Product nieuws

Zo voorkom je fraude door kasgeld te vervangen voor betaalpassen

Er is weinig zo frustrerend voor een Finance-afdeling als een administratie die onderaan de streep niet klopt. Veel bedrijven laten medewerkers bedrijfskosten nog betalen met kasgeld. Lekker makkelijk, maar een kasverschil is dan - bewust of onbewust - zo gemaakt. De oplossing is ogenschijnlijk simpel: integreer betalingen met een debitcard in je boekhouding. In dit blog lees je hoe dat werkt.</>

De nadelen van betalen met kasgeld

Bedrijven zoeken de oplossing nog vaak in ouderwetse bonnetjessystemen en laten werknemers aankopen doen met kasgeld. Een snelle oplossing, maar veilig en overzichtelijk is het niet. De risico’s van dit systeem:

  • Bewuste fraude
    Van politieke partijen tot sjieke restaurants; een greep uit de kas komt bij alle bedrijven waar contant geld in omloop is voor. Mogen werknemers bedrijfsaankopen doen met geld uit de kassa? Dan is het voor kwaadwillenden erg verleidelijk om te knoeien met de bonnetjes.
  • Onbewuste fraude
    Ook met enkel hondstrouwe werknemers kunnen er kasverschillen ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die oprecht vergeet om wisselgeld terug in de kassa te stoppen. Geld kan op veel onverklaarbare manieren verdwijnen zonder dat er opzet in het spel is.
  • Geen real-time overzicht
    Heb je een bedrijf met meerdere vestigingen? De financiële administratie is dan vaak op één locatie gevestigd. En zij moeten alle bonnetjes krijgen. Het scannen en opsturen van die bonnetjes kost tijd. De Finance-afdeling kan daardoor nooit real-time de bedrijfskosten in de gaten houden.
  • Bonnetje kwijt
    Een kloppende administratie staat niet bij iedereen bovenaan de priolijst. Heel frustrerend voor de Finance-afdeling, maar bonnetjes raken gewoon vaak kwijt. Moet de bewuste werknemer dan zelf voor de kosten opdraaien? Je weet in ieder geval niet waar het geld is gebleven.

De oplossing: Integreer betaalpassen in je administratie

Herken je bovengenoemde inefficiënte betaal- en declaratieprocessen? Er is een oplossing. Laat medewerkers alle aankopen aanschaffen via betaalpassen en integreer die passen in je declaratiesysteem. Het klinkt simpel, en als je het goed organiseert is dat het ook door koppeling van Exact Expense Managment en bunq.

In drie stappen bespaar je tijd en geld

  • Stap 1: Je medewerkers betalen met hun bunq betaalpas en maken een foto van de bon met de Exact Expense Management app. De transacties van de bunq betaalpas staat direct in Exact Expense Management. Je hoeft alleen nog de uitgave te verantwoorden door de foto van de bon te koppelen aan de transactie.
  • Stap 2, Je bepaalt eenvoudig wie onkosten mag declareren en via welk goedkeuringsproces. Managers keuren de gebundelde declaraties eenvoudig goed- of af.
  • Stap 3, Na goedkeuring gaat het overzicht automatisch naar de naar financiële afdeling voor verdere verwerking.

De voordelen

De voordelen van deze koppeling voor je bedrijf:

  • Minder kans op fraude Dankzij de passen hoeven medewerkers nooit meer cash geld van de organisatie te gebruiken. Dit verlaagt de kans op (onbewuste) fraude
  • Direct inzicht De transacties en de bijbehorende bonnen zijn direct zichtbaar in Exact Expense Management. Zo weet Finance altijd hoeveel geld er is uitgegeven en hoeveel van het budget er aan het eind van de maand nog over is.
  • Behoud de controle Finance beheert de passen en bepaalt de limieten per medewerker of afdeling. Zo houden ze nog beter controle over de uitgaven.

“Niet alleen zorgen paslimieten voor meer controle, ook zijn medewerkers een stuk bewuster van hun uitgaven, stelt Gerard Daniels van C&A.”

Zoals je ov-chipkaart

‘Klinkt goed maar moet ik van bank wisselen? vroeg laatst iemand aan me. Dat is niet nodig. Bunq fungeert als een tussenrekening. Dit houdt in dat je een budget apart zet bij bunq, zoals je ook een saldo zet op je ov-chipkaart. De betaalpassen zijn aan deze rekening gekoppeld. Komt het saldo onder een bepaald bedrag, dan kun je instellen dat het saldo op de tussenrekening automatisch wordt aangevuld vanaf de bedrijfsrekening. Of je doet dit handmatig. Dat bepaal je zelf.

Wil jij weten hoe je tot 75% tijd bespaart met declaratiesoftware?
Author image
Remco Kroes

Remco heeft meer dan 13 jaar ervaring met het toepassen van business software oplossingen, zowel in Nederland als internationaal. Bij Exact is hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Exact Online Zakelijke Dienstverlening.

NL Select your country