Hoe je met slimme salarisverwerking dichter bij de klant staat

Accountantskantoor Joanknecht heeft na een succesvolle transitie van de samenstelpraktijk ook zijn salarisadministratie naar de cloud gebracht. Coördinator salarisadministratie Aaron van Hees: “Door de efficiëntieslag kunnen we factureren op vaste prijsafspraak per klant. Die komt tot stand door de tijdsbesteding per klant. We stappen dus af op een tarief per loonstrook.”


Standaardisatie


Joanknecht verwerkt 4500 loonstroken voor 424 salarisadministraties. Dit ging van oudsher volgens de wensen van de klant. Die leverde mutaties aan per mail, telefoon, Excel en zelfs Whatsapp. Dit lijkt klantgericht maar deze ruime keus leidde tot een hoge foutmarge door het vele handmatige werk. Dat leverde minder tevreden klanten op en bovendien veel kosten en herstelwerk voor de salarisadministrateurs. Dit moest veranderen.

Integratie salarisadministratie


Aaron van Hees, een door de wol geverfde salarissoftwarespecialist, werd eind 2016 aangetrokken. Hij adviseerde om met Exact Online Salaris te gaan werken vanwege de integratie met de financiële administratie. Daardoor wordt de loonverwerking direct administratief verwerkt en de salarissen klaargezet voor betaling.

Fouten oplossen zonder kosten


“Eerst hebben we het salarisproces opnieuw ingericht”, vertelt Aaron. “Allereerst moeten alle klanten op dezelfde manier mutaties aanleveren. Zij kunnen dit rechtstreeks in Exact Online Salaris doen. Doen klanten dit en er ontstaat een fout, dan lossen we dat samen op zonder extra kosten door te berekenen. Dit kunnen we doen door de tijdwinst die de nieuwe software oplevert. Via het programma kunnen klanten zelf hun loonstroken opvragen en werkgeverskosten analyseren. Dit scheelt ons en hen tijd. Toen dit jaar een salarisadministrateur bij ons vertrok hebben we hem dankzij de automatisering niet hoeven te vervangen.”

Uitsmering piekmomenten


Door de automatiseringsslag biedt Joanknecht klanten aan om gegevens aan te leveren wanneer hen dat het beste uitkomt. Deze aanlevermomenten zijn vastgelegd en heeft als effect dat de piekmomenten zijn uitgesmeerd over de maand. “We waren per klant een half uur kwijt aan de jaarafsluiting, nu loopt dit proces geautomatiseerd”, illustreert Aaron de efficiëntie. “Het eindresultaat is hetzelfde: de klant heeft de benodigde informatie. En omdat dit geen half uur meer duurt, ben je scherper op fouten.”

Nieuwe tariefstelling


Hoewel de meeste klanten blij zijn met de nieuwe manier van aanleveren, zijn er ook die op de oude manier willen blijven werken. Om de salarisdienstverlening rendabel aan te bieden, is het accountantskantoor afgestapt van een tarief per loonstrook naar een prijsafspraak gebaseerd op de verwerkingstijd per klant. Joanknecht stuurt elk kwartaal de factuur voor de salarisdienstverlening. Vervolgens worden prijsafspraken geëvalueerd en desgewenst bijgesteld..

Persoonlijk contact


Dat de automatisering het persoonlijk contact met de klant vervangt, wuift Aaron weg. Als onderdeel van de nieuwe werkwijze is er elk kwartaal overleg met de klant. Daarin worden de factuur geëvalueerd en de stand van zaken doorgenomen. “Door dit overleg kunnen ook weer nieuwe advieskansen naar boven komen, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim”, vertelt hij. “Zo zitten we juist dichter bij de klant. Bovendien kunnen we door de integratie met Exact Online beter samenwerken met accountants en andere specialisten. Zij hebben toegang tot dezelfde gegevens als wij.”


Wil je ook net als Joanknecht klantgericht en rendabel salarisdienstverlening aanbieden? Overstappen op Exact Online Salaris kan nu zeer voordelig. Je krijgt 1 jaar lang 20% korting als je voor 1 januari 2018 overstapt.

Stap nu voordelig over!

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel