Whitepaper:
Waarom Finance digitale declaratiesoftware moet afdwingen

Declaraties indienen met een declaratie app zorgt voor een enorm gebruiksgemak en een flinke tijdsbesparing voor medewerkers. Toch vallen deze voordelen in het niet bij de enorme winst die Finance hiermee behaalt. Of je het nu hebt over over automatisch accorderen, real-time inzicht in uitgaven én een directe koppeling met de administratie. De grootste voordelen van declaratiesoftware merk je op de financiële afdeling. Daarom zorgen steeds meer finance managers dat declaratiesoftware op de agenda van het management komt te staan. Waarom? Je leest het in deze whitepaper.

Wat is declaratie software ?

Declaratiesoftware is software om het declaratieproces van bedrijven te digitaliseren, veelal door middel van een declaratie app en online portaal. Bij veel organisaties gebeurt dit declaratieproces nog handmatig: bonnen worden op een A4’tje geplakt, ingescand of overgetypt in Excelsheets met als gevolg dat:

  • Bonnen kwijtraken;
  • Medewerkers typfouten maken;
  • Declaraties meerdere malen heen-en-weer worden gemaild;
  • Het verwerken én terugbetalen lang duurt;
  • Financieel personeel pas laat zicht heeft op kosten van de afgelopen maand.

Steeds meer finance afdelingen voorkomen bovenstaande nadelen en profiteren van de voordelen die declaratiesoftware meebrengt:

  1. De medewerker maakt met een mobiele app een foto van de bon;
  2. De manager keurt alle gebundelde declaraties in één swipe goed of af.
  3. De financiële administratie boekt alle declaraties met één klik in onder de juiste grootboeknummers én kostenplaatsen.

1. Controle over uitgaven

Normaliter dienen medewerkers declaraties aan het einde van de maand in. Geeft werknemer X te veel geld uit? Dan zie jij dit 30 dagen té laat. Het liefst grijp je direct in, zodat in de tussentijd niet nóg meer geld verloren gaat. Door medewerkers te laten declareren via een mobiele app, zie jij (wereldwijd) real-time wat een medewerker declareert of spendeert met de zakelijke creditcard in een digitaal overzicht. Jij grijpt direct in wanneer er teveel wordt uitgegeven. Zo houd je controle over de zakelijke uitgaven én je budget.

Tip

Vooraf businesstrips aanvragen

Declaratiesoftware maakt het zelfs mogelijk om vóóraf de uitgaven van medewerkers te controleren door de mogelijkheid om vóóraf businesstrips aan te vragen. Medewerkers maken vooraf een inschatting van de reis- en verblijfskosten van een aanstaande businesstrip. Wordt de trip te ruim gebudgeteerd? Dan keur jij (of de manager van de medewerker) deze aanvraag af voordat de vlucht én het hotel geboekt is.

2. Creditcardstatements automatisch afgeletterd

Om te zorgen dat de declarant geen duizenden euro’s hoeft voor te schieten, kiezen veel bedrijven ervoor om medewerkers te laten betalen met een zakelijke creditcard. Gedurende de maand verzamelen de medewerkers de bijbehorende bonnen, zodat de administratie de creditcardstatements makkelijk aflettert. Tenminste dat is het idee, in werkelijkheid raken medewerkers vaak bonnen kwijt en zijn de transacties niet meer te verantwoorden.

Hoe ga je hier op de finance-afdeling mee om? Zie je het voor deze keer (alweer) door de vingers? Of probeer je een andere manier te vinden om de uitgaven te verantwoorden?

Door te werken met declaratiesoftware voorkom je deze vragen. Medewerkers betalen met een zakelijke creditcard en scannen de bon direct met een declaratie app op hun telefoon. De bon én de creditcardtransactie zijn direct zichtbaar voor de finance afdeling in het declaratiesysteem. Daarnaast neemt de declaratiesoftware het afletteren van de creditcardstatements volledig uit handen: de bon en de creditcardtransactie worden namelijk automatisch gematched op basis van een overeenkomend bedrag, locatie en valuta.

3. Automatische handhaving van het declaratiebeleid

Zijn medewerkers zich bewust van de declaratieregels? En kent het personeel op de administratie deze ook? Het handhaven van het declaratiebeleid met menselijke controles is niet altijd waterdicht. Vaak moeten administrateurs het personeelshandboek erbij pakken om te controleren of declaraties als maaltijdkosten, overnachtingen en taxi’s volgens de richtlijnen zijn ingediend. Het nalopen van de declaraties kost enorm veel tijd.

Declaratiesoftware neemt dit proces uit handen en automatiseert de naleving en handhaving van jouw declaratiebeleid volledig. Jij stelt eenmalig digitaal jouw declaratieregels in en zodra de medewerker zijn declaraties heeft ingediend checkt het systeem automatisch of dit voldoet aan jouw declaratieregels. Zo heb jij hier geen omkijken meer naar.

Tip

Automatisch afkeuren foutieve declaraties en extra accordeur
Overschrijdt een medewerker X het budget voor kostenplaats Y? Declaratiesoftware keurt declaraties buiten jouw beleid automatisch af en geeft direct een reden van afkeuring mee. Zo weet de medewerker precies wat er niet klopt aan de declaratie en leert de medewerker direct de regels aan.

Vier-ogen-principe

Om het declaratieproces helemaal waterdicht te maken maakt declaratiesoftware het mogelijk om een extra accordeur in te stellen. Hierdoor worden declaraties dubbel gecontroleerd, vóórdat deze worden doorgezet naar de administratie. Zo staan declaraties altijd onder toezicht van twee mensen en voorkom je dat medewerkers uitgaven buiten jouw beleid toch krijgen uitbetaald. Deze functies van declaratiesoftware helpen jou het declaratiebeleid aan te scherpen:

  • Het instellen van een maximum budget dat medewerkers mogen uitgeven per kostensoort. Bijvoorbeeld een zakenlunch die niet meer mag kosten dan €20,-.
  • Het instellen van het soort uitgave dat elke medewerker mag doen. Bijvoorbeeld alleen een overnachting, lunch of diner.
  • Het verplichten van informatievelden voor medewerkers bij het indienen van een declaratie, zoals locatie, valuta en een omschrijving;

4. Naleving van wet- en regelgeving

Declaratiesoftware helpt niet alleen om onkostendeclaraties te laten voldoen aan interne regelgeving, maar biedt ook handvatten om te voldoen aan wettelijke eisen en de naheffingen die daaraan verbonden zijn. Zo is jouw administratie altijd fiscus compliant, omdat bonnen gedurende de gehele bewaartermijn veilig digitaal bewaard blijven. Krijg je in de tussentijd een audit van de fiscus? Dan verleen jij snel toegang tot alle onkostendeclaraties binnen de daarvoor gestelde termijn. Ook voldoe je aan de verplichting om declaraties te voorzien van de benodigde context. Zo vermijd je torenhoge naheffingen!

Tip

WKR
Ook op het gebied van WKR biedt declaratiesoftware uitkomst. Veel bedrijven registreren grotere uitgaven onder de vrije ruimte van de WKR. Toch wordt dit bij declaraties vaak vergeten. Met behulp van declaratiesoftware houd je makkelijk bij welke declaraties onder de vrije ruimte geboekt mogen worden én hoeveel vrije ruimte er nog over is. Zo weet je zeker dat je elke cent van de WKR volledig benut.

5. Altijd context bij de declaratie

Vrijwel elke finance afdeling komt dit bekend voor: medewerkers raken bonnen kwijt of belangrijke informatie op de bon is vrijwel onleesbaar, waardoor de administratie de declaraties niet meer kan verantwoorden. Daarnaast leert de ervaring dat bij het overnemen van grote hoeveelheden declaraties fouten worden gemaakt door de vele handelingen én gebrek aan concentratie. Een verkeerd percentage of cijfer is zo ingevuld! Met een digitaal declaratieproces heb je altijd context bij de declaratie door aanvullende informatie, zoals een omschrijving of een kostenplaats, voor medewerkers te verplichten. Dit is met name belangrijk als een declarant onkosten maakt in landen met vreemde talen of leestekens.

Tip

OCR software
De meeste declaratiesoftware bevat Optical Character Recognition (OCR). Zodra de medewerker een scan maakt van de bon wordt data als de locatie, het bedrag en de valuta van de onkostendeclaratie automatisch herkend en overgenomen. Dit scheelt invulwerk voor de medewerker en het herstellen van fouten voor de administratie.

6. Moeiteloze integratie met ERP, boekhoud- of HR-software

In het verleden was de implementatie van gespecialiseerde software met ERP, boekhoud of HR-software een complex en kostbaar proces. Er waren veel FTE’s en meerdere consultants voor nodig. Tegenwoordig, met de komst van cloud-based modules, is complexe en kostbare integratie verleden tijd en zijn gespecialiseerde toepassingen moeiteloos te integreren.

Gespecialiseerde declaratiesoftware zorgt ervoor dat declaraties één op één overeenkomen met de indeling van jouw administratie, waardoor declaratiedata naadloos, real-time en verantwoord van de declaratiesoftware naar jouw boekhoudpakket kan worden vervoerd. Alle declaraties worden hierdoor automatisch onder de juiste personeelsnummers, grootboekcodes, kostenplaatsen en btw-percentages geboekt. Dat bespaart een hoop tijd voor de administratie.

Tip

Gebruik een plug & play tool
Veelal zijn de meeste declaratietools plug & play, wat betekent dat het vrijwel geen tijd van IT kost om een gespecialiseerde declaratiemodule te implementeren in de organisatie. Dit maakt het werken met declaratiesoftware voor ieder bedrijf toegankelijk en zorgt ervoor dat jij vooraf inzicht hebt in deze toegerekende kosten.

7. Automatische buitenlandse BTW teruggave

Ruim 82 procent van de finance professionals geeft aan dat zij buitenlandse btw te ingewikkeld vinden om terug te vragen. Het manueel terugvragen van de btw over reis- en verblijfskosten is doorgaans te arbeidsintensief om rendabel te zijn. Over grote inkoopfacturen wordt meestal buitenlandse btw teruggevraagd, maar bij declaraties blijft een gat bestaan.

Gespecialiseerde declaratiesoftware maakt het mogelijk buitenlandse btw automatisch terug te vragen. Door bepaalde aanvullende informatie bij het indienen van een declaratie te verplichten voldoe je aan de reclaim-eisen van de meeste Europese staten.

Tip

Gebruik zakelijke creditcard en koppel aan reclaimpartner

De maximale potentie valt echter te behalen bij gebruik van declaratiesoftware in combinatie met zakelijke creditcards. Door te betalen met een creditcard wordt aanvullende informatie zoals een omschrijving en de gegevens van de leverancier btw-compliant geregistreerd. Deze gegevens hoeven achteraf niet uitgezocht te worden door de finance afdeling én kunnen direct worden verwerkt in het portaal van een reclaimpartner. Deze koppeling maakt het rendabel om zelfs btw terug te vragen over de kleinere uitgaven zoals een kop koffie.

Samenvatting

Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5, stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.

Kortom, in 2022 zou elke finance afdeling declaratiesoftware moeten afdwingen door:

  • Verhoogde controle op uitgaven;
  • Automatische aflettering van creditcardstatements;
  • Automatische handhaving van het declaratiebeleid;
  • Naleving van wet- en regelgeving;
  • Altijd context bij de declaratie;
  • Moeiteloze integratie met ERP, boekhoud- of HR-software;
  • Automatische buitenlandse BTW teruggave;

Over Exact SRXP

Exact SRXP realiseert een significante tijd- en kostenbesparing op de administratie door het digitaliseren van het declaratieproces met een gebruiksvriendelijke declaratie app en online portal.

Benieuwd wat declaratiesoftware nog meer kan betekenen voor jouw bedrijf?

NL Select your country