Efficiënter document management? Volg deze 4 stappen!

Efficiency verhogen. Je hebt er genoeg over gelezen en wilt nu aan de slag. Maar hoe begin je? Die vraag is voor veel accountants lastig te beantwoorden. Voordat internet geschikt werd als hulpmiddel voor accountants, was ‘efficiency verhogen’ slechts een sociaal wenselijke uitspraak. Dat is verleden tijd. Volg de 4 stappen in dit blog en start met efficiënter document management. 

Blog Online Ondernemen - Document Management


Ben jij op weg naar meer efficiency?


Efficiency komt in de praktijk meestal neer op het centraal opslaan van gegevens. Die gegevens kun je vervolgens in meerdere applicaties opvragen, bewerken en (wederom centraal) opslaan. Medewerkers die bij je klanten activiteiten uitvoeren, hebben zo altijd toegang tot de meest recente documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud zorg je ervoor dat iedereen, altijd en overal de juiste documenten kan benaderen, bewerken en bewaren. Zo voorkom je dat er meerdere versies van een bepaald document in de omloop zijn. Maar de aanschaf van zo’n systeem is pas stap 3 op weg naar meer efficiency. Start je weg naar meer efficiency daarom bij stap 1!

Stap 1: bewustwording


Bewustwording is de 1e stap op weg naar meer efficiency. Je medewerkers moeten klaar zijn voor een nieuwe manier van werken. Vertel dat ze hun werk slimmer kunnen doen om de kosten te drukken en klantverlies te voorkomen. Door alle informatie centraal te bewaren, is de kans op fouten laag en gaat er geen tijd verloren met het zoeken naar informatie. Dit lijkt heel basaal, maar het zoeken naar de juiste informatie slokt onbewust veel tijd op. Het is belangrijk dat je medewerkers zich bewust zijn van de voordelen van het werken met een documentmanagementsysteem. Dat helpt om de nieuwe manier van werken te accepteren.

Stap 2: voorbereiding


Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit is een uitstekende gelegenheid om op te ruimen. Welke documentatie is relevant en kan het systeem in en welke is geschikt voor de papierversnipperaar? Dat de wettelijke bewaartermijn van administratieve gegevens is 7 jaar? Ouder materiaal kan dus weg. Dat scheelt ruimte en je bevrijdt jezelf van niet-relevante gegevens.

  • Inventariseer waar welke documentatie is.

  • Definieer bepaalde document categorieën en een heldere structuur.

  • Bepaal welke documentatie je wilt bewaren in een documentmanagementsysteem.

  • Stel vast wie toegang moet hebben tot welke informatie.

  • Bepaal met welke systemen er een koppeling moet komen.

  • Na deze voorbereiding kun je verder met de volgende stap.


Stap 3: selecteer een documentmanagementsysteem


Er is een ruime keuze aan beschikbare systemen. Van hele uitgebreide tools tot systemen die puur dienen als digitale archiefkast. Welke is voor jou de beste keuze? Daarover is niet eenduidig advies te geven. Er zijn wel enkele handvatten voor het kiezen van het juiste systeem. Zeker in deze digitale mobiele tijd is het handig dat je bij de keuze checkt of het beoogde systeem in de cloud draait en ook geschikt is voor gebruik op smartphones en tablets. Dat is handig als je bij de klant zit.

Je hebt niets aan een systeem dat niet integreert met andere systemen. Een documentmanagementsysteem is een digitaal archief dat pas echt toegevoegde waarde biedt als de informatie realtime beschikbaar is in andere systemen waarmee je dagelijks werkt. Inventariseer de wensen van je medewerkers om de juiste keuze maken en betrek hen bij het selectietraject.

Stap 4: richt je systeem in


Richt je systeem in volgens de voorbereiding van stap 2. Zo ben je verzekerd van een soepele en goede ingebruikname. Voordeel van een modern systeem in de cloud is dat de inrichting snel gaat. Het systeem helpt je stap voor stap. De inhuur van dure consultants is dus niet nodig. Leg het systeem aan je medewerkers uit en benadruk de voordelen voor hen.

Draagvlak bij je medewerkers is noodzakelijk om efficiënter te kunnen werken. Zo moeten ze weten hoe ze documenten kunnen linken aan opdrachten, taken en transacties. Daardoor zijn de gegevens altijd beschikbaar. Een goede inrichting en uitleg vormen de basis voor hogere efficiency. Daardoor kan je klanten écht beter helpen.

Meer weten over document management in Exact Online?


Bekijk de webinar
Schrijf je vrijblijvend in voor een kennissessie
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel