Zo zorgt Brouwer & Oudhof dat werknemers en klanten veilig werken

Zorgvuldig gebruik en opslag van gegevens is een belangrijk onderwerp in de accountancybranche. Door tweestapsverificatie in te schakelen in Exact Online, maak je als kantoor een grote stap naar veilig werken. Marco van Vondelen van Brouwer & Oudhof  vertelt hoe de accountantsorganisatie veilig werken heeft ingevoerd.


Welke rol speelt veilig werken bij Brouwer & Oudhof?


“Veiligheid van data is essentieel. Klanten vertrouwen ons hun financiële gegevens toe. Hier kan gevoelige informatie tussen zitten. Daar moeten we zorgvuldig mee omgaan. Ook informeren we onze klanten proactief over (de gevolgen van) cybercrime.

Tevens spelen de verscherpte Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en datalekken een belangrijke rol in onze branche. Het belangrijkste voor ons is de klant beschermen en hen het vertrouwen te geven dat we een betrouwbare partij zijn. We merken dat onze klanten steeds bewuster worden van veilig digitaal werken.”

Voorop lopen


Brouwer & Oudhof (5 vestigingen, 46 Exact Online gebruikers die 1000 administraties beheren) loopt voorop met de technologische ontwikkelingen in de branche. Het kantoor gebruikt alle mogelijkheden binnen Exact Online om volledig digitaal te werken (denk aan Scan & Herken, bankkoppelingen, koppelingen met verschillende apps etc). Bij gedigitaliseerd werken is een goede digitale beveiliging een noodzaak, benadrukt Marco van Vondelen.

Veel weerstand


“Alle medewerkers werken verplicht met tweestapsverificatie in Exact Online. Daar was in de eerste week veel weerstand tegen omdat je bij het inloggen die extra code moet invoeren. Maar na een uitgebreide toelichting kreeg al snel iedereen er begrip voor. Je wilt voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot 1000 administraties.

Onze computers en IT-omgeving zijn goed beveiligd en al jaren uitsluitend via tweestapsverificatie te benaderen. Zo moeten collega’s die extern werken altijd via tweestapsverificatie inloggen. Ook vragen we iedereen maandelijks zijn wachtwoord te wijzigen. Daarbij is het niet toegestaan om meerdere keren hetzelfde wachtwoord te gebruiken. In ons handboek staan strikte regels rondom computergebruik.”

Wat levert tweestapsverificatie jullie organisatie op?


“Behalve een goede beveiliging krijgen we extra vertrouwen van onze klanten. We adviseren klanten met een eigen licentie ook om tweestapsverificatie te gebruiken en hebben hier een handleiding voor opgesteld.”

Welke tips heb je voor kantoren die veilig werken willen invoeren?


Niet twijfelen, maar tweestapsverificatie invoeren. Wij vinden dat klanten een veilige opslag van hun gegevens van een professioneel kantoor mogen verwachten. Heb jij als kantoor privacy en veiligheid hoog in het vaandel staan, dan kan je niet achter blijven.”

Gezien de positieve ervaringen van gebruikers, is de tweestapsverificatie vanaf februari 2018 standaard ingesteld. De invoer gaat geleidelijk, te beginnen met Exact Online voor Accountancy. Daarna volgen de andere Exact Online oplossingen. Klanten krijgen ruim op tijd inloginstructies. Liever nog niet werken met tweestapsverificatie? Als je beheerdersrechten hebt, kan je het uitzetten.

Nu al over op tweestapsverificatie? Zo doe je dat.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel