"Nous recevons des notifications lorsque notre client a téléchargé sa facture"

Trouver une solution logicielle adaptée à son entreprise en termes de couverture fonctionnelle n'est jamais très simple. Mais lorsqu’il s’agit d’un réseau d'agences liées par un contrat de franchise, cela se complique.

Comment satisfaire les besoins particuliers d'une entreprise ayant un réseau, telles que les agences de marketing (ayant une approche gestion de projet), sans obliger tous les acteurs à investir dans leur propre solution ?

Longtemps réservée aux réseaux de franchises avec des moyens conséquents, capables de créer un logiciel sur mesure, l'utilisation d'une solution unique pour le réseau de franchise devient possible avec Exact. Explications avec le réseau d’agences marketing, 1min30.

L'apport d'un outil qui intègre devis, facturation et gestion de projets

1min30 est une agence de communication française, experte en inbound marketing. Sa spécialité, la production de contenus de qualité permettant de générer des leads pour ses clients. Ici, les maîtres mots sont communication et entraide entre les agences du réseau de franchises, en France ou à l'étranger.

La solution logicielle choisie doit intégrer la notion de gestion de projet pour faciliter l'élaboration des devis et des factures. Leur intégration en comptabilité doit également être automatique pour éviter toute ressaisie. « Entre la construction du devis et la facturation finale, un projet passe par plusieurs étapes et plusieurs échéances de facturation prédéfinis avec le client » précise Yann Schimmer, HR Business Partner. « Il est donc très important que le logiciel puisse gérer ces étapes et ces multiples factures. Nous utilisons Exact pour la comptabilité mais avons également besoin d'un outil qui nous permette de transformer les devis signés en projets puis en factures » poursuit Yann Schimmer.

Le logiciel Exact autorise la décomposition des devis en plusieurs factures dont les échéances de facturation peuvent être prédéfinies. « Nous recevons même des notifications lorsque notre client a téléchargé sa facture électronique, envoyée directement depuis Exact » précise encore Yann Schimmer. Un plus non négligeable quand il s'agit de se faire payer par ses clients. L'excuse classique de la facture non reçue n'a plus cours.

La réponse aux besoins d'un réseau de petites entreprises : la scalabilité du système et le « super-administrateur »

Une entreprise de service spécialisée dans le digital a besoin d'un outil à son image. Accessible en mobilité depuis n'importe quel terminal, disponible dans le Cloud, 1min30 a choisi la solution logicielle Exact car elle répond à ses besoins de réactivité et de souplesse.

Pour Jean Mari Pen, consultant chez Alticap, partenaire revendeur Exact « Tous nos clients, et particulièrement ceux spécialisés dans le Digital, souhaitent accéder à toutes leurs données, partout et tout le temps. Exact répond parfaitement à cette demande en affranchissant complètement le client de toute infrastructure, et en garantissant une sécurité qu'aucune PME ne peut s'offrir. De plus chaque utilisateur peut se concentrer sur son métier, Exact prend la responsabilité des mises à jour et des sauvegardes ».

Dans le cas particulier d'un réseau d'agences, une solution dans le cloud avec la possibilité de créer autant de comptes utilisateurs que de gestionnaires de projets est particulièrement adaptée, et ce pour un coût très compétitif. Tous les franchisés ont accès à une solution unique qu'ils utilisent en toute indépendance selon leurs besoins. Pour Yann Schimmer, la solution unique dans le cloud permet d'avoir un administrateur spécialisé. Ce qui le séduit, c'est la « possibilité d'entraide des utilisateurs, sans intervenir dans leur business. Exact permet l'intervention à distance pour assister et « driver » les utilisateurs moins habitués au logiciel ».

La solution peut aussi évoluer avec la taille de l'entreprise puisqu'elle permet la souscription de services complémentaires en fonction des besoins. C'est la scalabilité du système. Un point clé pour les TPE PME en croissance.

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