Gestion de projet : trois moyens d’éviter les dépassements de budget

Cet article présente trois nouvelles fonctionnalités qui vous permettront d’éviter le dépassement des budgets alloués à vos projets. Ces fonctionnalités sont disponibles dans Exact pour Services.

1. Afficher la progression dans les feuilles de temps des employés

Ne pas dépasser le nombre d’heures budgétées représente un énorme défi, particulièrement si vous ne connaissez pas le nombre d’heures déjà enregistrées par vos collègues pour une activité ou un projet spécifique. Dans de nombreuses entreprises, les employés ne sont pas informés du temps que passent leurs collègues sur un projet en cours, de sorte qu’ils ne savent tout simplement pas si les heures qu’ils lui consacrent entraîneront un dépassement du budget initial.

Pour améliorer cette visibilité et éviter les dépassements, nous proposons une fonctionnalité permettant d’afficher l’avancement d’un projet ou d’une activité dans la feuille de saisie des temps des employés. L’affichage en temps réel de l’affectation des temps passés au budget global d’un projet aide non seulement les employés à mieux anticiper les dépassements, mais également à informer les clients sur le suivi des budgets. Les employés disposant des autorisations associées à un projet donné (Afficher budget dans entrée de temps) pourront afficher lors de la saisie des temps l’avancement des projets et des activités auxquels ils participent.

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2. Détecter au plus tôt les risques de dépassement

Deux nouvelles colonnes Estimation (heures) et Progression (Activités) ont été ajoutées au tableau de bord des projets. Un potentiel dépassement de budget identifié rapidement aura davantage de chances d’être maîtrisé et corrigé. La colonne Estimation (heures) indique le nombre d’heures prévues pour finaliser le projet, tandis que la colonne Progression (Activités) identifie clairement le statut des activités en fonction des limites budgétaires définies. En cliquant sur cette colonne, vous accédez à la progression de chaque activité via la structure de projet (SDP). Vous pouvez ajouter les deux colonnes au tableau de bord des projets via l’option Personnaliser.


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3. Définir le nombre d’heures maximum autorisé dans votre budget

Dans votre SDP, vous pouvez à présent spécifier, pour chaque projet ou chaque activité, si vous autoriser ou non les dépassements. Lorsque cette valeur est Non autorisé, vos employés ne pourront saisir plus d’heures que prévu. Le budget indique le nombre maximum d’heures pouvant être reportées sur l’activité ou le projet.


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Astuce : Vous cherchez à limiter les heures non facturées ? Dans un projet géré au forfait, vous avez la possibilité de facturer des interventions supplémentaires sur la base du temps passé et des ressources engagées. Dans ce cas, vous pouvez appliquer des contrôles budgétaires stricts sur certaines activités et en définir d’autres pour lesquelles les interventions supplémentaire seront suivies et facturées.

Ces fonctionnalités sont disponibles dans Exact pour Services.
Vous pensez que nous pouvons améliorer Exact pour Services ? Contactez le support Exact au 01 73 09 87 00 et nous étudierons vos suggestions et commentaires.

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