Automatiseren doe je zo: op het tempo van de klant

Als je een nieuw kantoor begint, kun je alle processen vanaf het begin automatiseren. Dat gaat niet zo makkelijk als je kantoor al een kwart eeuw bestaat en naast digitaal werkende klanten ook traditionele ‘mappenbrengers’ onder je trouwe klanten hebt. Confianza Accountants weet inmiddels hoe je zo’n overgang voor beide typen klanten goed aanpakt.

Automatiseren Accountancy


Digitaal of niet?


Confianza heeft twee labels: het accountantskantoor en Pcheck, een product voor salarisadministraties waar de gebruiker per strook voor betaalt. Pcheck is 100% gebaseerd op digitaal samenwerken. Dat is voor de klanten van het accountantskantoor van Confianza wel anders: daar werkt iedere klant volgens zijn eigen voorkeuren. Dat heeft zo zijn voor- en nadelen. Dat heeft Gerrit Klok, binnen het directieteam van Confianza verantwoordelijk voor automatisering, ook ondervonden.

Eenduidigheid digitale methode


Vier jaar geleden introduceerde Confianza een portal. ‘Prima leverancier,’ zegt Klok. ‘Misschien hadden we bij de start moeten zeggen: er is nog maar één manier waarop wij digitaal communiceren met onze klanten: de portal. Dat hebben we opengelaten in plaats van opgelegd.’ En dat zorgde voor verwarring bij de klanten én op kantoor. Kloks belangrijkste boodschap: ‘Je moet zowel je klanten als je eigen medewerkers mee krijgen in je manier van digitaal communiceren en kiezen voor eenduidigheid.’

Portal niet meer nodig


Confianza is zich zeer bewust van de noodzaak zich (ook op digitaal gebied) te blijven ontwikkelen. Het kantoor werkt nu een aantal jaar met Exact Online. Klok: ‘Hierin worden nagenoeg al onze financiële en loonadministraties verwerkt. We hebben veel klanten die hun administratie zelf inboeken, maar het merendeel wordt door ons verwerkt. We laten deze klanten hun administratie zoveel mogelijk digitaal aanleveren.’ Ook de aangiften omzetbelasting en loonbelasting doen ze het liefst vanuit Exact Online: ‘Je kunt de klant direct laten accorderen, maar ook als kantoor de aangifte indienen als de klant je machtigt. De oude portal hebben wij daarvoor niet meer nodig.’

Klant bepaalt tempo voor automatiseren


Gelukkig hebben zijn klanten volgens Klok geenszins het idee dat hen iets wordt opgedrongen. ‘De klant bepaalt of en wanneer hij overstapt op andere automatiseringspakketten. Hij bepaalt het tempo en ook hoe we hem informeren, niet wij. Cliënten die zover zijn, zijn dik tevreden. Ze koppelen de kassagegevens van hun winkel of webshop of hun salarisadministratie direct aan Exact Online. Als ook de bankkoppeling aanstaat werkt het optimaal. Omzetgegevens staan meteen aan het einde van de dag in de boekhouding en cijfers zijn altijd up-to-date. Het werkt efficiënt en kostenbesparend en de kans op fouten is geringer’.

Zeggen ze nee tegen klanten met de schoenendoos?


Klok: ‘Wij niet! Maar we zorgen er wel voor dat hun administratie degelijk en betrouwbaar wordt verwerkt in onze digitale systemen. Wil zo’n klant daar ook zelf in mee, dan is dat bij wijze van spreken in vijf minuten geregeld.’ Ze laten de keuze dus aan de klant. ‘Uiteindelijk bepalen wij niet hun tempo van digitalisering en automatisering, maar zijzelf.’

Stimulans om te automatiseren


Toch kun je ze wel stimuleren. ‘Als er iets is waar ondernemers gevoelig voor zijn, zijn dat lagere kosten. Het lukt ons vaak hen te overtuigen dat het geld scheelt als ze op een geordende, efficiënte manier digitaal aanleveren.’ Daarnaast merkt natuurlijk iedere ondernemer dat het bijvoorbeeld steeds normaler wordt om facturen digitaal te versturen. Dus dat de beweging richting digitaal werken en administreren niet te stoppen is.

Wil jij klanten eens laten kennismaken met online software? Ontdek hier hoe je klanten vrijblijvend kunt uitnodigen om Exact Online te proberen.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel