenregistratie kan tijdrovend zijn. Een vervelende maar belangrijke klus. Ga maar na, zonder uren schrijven, kan de factuur naar de klant er niet uit. Heb je geen zicht op wat je medewerkers de hele dag doen, dan verlies je de grip op je projecten. Hoe zorg je ervoor dat urenregistratie nauwelijks tijd kost, maar geld oplevert? 

Hoe doe jij het?

Grote kans dat jij en je medewerkers de urenregistratie in Excel bijhouden. De urenstaten worden verzameld, gecontroleerd en verwerkt in de projectadministratie. Facturen gaan naar de klant en de rapportages naar het management. Veel werk? Ja, maar dat hoort er nou eenmaal bij.

Weggegooid geld?

Velen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met tijdregistratie. Gratis Excel of een urenschrijf appje? Het klinkt aantrekkelijk maar kost eigenlijk bakken met geld. Weet jij de werkelijke kosten van gratis? Urenregistratie in Excel of een appje is dan wel gratis maar als de uren zijn geregistreerd, wat dan?

Dan begint de administratieve verwerking. De geregistreerde uren moet je boeken op het juiste project in (naar alle waarschijnlijkheid) Excel. Voor elk project is er een apart Excelsheet. Inzicht in je marge en in de projectvoortgang? Dat vergt  vaardigheden van een Excelacrobaat. Kortom, weggegooid geld want het kan écht efficiënter. 

Verkeerde factuur, grote gevolgen

Door al dat handmatige invoerwerk, is een foutje zo gemaakt. Hoe is die fout ontstaan? Dat is moeilijk te herleiden. Dat kost dus extra tijd en een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee. Je klant betaalt laat omdat er een te hoog bedrag op de factuur staat. Die moet dus gecorrigeerd worden en de betaling laat een paar weken op zich wachten.

De kosten van het project lopen door en moet je voorfinancieren. Hoe later je krijgt betaald, hoe slechter je cashflow. Een ander scenario is dat je te weinig binnen krijgt omdat niet alle gewerkte uren door een foutje zijn gefactureerd. Urenregistratie in Excel of een gratis appje is dan niet meer zo gratis als het lijkt.

Totaaloplossing urenregistratie

Hoe moet het dan wel? Maak gebruik van een totaaloplossing voor uren schrijven en projectadministratie. Je medewerkers voeren hun uren in. De gewerkte uren komen direct op het juiste project terecht. Er ontstaat tegelijk inzicht in de voortgang van de projecten en de productiviteit per medewerkers. Het verkorten van je urenregistratie leidt tot een betere cashflow want de factuur kan eerder naar de klant.

Doordat de factuur direct wordt aangemaakt na de urenregistratie staan er geen fouten op veroorzaakt door handmatige tussenkomst. Daardoor hoef je minder voor te financieren. Het beste is dat je medewerkers dagelijks hun urenregistratie doen in plaats van per maand. Doe je dit in een totaaloplossing in plaats van Excel of gratis app, dan gaat dit makkelijk, snel en goed. De kosten van de software zijn snel terugverdiend en je data in je administratie kan je gebruiken voor het detecteren van nieuwe kansen.

Meer weten?

Na het lezen van dit blog meer weten over een totaaloplossing voor urenregistratie? Volg dan één van de gratis Webinars over Exact Online voor Uren & Facturen. Inschrijven kost nóg minder tijd dan urenregistratie in gedegen software.

Meer weten?

Na het lezen van dit blog meer weten over een totaaloplossing voor urenregistratie? Volg dan één van de gratis Webinars over Exact Online voor Uren & Facturen. Inschrijven kost nóg minder tijd dan urenregistratie in gedegen software.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel