"Pouvoir intégrer saisie et facturation est un progrès considérable"

Le Bureau d’Etudes Savoie est une société basée en Belgique (sur 2 sites) et employant 18 personnes. L’entreprise mène les activités suivantes : relevés topographiques (terrains et bâtiments), implantation et suivi de chantiers, dossiers de création, modification et rénovation de voiries et étude de projets d’aménagement ou de dépollution.

L’évolution de la société a été menée au gré des besoins. Progressivement outils et ressources ont été ajoutés. Une démarche réactive qui ne favorise pas toujours la cohérence de l’ensemble. Consciente de la nécessité de moderniser son infrastructure informatique, le Bureau d’Etudes Savoie profita de son déménagement pour harmoniser et mettre à jour toute une série de processus, en commençant par l’environnement d’exploitation et le réseau. L’occasion aussi de se doter de nouvelles fonctionnalités pouvant simplifier sa gestion administrative au quotidien. L’un des besoins majeurs concernait l’enregistrement des temps de travail.

Lourdeurs et pertes de temps

Au début, la saisie des temps était purement manuelle”, se rappelle Grégory Savoie. “A mesure que nous engagions du personnel et compte tenu du fait que nous sommes une société de services, nous avons assez rapidement ressenti le besoin de nous doter d’une solution digne de ce nom. Il fallait absolument centraliser toutes les heures prestées, afin d’optimiser le processus de facturation, et permettre à chaque collaborateur d’aisément saisir ses heures. Or, certains sont quasi en permanence sur des chantiers et ne passent que rarement au bureau. Nous avons alors décidé d’utiliser une application de gestion des heures basique et qui avait l’inconvénient de ne pas être intégrée à nos autres outils de gestion.

Il n’y avait pas d’intégration entre enregistrement des heures prestées et la facturation. Il fallait passer par des tableaux récapitulatifs et il nous manquait des fonctions d’analyse, afin par exemple d’associer les heures passées par chaque personne à un dossier particulier, déterminer le total des heures par semaine, etc.

Pourquoi avoir choisi Exact ?

Lorsque nous nous sommes mis à la recherche d’une nouvelle solution nous avons envisagé plusieurs alternatives mais Exact était le seul à proposer une solution en ligne valable. Pouvoir intégrer saisie et facturation est un progrès considérable. Tout comme le fait de pouvoir produire tous les récapitulatifs et tableaux désirés. Compte tenu de notre structure et de nos activités, les gestionnaires et responsables des départements doivent en permanence être au courant de la gestion des dossiers pour vérifier les délais de paiement, effectuer des rappels ou renseigner immédiatement les clients.

La fonctionnalité la plus appréciée demeure la possibilité de générer des synthèses et d’analyser les données. Autre avantage apprécié, le pré-paramétrage de la saisie des prestations par type de dossier ou de tâche. “Auparavant, chacun utilisait les descriptions qu’il voulait ce qui nécessitait un gros travail de nettoyage et d’harmonisation a posteriori. Désormais, la saisie est plus encadrée, ce qui facilite la tâche de nos collaborateurs même si cela exige toujours un minimum de rigueur et de régularité.

Se concentrer sur le cœur de métier

Désormais, seuls les éléments touchant au cœur de métier (dessins, plans, gestion de projet…) est géré sur des serveurs et des systèmes de stockage internes. Le reste est passé au Cloud. “Cela nous évite de nous charger des processus de sauvegarde” souligne Grégory Savoie. “Exact nous a fourni la garantie que nos données seraient toujours accessibles et disponibles. Nous ne jugeons dès lors pas nécessaire d’effectuer une deuxième sauvegarde électronique chez nous.

De manière plus fondamentale, l’externalisation garantit une plus grande flexibilité aux personnes chargées des tâches administratives. C’est-à-dire moi-même, mon père et notre assistante administrative. Je voyage souvent entre les deux sièges, mon père et moi travaillons aussi de chez nous… externaliser nous confère plus de liberté et de mobilité.

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