Tijd voor de grote schoonmaak

Vier financiële processen die nog vaak leunen op lossen systemen of spreadsheets

Digitalisering en automatisering zijn binnen financiële afdelingen in rap tempo de norm aan het worden. Veel automatiseringsprojecten binnen ondernemingen worden geïnitieerd vanuit de CFO of Financiële Manager.

Toch komt het nog regelmatig voor dat financiële afdelingen werken met Word- en Excel-bestanden, of gegevens uit verschillende systemen handmatig aan elkaar knopen. Dat geldt niet alleen voor kleinere organisaties; zelfs bij grote bedrijven komt het regelmatig voor.

Tijd om de bezem te halen door het woud van losse tools, systemen en bestanden. Maar waar begin je? Start eens met het bekijken van de volgende vier processen. Zijn ze herkenbaar? Dan loop je onnodig risico en is het beter de schoonmaak-handen uit de mouwen te gaan steken.

1. Rapportages in Excel

De autofill-functie van Google verraadt dat Excel nog vaak wordt gebruikt in het financiële proces:

Spreadsheets worden regelmatig gebruikt om rapportages mee te maken of voor consolidatie. En dat terwijl je hier een behoorlijk risico mee loopt. Eén klein typefoutje in een Excel-formule kan er al voor zorgen dat het management totaal verkeerde cijfers krijgt voorgeschoteld.

Daar weten ze bij het Britse pensioenfonds Mouchel alles van: de ontdekking van een rekenfout in een spreadsheet zorgde voor tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse pond. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden.

En dit is geen uitzondering. Felienne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden (dat is 5 procent) méér dan 100 fouten bevatten. De voornaamste oorzaak: spreadsheets worden binnen bedrijven heen en weer gestuurd en iedereen kan naar eigen inzicht wijzigingen aanbrengen, zonder dat duidelijk is afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een ander risico is dat dit soort rapportage-spreadsheets zo ingewikkeld zijn, dat er vaak maar één persoon binnen de organisatie is die weet hoe ze zijn opgebouwd (en dus kunnen worden aangepast). Als deze spreadsheet-koning(in) niet aanwezig is of nog erger, de organisatie verlaat, dan heb je een probleem.

2. Factureren in Word

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar als er één document is binnen de financiële afdeling die de afgelopen decennia een flinke transformatie heeft doorgemaakt, dan is het wel de factuur.

Ga maar na. Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. De eerste stapjes op het gebied van digitalisering werden gezet door het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap (de meeste bedrijven hebben deze inmiddels wel gemaakt) is het versturen van facturen als pdf-bestand via e-mail. Dat levert al een kostenbesparing op: facturen hoeven niet meer te worden geprint of gefrankeerd. Maar deze manier van werken is nog altijd behoorlijk arbeidsintensief; facturen worden nog handmatig (meestal in Word) gemaakt, de ontvanger moet de pdf vervolgens weer verwerken, en soms zelfs informatie handmatig overtikken. Ook hier komt foutgevoeligheid weer om de hoek kijken.

Als je deze zomer toch de bezem door je financiële processen haalt, waarom zou je dan niet de volgende stap nemen door volledig elektronisch te gaan factureren via UBL? UBL (Universal Business Language) is een standaard format voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur maakt het daarom ook mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. Zo’n factuur kan direct worden ingelezen, zonder dat daar handmatige invoering aan te pas hoeft te komen. Dat is niet alleen een stuk efficiënter, je krijgt ook meer grip op je cashflow omdat je klanten sneller betalen.

3. Expense management

Declaraties indienen en verwerken is ook typisch zo’n typisch proces dat wordt bijgehouden in losse systemen of spreadsheets. En laten we eerlijk zijn; invoeren van declaraties staat al niet bovenaan het favorietenlijstje van de gemiddelde werknemer. Het onhandige geklooi met bonnetjes (je raakt er altijd wel een paar kwijt), het onthouden welk Btw-tarief ook alweer hoort bij treinkaartjes; het is al geen feest, laat staan dat je declaraties moet indienen via een Excel-bestandje.

Voor de finance-afdeling is het werken met Excel-spreadsheets voor declaraties vooral onhandig wanneer er verantwoording moet worden afgelegd bij de Belastingdienst. Probeer immers maar eens een bonnetje snel terug te vinden als daar naar gevraagd wordt.

Hoewel papieren bonnetjes voorlopig nog niet zullen verdwijnen, is het met financiële software inmiddels een stuk eenvoudiger geworden om bonnetjes te scannen en automatisch te verwerken. Dat maakt declareren niet alleen minder frustrerend voor werknemers, maar ook minder foutgevoelig. Een bijkomend voordeel is dat alle onkostendeclaraties in een centraal systeem bijgehouden worden – wel zo handig als de fiscus aanklopt.

4. Verlof en verzuim

Misschien komt dit bekend voor; je bent druk bezig om de laatste hand te leggen aan de maandafsluiting, als de HR-manager om half zes binnenkomt om nog wat wijzigingen door te geven in de verlof- en verzuimadministratie. Aangezien alle nog openstaande vakantiedagen op de juiste manier moeten worden verwerkt op de balans, betekent dit ook een last-minute wijziging voor de maandafsluiting. Dat is nog maar half zo erg, maar wanneer verlof en verzuim ook nog eens worden geregistreerd in losse systemen of Excel-bestanden, dan is het helemaal frustrerend. En het komt nog regelmatig voor dat grotere organisaties dit nog steeds in een apart bestandje administreren, waardoor er veel data handmatig moeten worden uitgedraaid en overgedragen van HR naar finance.

Kortom: het gebruik van losse systemen, Word-bestanden en Excel-spreadsheets is iets wat vaak historisch zo gegroeid is, maar er komt altijd het moment waarop deze manier van werken zorgt voor inefficiënties - en zelfs voor fouten. De herfstmaanden zijn uitermate geschikt om de huidige systemen en processen eens tegen het licht te houden – al was het maar om op tijd klaar te zijn met de opruiming voor de start van het nieuwe financiële jaar.

Meer weten over de financiële oplossing van Exact?

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel