Blog: Nieuws

Uitstel deadline belastingaangifte: 5 tips om voortaan tijdig de financiële administratie op orde te hebben

Geschreven door Bob Heinen op . Gepost in Nieuws

Delft, 3 maart 2015 - Vanwege de nieuwe computersystemen van de Belastingdienst is de deadline voor de aangifte inkomstenbelasting een maand verschoven, naar 1 mei. Deze extra tijd komt ondernemers goed uit, blijkt uit een analyse van Exact onder zowel ondernemers als accountants in het mkb. Hoewel ondernemers graag tijdig de administratie op orde hebben voor de aangifte, blijken de benodigde gegevens doorgaans pas een paar dagen van tevoren verzameld te worden. Exact zet daarom een aantal tips op een rij om de volledige administratie voortaan tijdig op orde te krijgen en zo gemakkelijk elektronisch aangifte te doen.

1. Lever wekelijks de administratie aan

Tijdwinst is voor ondernemers een groot goed, zeker als het aankomt op de financiële administratie. Zorg daarom dat het grootste gedeelte van het werk al is gedaan. Door iedere week digitaal gegevens als facturen en declaraties aan te leveren bij de accountant is hooguit een halfuur per week werk nodig. Hoewel administratie bijwerken soms vervelend is voor ondernemers, wordt hiermee uiteindelijk tijd bespaard, van een uur tot meerdere uren per week.

Het uitstellen van de deadline geeft ondernemers deze keer wat extra lucht.

2. Automatiseer de administratie

De administratie kan tegenwoordig gemakkelijk digitaal aangeleverd worden. Op smartphones en tablets is het prima mogelijk al het papierwerk in te scannen door er een foto van te maken. Door het automatiseren van het invoerwerk kan een digitaal dossier worden opgebouwd dat vervolgens gecontroleerd kan worden door de accountant. Het handmatige invoerwerk, dat als tijdrovend wordt ervaren, wordt zo vermeden.

3. Maak gebruik van bankkoppelingen

Met bankkoppelingen van bijvoorbeeld ABN Amro, ING en Rabobank zijn gegevens completer en valt sneller en efficiënter te werken. Er is geen mogelijkheid tot missende afschriften, want zodra facturen binnen zijn kan de administratie bijgewerkt en gecontroleerd worden door de accountant. Op deze manier ziet de ondernemer direct het resultaat en is de liquiditeitspositie zichtbaar. Op die manier houdt hij meer grip op de zaak.

4. Geef de accountant ruimte proactief te adviseren

Ondernemers geven in meerdere onderzoeken aan op verschillende niveaus proactief advies van hun accountant te verwachten. Niet alleen het op tijdig signaleren van liquiditeitsproblemen en fiscale risico’s, maar ook advies over investeringen, financieringen en de (fiscale) bedrijfsstructuur. Maak daarom de administratie ook wederzijds inzichtelijk. Door mee te kijken kan de accountant direct zien waar de ondernemer op financieel gebied staat. De accountant kan als business coach zo gevraagd (en ongevraagd) zinnig advies geven en waar nodig tussentijds helpen bijsturen. Ook kan de accountant aanbevelingen doen over de inzet van personeel, ZZP’ers en uitzendkrachten. De accountant wordt hierbij geholpen door toegang tot actuele gegevens, waardoor gerichter advies mogelijk is.

5. Durf te vragen over privéadministratie

Voor de aangifte moeten niet alleen de bedrijfsgegevens, maar ook de privéadministratie op orde zijn. Juist de privéadministratie wordt door ondernemers vaak te laat aangeleverd, waardoor de accountant geen doorlopend zicht heeft op zaken als ziektekosten, lijfrentepolis en de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Veel ondernemers geven toe beslissingen te nemen die later gevolgen hebben voor de zakelijke administratie, zonder vooraf de accountant te raadplegen. Dit geldt zowel privé (bij het aangaan van verplichtingen als huur, giften en verzorgingsbijdragen voor kinderen en ouders) als zakelijk (bij aanschaf van een auto, huur/leasecontracten en personeel). Door de accountant proactief vragen te stellen kunnen ondernemers dus op de toekomst anticiperen.

Sebastiaan de Jong, Business Director Cloud Solutions bij Exact: “Het uitstellen van de deadline geeft ondernemers deze keer wat extra lucht. Om je zaken goed te doen wil je als ondernemer echter wel weten wat je, desnoods bij benadering, nog aan inkomsten- dan wel vennootschapsbelasting moet betalen. Door de administratie consequent bij te houden en via administratiesoftware aan te leveren bij de accountant, hebben beide partijen actueel inzicht. Op die manier is de belastingaangifte snel en eenvoudig te doen door de accountant.