Operational excellence: hoe lukt het in de praktijk?

Ontzorgen: wat betekent het eigenlijk in de praktijk? En wat levert het de accountant zelf op? Martin van Vliet van Exact vindt dat operational excellence binnen de hele keten moet zitten, niet slechts binnen het kantoor. Daar heeft iedereen wat aan. 


Universele stress


Elke accountant kent de stress op de laatste dag van de maand of het kwartaal. Dan zorgt de bulk aan btw-aangiften voor een enorme hoop werk. Wat druk op de ketel kan natuurlijk geen kwaad, maar vaak gaat het verder dan dat: er zijn dan extra handen nodig.

De oplossing? Beter spreiden, natuurlijk. Dat kan volgens Van Vliet tot 20% besparing opleveren. Maar die oplossing werkt alleen als de klant zijn documenten mooi op tijd aanlevert. Vandaar dat Exact onderzoekt hoe gedragsbeïnvloeding mogelijk is: het zou fijn zijn als je je klanten zover krijgt.

Facturen scannen geen hobby


Natuurlijk vinden klanten het niet leuk om facturen te scannen. ‘Daarom bekijken we, samen met kantoren, hoe we het zo kunnen regelen dat klanten tijdig aanleveren en dat ze dit niet ervaren als strafwerk’, aldus Van Vliet. Dat kan door het hen zo gemakkelijk mogelijk maken. Bijvoorbeeld met een app waarmee je foto’s van facturen en bonnetjes eenvoudig uploadt.

Een nieuwe oplossing zit mogelijk in het plaatsen van scanners bij klanten – daarmee wordt nu getest. De scanners staan zo dicht mogelijk bij de brievenbus zodat fysieke post meteen wordt gedigitaliseerd en rechtstreeks het internet op gaat, zonder omweg langs postkamer, postvakjes en medewerkers.

E-mail slim gebruiken


Wat zeker niet werkt om de stroom aan facturen goed te krijgen, is de persoonlijk e-mail. Van Vliet: ’Mail gaat naar een medewerker op kantoor. Die is niet 24/7 bereikbaar en ook weleens ziek of op vakantie. Daarom zeggen wij: creëer een andere stroom voor de boekingsdocumenten.’  

Maar met een beetje denkwerk kun je een andere vorm van e-mail wel gebruiken om die stroom te automatiseren: bijvoorbeeld waarbij leveranciers van klanten hun factuur (in PDF) naar de accountant cc’en. ‘Als je per klant een e-mailadres aanmaakt voor inkoopfacturen, kunnen wij dat 100% automatiseren.’ Bij deze oplossing (nog in ontwikkeling) is wel een goedkeuring slag voor betaalbaar stellen nodig voor de finale check.

Facturen automatisch verzamelen


Exact wil ook facturen van vaste periodieke leveranciers automatiseren. Denk aan telefonieproviders die rekeningen op hun eigen portal plaatsen. Heel onhandig, want je moet eerst inloggen, dan zelf je factuur downloaden en ‘m ook nog doorsturen naar je accountant. Daarom werkt Exact samen met partners die automatisch facturen van leveranciers verzamelen. Zij gaan ervoor zorgen dat de facturen worden omgezet in Universal Business Language (UBL) en als boekingsvoorstel op BTW-regelniveau in de boekhouding worden getoond. De accountant controleert daarna nog alleen.

Complexe facturen ontwarren


Een laatste stroom betreft complexe facturen. Facturen van bijvoorbeeld groothandels zijn tijdsintensief om juist en volledig te boeken, omdat op een en dezelfde factuur de grootboekrekeningen kunnen verschillen, zegt Van Vliet. ‘Zeep valt onder schoonmaakkosten terwijl wijn misschien een relatiegeschenk is.’ Om die verschillen te herkennen, werkt Exact samen met partijen die zulke leveranciers als het ware ‘aftappen’ en facturen in verrijkte vorm digitaal aanleveren. 

Digitale assistent zit achter klant aan


Veel kantoren werken tegenwoordig met vaste prijzen en abonnementen. De klant weet zo waar hij aan toe is, maar de accountant niet altijd, beweert Van Vliet. ‘Vaste prijzen stimuleren efficiëntie binnen het kantoor, maar niet bij de klant.’ En constant de klant achter de vodden zitten is niet leuk én niet altijd goed voor de relatie. Daarom is een digitale oplossing in de maak: digitale virtuele ‘assistent’. Zij kunnen dergelijke klantcontacten op zich nemen. Ook zijn wij bezig met de virtuele digitale assent. Dat is misschien de next step in operational excellence!

Klant profiteert van tijdig leveren


Maar natuurlijk kun je een klant ook positief stimuleren om zijn boekhouding op tijd aandacht te geven. ‘Analyses, rapportages en informatie over cashflow zeggen pas wat als cijfers zijn ingeboekt. Als accountant kun je softwaretools inzetten die constateren dat iets uit de pas gaat lopen en de vinger aan de pols houden. Ondernemers hebben voordeel van continue en actuele informatie, omdat ze dan beter kunnen signaleren en sturen binnen hun eigen bedrijf. Dat besef moet je over weten te brengen.’

Operational Excellence door Practice Management


Je bereikt Operational Excellence mede door het voeren van Practice Management. Benieuwd hoe je dit succesvol aanpakt? Lees dan zeker de case van de Hoornwijck Groep.

Probeer Practice Management zelf

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel