Une TPE / PME en forte croissance face au choix de son outil de gestion

EPAC

Une entreprise en forte croissance a souvent besoin d'outils de gestion similaires à ceux des grandes entreprises. Une solution simple consiste à choisir un outil collaboratif dans le cloud. Mais peut-on conjuguer la couverture fonctionnelle étendue d’un ERP avec la souplesse d'une solution Cloud parfaitement adaptée à une structure en pleine croissance ? C'est le choix d'Absolution, TPE française de 6 personnes, créateur de cosmétiques bio. Christine Diers, Responsable Développement et Produits chez Absolution nous explique les raisons de ce choix.

Pourquoi faire le choix d’un outil collaboratif 100% en ligne ?

Travailler avec un ERP (Progiciel de gestion intégré) présente de nombreux avantages. Il existe désormais des ERP nouvelle génération, collaboratifs, simples d'utilisation et intuitifs. Ils sont parfaitement adaptés aux TPE PME.

Pour intégrer un ERP, le management doit être très impliqué. Dans le cadre de la mise en place d’un ERP classique, cela peut obliger l'entreprise à revoir toutes ses procédures internes. A l’inverse, une solution cloud offre beaucoup plus de souplesse à tout point de vue. Ainsi, comme le précise Christine Diers « Nous avons opté pour un outil plus souple, online pour se connecter de n'importe où, qui permet le home office et n'est pas trop lourd en termes de mise en place informatique ».

Ces ERP nouvelle génération se différencient également par leur intuitivité et la qualité de l’expérience utilisateur. Christine Diers précise, « Certains de nos critères portaient sur un outil différent, plus intuitif et avec plus de fonctionnalités que notre solution précédente ».

Enfin, une TPE PME en croissance voit ses besoins évoluer et est en recherche de solutions qui pourront l’accompagner dans son évolution. « Il était indispensable pour nous que l’outil soit résolument ouvert (ndlr : via API), que l'on puisse le lier à d'autres applications, telle que que notre boutique en ligne, pour laquelle nous utilisons la solution Prestashop. Nous souhaitons lier notre site de commerce en ligne avec notre outil de gestion, ce qui est possible avec notre ERP Cloud, Exact pour industrie. Ce n'était pas le cas avec un ERP classique. »

C'est aussi cela, la souplesse des solutions cloud, la possibilité d’ajouter plus facilement de nouvelles fonctionnalités en cas de besoin. L'ouverture du logiciel permet d'ajouter des fonctionnalités et de connecter le logiciel à d'autres services, une solution e-commerce ou encore un prestataire logistique à l'export. La solution cloud s'adapte bien aux besoins d'une entreprise en forte croissance, qui peut se permettre de souscrire uniquement aux services dont elle a besoin.

De la planification de la production à la gestion des impayés

Les ERP présentent des fonctionnalités que n'ont généralement pas les outils de production comptables classiques, ni même la plupart des solutions de gestion disponibles dans le cloud. Ils permettent, entre autres, d'obtenir des tableaux de bord, de planifier la production, de gérer les bons de commandes, de suivre les factures, les impayés, ...

Planifier la production et modifier automatiquement les stocks en limitant les erreurs

La planification de la production et la gestion automatique des stocks sont des éléments essentiels pour les entreprises de production. Bien gérés, ils permettent de mieux répondre aux attentes des clients et de lancer la production au moment opportun.

Christine Diers explique, « Nous sommes ainsi passés d'une gestion de la production avec un calendrier et Outlook à une vraie planification précise de la production, synchronisée et automatisée. Il suffit pour cela de rentrer les nomenclatures de produits et les différentes étapes de fabrication dans le logiciel Exact. Ensuite, quand on réceptionne les produits commandés, il suffit d'indiquer que la commande a été reçue pour que les stocks se mettent à jour automatiquement ».

Analyser plus finement les ventes pour améliorer le service au client

Il est clé pour les entreprises en croissance de pouvoir réaliser des analyses des ventes, notamment pour mieux servir le client et, éventuellement adapter l'offre. Christine Diers poursuit, « Exact pour Industrie nous apporte une analyse plus fine des ventes. Des tris sont possibles par clients, par produits, sur des durées plus ou moins longues selon nos besoins.»

Mieux gérer les impayés pour améliorer la trésorerie

Une TPE/PME en forte croissance se caractérise généralement par ses importants besoins en trésorerie. Or, comme dans le cas d’Absolution, plus les clients sont nombreux et répartis aux quatre coins du globe, plus cette gestion devient complexe. Christine Diers précise, « La saisie des règlements dans le logiciel, dès leur réception, permet d'accélérer les relances et le recouvrement des impayés. Plus besoin d'attendre la comptabilité pour relancer les clients. »

Après 2 ans d’utilisation, le bilan est donc positif pour Absolution dans l’utilisation d’un ERP Cloud nouvelle génération tel qu’Exact. Christine Diers conclut, « l'outil est économiquement accessible pour une TPE qui grandit comme la nôtre. Il touche à toutes les facettes et relie tous les postes de l'entreprise ».

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