Hoe ‘No hands accounting’ je boekhouding automatiseert

‘No hands accounting’ betekent dat de boekhouding automatisch gaat. Daardoor hebben zowel de finance professional, ondernemer of accountant geen handmatig werk aan een correcte administratie. Realistisch of het zoveelste buzzwoord?

Hot topics

Judith van Wissen en Hessel Wellema van Exact stellen zichzelf dagelijks de vraag hoe technologie boekhouden makkelijker kan maken. Onderwerpen die hen op dit moment bezighouden zijn:

  • Realtime bankieren
  • Realtime factureren
  • Het verder automatiseren van boekhouden.

Wat is realtime bankieren?

“Ben je aan het boekhouden, dan moet je ook je bankmutaties administreren”, begint Judith van Wissen. “Dit kan via een automatische bankkoppeling, handmatige import of handmatige invoer in je boekhoudsysteem. Met realtime banking kun je veel sneller over je gegevens beschikken. Elke banktransactie staat direct in je boekhouding. Heb je gepind, bijvoorbeeld in de winkel, restaurant of heb je contant geld gehaald uit een geldautomaat, dan is deze transactie direct boekhoudkundig verwerkt. Je administratie is dus altijd up-to-date.”

Maar met realtime bankieren kan er straks nog meer, stelt Hessel Wellema. “Je kunt waarschijnlijk in de nabije toekomst vanuit je boekhoudpakket betalen. Dat scheelt tijd. Handig toch? ”

PSD2

Waarom kon realtime ophalen van data en direct verrichten van geauthenticeerde betalingen vanuit een boekhoudpakket nog niet eerder?

Hessel: “Er was een Europese richtlijn nodig om dit voor elkaar te krijgen. Die heet PSD2, voluit Payment Services Directive 2 en verplicht banken om rekeninginformatie beschikbaar te stellen aan andere dienstverleners, zoals Exact. Uiteraard alleen met toestemming van de rekeninghouder. De richtlijn stelt derde partijen ook in staat om betalingen te initiëren namens deze rekeninghouder. Bijvoorbeeld vanuit een boekhoudpakket. Er vindt nog veel overleg plaats tussen de Nederlandse Bank, banken en softwareleveranciers over de implementatie van PSD2. Ook Exact neemt actief deel aan dit overleg.”

Wat bedoelen jullie met realtime invoicing?

Judith: “Wil je weloverwogen beslissingen nemen over bijvoorbeeld investeringen, dan is inzicht in je financiën noodzakelijk. Ook accountants hebben dit inzicht nodig om hun klanten goed te kunnen adviseren. De realiteit is dat de verwerking van facturen in de boekhouding vaak weken op zich laat wachten. Dat maakt beslissen of adviseren op basis van actuele cijfers onmogelijk. Door de factuurverwerking te automatiseren met scannen of elektronisch facturen, gaat de administratieve verwerking direct.

Maar dit is toch niet nieuw?

Judith: “Klopt, maar zelfs nu in 2018 wordt nog steeds ruim 80% van de facturen handmatig ingevoerd in de financiële administratie. Dat vertraagt het verwerkingsproces. Scannen van facturen en elektronisch factureren nemen deze vertraging weg. Echter, scannen van facturen kost geld. Daarbij doet nog maar een gedeelte van de bedrijven aan elektronisch factureren. De Europese Unie wil bedrijven motiveren om elektronische facturen te sturen. Exact zal de komende tijd meerdere initiatieven ontplooien om ondernemingen hierbij te ondersteunen met als doel een realtime verwerking van facturen.”

Wat is de volgende stap?

“Denk aan intelligente software die bepaalde handmatige taken van het administratieproces van je overneemt”, zegt Hessel. “Nu is het bijvoorbeeld al mogelijk om binnenkomende factuurstromen en banktransacties automatisch te verwerken. Zo beschik je direct over de laatste cijfers en inzichten uit de ?nanciële administratie. Robotic accounting doet dit door te kijken naar hoe soortgelijke transacties in het verleden zijn geboekt. Op basis van deze patronen wordt de administratie voor je bijgewerkt en zie jij in één oogopslag hoe je ervoor staat.”

Blog geüpdate op 23 januari 2018. 

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel