Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Financieel

10 tips tegen je coronakater (en vóór grip op je kosten)

10 tips tegen je coronakater

‘De wereld van vóór de coronacrisis keert niet meer terug’, hoorden we Premier Rutte onlangs zeggen. Het coronavirus zorgt ervoor dat vertrouwde basisstructuren volledig worden verstoord. Kinderen gaan niet meer school, zelf zitten we verplicht thuis en de zorg staat op zijn kop. Om ervoor te zorgen dat je bedrijf ondanks die bizarre omstandigheden overeind blijft, is het belangrijk om je kosten onder controle te krijgen.

Handel je vanuit paniek of controle?

Veel bedrijven en organisaties hebben het zwaar. De omzet daalt en hele sectoren hebben zelfs de deuren moeten sluiten. Intussen lopen de kosten in veel gevallen gewoon door. Het salaris van het personeel, de huur van het pand, het schoonhouden van het pand, waar waarschijnlijk nauwelijks nog mensen komen, leasecontracten voor auto’s, abonnementen voor bedrijfssoftware en internet en telefonie. Het moet allemaal gewoon betaald worden.

Nu veel bedrijven de omzetklap duidelijk voelen, nemen ze maatregelen om hun kosten terug te brengen. Aangezien gemiddeld grofweg 70% van de bedrijfskosten bestaan uit lonen, lijkt het aantrekkelijk om daarin te snijden. Echter, het reactief ontslaan van mensen kan leiden tot persoonlijke drama’s én brengt op langere termijn risico’s mee voor je bedrijf. Wie goed inzicht heeft in zijn kosten, kan verstandigere keuzes maken.

Toen Corona nog een Mexicaans biertje was..

Om de continuïteit te borgen is het juist nu belangrijk om je kosten onder controle te krijgen. Kritische processen moeten helder zijn en vitale producten en leveranciers in kaart gebracht – net als de kosten die daarmee gepaard gaan. Welke contracten heb je lopen en tegen welke condities? Lopen er inkoopcontracten af die je gezien de veranderde economische situatie tegen andere prijzen en condities kunt afsluiten of stopzetten? Welke verplichtingen heb je uitstaan en welke impact hebben die op je cashflow? Hoe ga je om met de kostenbudgetten die je vaststelde toen Corona nog gewoon een Mexicaans biertje was?

Het zijn niet alleen de grote vaste kosten die doorlopen. Doordat veel personeel nu vanuit huis werkt, zijn er de afgelopen weken honderdduizenden thuiskantoren ingericht. Laptopstandaards, toetsenborden, monitoren, muizen en ga zo maar verder. De bol.com’s van deze wereld spinnen er garen bij en ervaren zelfs kerstdrukte. De bonnen voor al deze thuiskantoren worden in veel gevallen gedeclareerd, waardoor jouw kosten verder oplopen. Hoe hou je daar grip op? Hoe zorg je voor een gestroomlijnd proces zodat de medewerker snel het voorgeschoten bedrag weer terug heeft op zijn rekening? En hoe hou je het administratieve proces omtrent de declaraties efficiënt? Vergeet daarbij ook administratieve werkzaamheden omtrent bijvoorbeeld de werkkostenregeling (WKR) niet.

Dit is wat je wél kunt doen

Op de verdere ontwikkeling van de coronacrisis hebben we, anders dan het volgen van de regels van het RIVM, weinig invloed. Waar je wél invloed op hebt, is hoe je deze crisis zo goed mogelijk doorstaat. Dit is het moment waarop je sturing kunt geven. Nu bepaal je hoe je ervoor staat als de maatregelen straks worden versoepeld en de bedrijvigheid weer gaat toenemen. Wacht je nu af en hoop je dat als je de crisis overleeft dat het nooit weer gebeurt? Of kies je voor meer grip en controle, zodat je bij een volgende tegenslag direct de juiste keuzes kunt maken?

Wij geven je in ieder geval 10 tips om je coronakater zoveel mogelijk te beperken en jezelf te wapenen voor de toekomst:

Tips om juist nu grip en controle te houden over je uitgaven:

  1. Ben je financieel solide? Trek investeringen naar voren en creëer een win-win situatie met je leverancier. De leverancier voorkomt een dip in zijn werkzaamheden en jij krijgt de gewenste resultaten eerder.
  2. Heb je het minder druk? Gebruik het moment. Zorg ervoor dat je grip en controle krijgt. De coronacrisis is niet de laatste crisis die ons allemaal en de economie gaat raken. Nu maatregelen nemen zorgt ervoor dat u de volgende crisis beter doorstaat.
  3. Voorkom liquiditeitsproblemen bij je leveranciers en betaal zo snel mogelijk de facturen. Dit zorgt ervoor dat de keten kan blijven draaien.
  4. Wees scherp op de inkomende factuurstroom. Zorg ervoor dat een factuur gematched kan worden tegen een verplichting of een inkoopcontract. Dit bespaart tijd en kosten in de administratieve afhandeling en het komt de gehele keten ten goede als je op tijd betaald.
  5. Wil je kosten besparen? Zorg voor goed contractbeheer. Krijg inzicht in je inkoopcontracten, de condities van het contract en de momenten waarop je actie dient te ondernemen, zoals het opzeggen of verlengen van het contract.
  6. Zorg voor grip en controle over de verplichtingen die medewerkers en afdelingen aan willen gaan. Formaliseer beslislijnen voor verplichtingen en zet ze af tegen het eventueel gewijzigde (kosten)budgetten. Zo voorkom je onverwachte verrassingen bij de ontvangst van de inkoopfactuur.
  7. Weet wat er besteld wordt en bij wie. Mensen denken vaak dat juist hun inkoopopdrachten spoed hebben of dat er toch echt maar een geschikte leverancier is. Wees op de hoogte en hou de controle door belangrijke aankopen door de juiste personen goed te laten keuren.
  8. Klein wordt groot! Hou ook kleine uitgaven goed in de gaten en zorg ervoor dat medewerkers snel voorgeschoten bedragen terugkrijgen voor bijvoorbeeld een thuiskantoor of andere aan werk gerelateerde onkosten. Het stroomlijnen van het declaratieproces is met slimme automatisering in no-time geregeld en levert direct een besparing op van 75% in het proces. Dat is snel verdiend!
  9. Wees er bij vergoedingen scherp op of uitgaven vallen binnen de vrije loonruimte of niet. Voorkom dat de vrije ruimte wordt overschreden en u een flink bedrag moet na betalen.
  10. Denk er over na hoe je grip en controle houdt als de economie straks weer begint te draaien. Is jouw organisatie er dan klaar voor om op volle kracht te gaan draaien?

Wil je concrete handvaten hoe je grip en controle krijgt over zowel je grote als je kleine uitgaven? Geef je op voor onze webinars Exact Purchase to pay op 12 mei en Exact Expense Management op 14 mei.

Author image
Jos Suijkens

Jos Suijkens werkt ruim 12 jaar bij Exact. De laatste jaren heeft Jos zich gespecialiseerd in onze expense maganement en purchase to pay oplossingen. Hij kent de markt en onze producten als zijn broekzak en schrijft en spreekt hier graag over.

NL Select your country