Software om je eigen incasso te doen levert winst op

Herinneringen sturen, incassobureaus inschakelen… het zijn niet echt de favoriete bezigheden van ondernemers en accountants. Ook niet van Erwin Kleiboer, die dat zes jaar geleden zelf eens moest doen. Hij richtte samen met Hans Agte CMSI op, een bedrijf dat creditmanagementsoftware en diensten levert.

Exact Online Incasso creditmanagement CMSII

Kleiboer: “Wij leveren via software eigenlijk debiteurenbeheer en incasso aan bedrijven zonder zelf een incassobureau te zijn.” Simpel gezegd: zijn klanten kunnen met de software zelf als ‘incassobureau’ optreden. Omdat de software voldoet aan de WIK (Wet Incassokosten), sluit die goed aan op normale boekhoudsoftware. Praktisch gezien is dat trouwens ook zo. Er is bijvoorbeeld een koppeling met Exact Online.

Zelf aan de incasso, hoe werkt dat?


Volgens Kleiboer kun je zijn systeem het best gebruiken vanaf de 1e reminder. “Daarna kun je een reminder met een vreemd logo gebruiken – van een incassokantoor of deurwaarderskantoor waarmee wij afspraken hebben gemaakt. Daar zijn ook algemene brieven voor. Sommige klanten hebben specifieke wensen voor de brief, maar daar moet het incassobureau wel eerst mee akkoord gaan. Het gaat tenslotte ook om hun naam.”

Verdienmodel op zijn kop


Hoewel ze dus met incassobureaus samenwerken, is niet elk incassobureau blij met CMSI: ze veranderen het verdienmodel. “Klanten zijn ook niet meer bereid om 15% kosten te betalen omdat er 1 brief met een vreemd logo wordt verstuurd.” En dat hoeft met hun software dus niet meer. Je betaalt puur en alleen voor het gebruik van de software. Iets waar incassobureaus natuurlijk niet blij mee zijn.

Geen ondernemer zegt nee


Toch lijkt het een beweging die niet tegen is te houden. Sneller je facturen betaald zonder extra kosten? Welke ondernemer zegt daar nou nee tegen. Kleiboer: “Ons model moet kostenneutraal werken. Dat vinden we heel belangrijk.” Wat ze ook belangrijk vinden is dat ondernemers en accountants zelf de controle hebben over hun creditmanagement.

Meteen weten als er is betaald


Dat komt voort uit Kleiboer’s eigen ervaring met incassobureaus. Hij runt namelijk ook hoteliers.com, een bedrijf dat online diensten zoals boekingssystemen levert aan hotels. Toen het wat minder goed ging in de hotelwereld, moesten ze een incassobureau inschakelen. Maar die meldde maar 1 keer per kwartaal of per maand wat er binnen was gekomen aan betalingen.

Dat werkte niet in de praktijk. Kleiboer moest elke dag weten wie er had betaald, want dan konden ze de service die ze verleenden weer voortzetten: “Als een klant op de 1e betaalt en ik dat pas op de 30e hoor… dat kan niet. Ik kan hem niet 30 dagen laten wachten voordat zijn klanten weer boekingen kunnen maken.”

De toon blijft belangrijk


Daarom, en omdat hij vond dat de manier van communiceren de klantrelatie alleen maar verslechterde, wilde hij het zelf anders doen. In eerste instantie door een incassobureau te beginnen. Dat plan veranderde al snel omdat er veel interesse was voor hun software. Toch leveren ze sinds kort ook een extra ‘offline’ service: ze bellen met (nog) niet betalende klanten. Ook hier benadrukt Kleiboer dat hij de toon hierbij erg belangrijk vindt. Vriendelijkheid werkt nog altijd het beste, volgens hem.

Veel accountancy klanten


Ook zijn ze audits gaan uitvoeren, met name bij accountantskantoren. Naast bedrijven als de Schipholgroep en kleinere MKB’ers is dat namelijk een erg belangrijke groep klanten voor CMSI. "Omdat we bij accountants zagen dat de processen niet goed ingericht zijn, zijn we ook audits op die processen gaan uitvoeren."

Extra dienst voor accountants


Ze brengen dan het proces in kaart en adviseren hoe het kan verbeteren, voordat ze met de software beginnen. “Meestal testen de accountantskantoren de software daarna zelf uit, vervolgens brengen ze het ook naar hun klanten. Zo kunnen ze meteen een extra dienst gaan bieden. Daarbij vinden hun klanten het meestal ook logisch dat hun accountant zich met de openstaande posten bezighoudt en nu dus ook met het proces daarna.”

Lees hier meer over de koppeling van CMSI

 

Andere Exact Online koppelingen uitgelicht:

Probeer gratis de populairste apps voor Exact Online
Meerwaarde koppeling Microsoft CRM, Business Base & Exact Online

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel