Geen dure naheffing? Let op je WKR budget!

Een werkgever kan 1,2% van zijn personeelsbudget vrij aan zijn werknemers uitbetalen, vergoeden, er personeelsfeesten voor aanbieden, enzovoort. Maar let wel goed op je WKR budget als je geen dure eindheffing wilt – die bedraagt maar liefst €0,80 over iedere euro waarmee de norm is overschreden. In dit blog vind je inzicht en tips.


Werkkostenregeling


De werkkostenregeling werd ingevoerd om fiscale regels te vereenvoudigen en controles door de Belastingdienst eenvoudiger te maken. Maar de werkgever moet nu zelf beter controleren.

In principe is alles wat een werkgever aan zijn werknemers uitbetaalt loon. Wanneer iets een gerichte kostenvergoeding is, dan is dat onbelast. Daarbij horen kilometervergoeding in het kader van functie-uitoefening, en vaak ook een ter beschikking gestelde pc of telefoon.

Welke vergoedingen?


Vaste vergoedingen voor bijvoorbeeld buitendienst zijn al wat complexer. Collega’s op kantoor hoeven niet te betalen voor hun kopje koffie. Een buitendienstmedewerker kan hier een vaste onkostenvergoeding voor krijgen, waarvoor achteraf geen bonnetjes hoeven te worden overlegd. Zo’n regeling moet dan wel weer ‘proportioneel’ zijn, dus niet buitensporig.

Maar directe vergoedingen tellen wel mee als belastbaar inkomen. Bij bijvoorbeeld een kilometervergoeding die geen € 0,19 maar € 0,26 is, telt het deel boven de €0,19 wel mee als belastbaar inkomen. Tenzij de werkgever besluit die onder de werkkostenregeling onder te brengen.

WKR budget slim inrichten


Het WKR budget is niet heel royaal. 1.2% is niet veel. Wanneer je 1 miljoen euro aan personeelskosten hebt, betekent dit dat je € 12.000 in dit kader vrij te besteden hebt. Het is dus zaak de budgetten die met de werkkostenregeling gemoeid zijn goed te bewaken en de regelingen zo effectief mogelijk in te richten.

Wat kun je doen om verrassingen te voorkomen?


Het is van belang dat de budgetten in zowel het financiële domein als in het loondomein goed in de gaten worden gehouden. Met moderne software is dat ook mogelijk. Wanneer in de financiële administratie goed wordt bijgehouden dat bepaalde vergoedingen – kosten – onder de werkkostenregeling kunnen vallen, dan wordt bewaking van de budgetten al een stuk eenvoudiger.

Let op de btw!


Waar je goed op moet letten is de verrekening van de btw. Een salarisadministrateur moet uitgaan van de kosten inclusief btw. Een financiële man kijkt altijd naar kosten exclusief btw. In de werkkostenregeling moet rekening gehouden worden met de kosten inclusief btw. In de financiële administratie is dat zonder btw. De uitgegeven bedragen moeten dus – inclusief de btw – goed worden bijgehouden in de optelsommetjes naar de 1,2% van het budget voor de werkkostenregeling. Met een schatting kan je achteraf ongemakkelijk uitkomen. Dan gebruik je een deel van je budget niet of krijg je die gevreesde eindheffing.

Hoe complexer het bedrijf, hoe complexer de WKR?


Het is meer de complexiteit van de regelingen. Je moet goed weten of iets onder de vrije vergoedingen valt en dus niet meetelt in de werkkostenregeling. Of dat iets juist wel onder de werkkostenregeling valt zodat je de budgetten en de btw goed in de gaten moet houden. In de administratie zie je vaak mensen die financieel georiënteerd zijn en de loonaspecten niet overzien, en andersom. In de huidige RGS-systematiek is overigens wel ruimte voor de werkkostenregeling. Maar daarvoor zijn er eigenlijk veel te veel velden vrijgemaakt, zo’n 80 verschillende grootboekrekeningen, die incidenteel worden gebruikt. Dat bevordert niet de transparantie en overzichtelijkheid.

Zitten er addertjes onder het gras?


Het is met name belangrijk goed inzicht te hebben in de regels: welke kosten vallen onder de werkkostenregeling, en welke grootboekrekeningen horen daarbij. In Exact Online hebben we daar eenvoudig één type grootboekrekeningen voor aangemaakt waar je de kosten die betrekking hebben op de werkkosten op kunt verantwoorden. Die komen dan heel overzichtelijk in de loonadministratie, zodat iedereen het overzicht kan hebben. Dan zie je het bedrag waarop de werkkostenregeling van toepassing is. Ook zie je in Exact Online onmiddellijk de juiste koppelingen met de btw-percentages en blijven verrassingen achteraf achterwege.











Dit artikel verscheen eerder op accountancyvanmorgen.











 
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel