Social media op de productievloer

Er wordt elke dag heel wat gecommuniceerd binnen je bedrijf. Via email, WhatsApp, Slack en talloze andere platformen staan collega’s informeel met elkaar in contact. Lekker makkelijk en snel allemaal, maar is het ook slim? Wat gebeurt er met alle informatie die via die verschillende kanalen heen en weer gaat?

Vind het maar weer eens terug

De volgende situatie zal iedereen bekend voorkomen: Er is een machine met storing en degene die er verstand van heeft is buiten de deur. Dus je maakt een foto, stuurt hem die toe via WhatsApp en krijgt (hopelijk) terug hoe je het probleem kunt verhelpen. Een prima oplossing voor de korte termijn, maar als het de volgende keer iemand anders is die probleem constateert, moet hij weer bij nul beginnen. Doordat de communicatie verliep via WhatsApp is die immers nergens geborgd.

Door de wildgroei aan messaging-platformen ontstaat een scheiding van officiële en officieuze informatiestromen binnen een organisatie. Offertes, product handleidingen, werkinstructies of presentaties worden keurig opgeslagen en blijven jaren bewaard. Maar alle discussies over die documenten, die vaak waardevol zijn om te begrijpen hoe een traject is verlopen of keuze tot stand is gekomen, verlopen via informele wegen. Zo verdwijnen ze in lokale mailboxen of WhatsApp accounts en zijn ze niet inzichtelijk voor de anderen die er baat bij kunnen hebben.

Combineer opslag met communicatie

De oplossing is eigenlijk heel simpel: integreer de mogelijkheid tot snelle, informele communicatie in de bedrijssoftware. Op die manier houden werknemers de mogelijkheid om even snel iets met een collega af te stemmen, maar vindt die communicatie plaats binnen je eigen omgeving. Zo blijft ook die snelle communicatie over een storing, vertraagde order of nieuwe klant bewaard én doorzoekbaar.

Dit is precies wat social collaboration van Exact doet. Het combineert opslag en communicatie, in een omgeving die je volledig zelf beheert. Gesprekken tussen collega’s over een storing in de fabriek of een spoedorder van een klant worden gevoerd én opgeslagen in de omgeving waarin ook het onderhoudscontract van de machine en de contactgegevens van die klant zijn opgeslagen. Wel zo praktisch toch?

Geen quick fixes, maar fundamentele oplossingen

Onderdeel van het productiebedrijf is om continu te streven naar verbetering en naar het elimineren van verspilling. Je zoekt dan ook niet naar quick fixes, maar naar fundamentele oplossingen. De correspondentie rondom incidenten die in social collaboration plaatsvindt, kan je enorm helpen om tot een heldere root cause analyse te komen. Je gaat oorzaak vinden én verhelpen waarvan je niet wist dat hij bestond.

Wat is er gebeurd? Waarom? Wanneer? Hoe hebben we het opgelost? Waarom op die manier? Welke vervolgacties ontstonden hieruit? Het zijn de antwoorden op deze vragen die het verschil maken tussen symptoombestrijding, en het uitbannen van de dieper gelegen oorzaak.

Het voor alle gebruikers transparant opslaan van alle acties en interacties levert een duidelijke audit trail op en stelt je in staat van het verleden te leren. En dat alles binnen de goed beveiligde omgeving van je eigen systeem. Wat wil je nog meer?


Wil je meer weten over Social Collaboration?

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel