Les quatre processus financiers qui dépendent souvent de tableurs et de systèmes distincts

La numérisation et l’automatisation deviennent rapidement la norme dans les départements financiers. De nombreux projets d’automatisation d’entreprise sont ainsi initiés par le directeur ou le responsable financier.
Toutefois, ces départements travaillent encore trop souvent avec des fichiers Word et Excel, ou en associant manuellement les données de systèmes différents. Et cela s’applique aussi bien aux petites qu’aux grandes organisations. Il est donc temps de restructurer la myriade d’outils, de systèmes et de fichiers divergents. Mais par où commencer ?
 
Évaluez d’abord les quatre processus suivants. Vous semblent-ils familiers ? Si la réponse est oui, vous prenez des risques inutiles, et il serait avisé de remonter vos manches et de vous lancer dans un grand nettoyage.
 
1. Les rapports dans Excel
La fonction de remplissage automatique de Google révèle qu’Excel reste encore souvent utilisé dans les processus financiers :

Les tableurs sont fréquemment utilisés pour créer des rapports ou réaliser la consolidation, ce qui représente un risque important. Une seule petite erreur dans une formule peut en effet entraîner l’envoi de chiffres complètement erronés à la direction.
La caisse de retraite britannique Mouchel en a fait les frais : la découverte d’une erreur de calcul dans un tableur a obligé l’entreprise a réaliser une révision à la baisse de ses profits à hauteur de 8,6 millions de livres. Le cours de l’action a perdu plus de 30 % à la suite de cette révélation et le PDG a dû quitter ses fonctions.

Et il ne s’agit pas d’une exception. Felienne Hermans, de l’Université de technologie de Delft, a étudié 15 000 tableurs et est arrivée à la conclusion que plus de 750 fichiers (soit 5 %) contenaient plus de 100 erreurs. La cause majeure : les tableurs sont transmis plusieurs fois au sein des entreprises, et chacun peut y apporter les modifications qu’il souhaite sans s’accorder sur une responsabilité personnelle.

L’un des autres risques réside dans le fait que ces types de tableurs de rapport sont souvent tellement complexes qu’une seule personne sait comment ils sont établis (et donc comment les modifier). Ainsi, si ce maître des tableurs est absent, ou pire, quitte l’entreprise, vous allez avoir un problème.

2. La facturation dans Word
Il ne s’agit probablement pas de quelque chose auquel vous pensez régulièrement, mais s’il existe un document du département financier ayant subi une transformation majeure au cours des dernières décennies, c’est bien la facture.
Vous receviez auparavant des factures papier par la poste, et les saisissiez manuellement dans le journal des factures. Le scan de ces factures a représenté la première étape en direction de la numérisation. La seconde étape (et la plupart des entreprises le font désormais quotidiennement) est l’envoi des factures au format PDF par e-mail. Vous réalisez déjà des économies ici : les factures n’ont plus à être imprimées et envoyées par la poste. Cependant, cette manière de travailler reste fastidieuse. Les factures sont toujours créées manuellement (souvent dans Word), le destinataire doit ensuite traiter le PDF et même parfois saisir à nouveau certaines informations à la main, ce qui entraîne également un risque d’erreur.
Alors si vous avez décidé de remanier vos processus financiers cet été, pourquoi ne pas franchir l’étape suivante et passer à la facture entièrement électronique via UBL ? UBL (Universal Business Language) est un format standardisé de facturation électronique. Une facture UBL permet également d’envoyer les données de facturation depuis un logiciel comptable A vers un logiciel comptable B. Ce type de facture peut être lu directement, sans saisie manuelle requise. Le processus est non seulement plus efficace, mais vous bénéficiez également d’un meilleur contrôle sur votre trésorerie puisque vos clients paient plus rapidement.

3. La gestion des dépenses
L’envoi et le traitement des dépenses représentent un autre processus souvent traité par le biais de tableurs ou de systèmes distincts. Et, soyons honnêtes, enregistrer leurs dépenses n’est pas exactement la tâche préférée des salariés. Il faut retrouver ses reçus (et certains semblent toujours avoir mystérieusement disparu), se souvenir du taux de TVA applicable aux billets de train, etc. La tâche n’est pas évidente, outre le fait que vous devez saisir vos dépenses dans un fichier Excel.
Travailler dans un tableur Excel pour réaliser les déclarations s’avère particulièrement difficile pour le service financier concerné par l’administration fiscale. Essayez un peu de trouver un reçu sur demande !
Si les reçus papier ne vont pas disparaître du jour au lendemain, les logiciels financiers ont toutefois grandement simplifié le scan et le traitement automatique des reçus. Ils permettent non seulement de rendre les déclarations moins frustrantes pour les salariés, mais réduisent également le nombre d’erreurs. De plus, tous les remboursements des dépenses sont conservés dans un système centralisé : pratique si les autorités fiscales décident de vous rendre une petite visite !

4. Les congés et absences
Ce scénario va peut-être vous sembler familier : vous êtes occupé à finaliser le rapport de fin de mois, quand le responsable des RH débarque soudain à 17 h 30 pour vous informer de changements dans l’administration des congés et des absences. Et puisque les jours de congé en attente doivent être intégrés correctement au bilan, cela signifie que vous devez apporter un changement de dernière minute au rapport. Ce phénomène est encore pire quand les congés et les absences sont enregistrés dans des systèmes ou des fichiers Excel distincts, avec à la clé un processus extrêmement frustrant. Or, il apparaît souvent que cette gestion est toujours réalisée avec des fichiers séparés dans les grandes organisations, ce qui signifie qu’un nombre important de données doit être imprimé manuellement et remis au département des finances par les RH.
 
Pour résumer, si l’utilisation de systèmes, de fichiers Word et de tableurs Excel distincts résulte d’évolutions historiques, il arrivera inévitablement un moment où cette manière de travailler sera source d’inefficacité et même d’erreurs. Les mois d’automne sont particulièrement propices à l’évaluation des processus et des systèmes actuels, ne serait-ce que pour préparer le nettoyage avant le nouvel exercice.