Moderniser son cabinet comptable et répondre aux attentes des clients

Avec l’avènement de la robotisation, les cabinets d'expertise comptable risquent de perdre une partie de leur chiffre d'affaires, celui de la saisie comptable. Pour conserver ses collaborateurs et évoluer avec eux, le cabinet doit s'adapter et remplacer ce chiffre d'affaires par d'autres activités rémunératrices. Le conseil est un axe de développement. L'accompagnement à la transition numérique et à l'utilisation des nouveaux outils en est un autre.

« La facturation du temps de saisie comptable est remplacée par un temps d'accompagnement pour vérifier les données entrées dans le logiciel Exact et le bon paramétrage » précise M. Benhaïm, expert-comptable, fondateur du cabinet Binergy.

Témoignage d’un cabinet qui a déjà franchi le pas.

D'un cabinet traditionnel à un cabinet automatisant la saisie

En France, le temps moyen passé à la tenue comptable est estimé à 8 heures par mois et par dossier (Baromètre Cloud 2016 - PB7 Research / Exact). Multiplié par le nombre de dossiers du cabinet, on arrive très vite à occuper un ou plusieurs collaborateurs à temps plein.

Dans 83% des cabinets, la saisie des factures se fait encore à la main. 40 jours, c’est le délai moyen qu'il faut pour saisir une facture dans le logiciel de comptabilité à partir de sa date d'émission.

Pour la production comptable, le délai est encore plus long. Rares sont les entreprises et cabinets de petite et moyenne taille qui appliquent réellement les règles du « Fast Closing », l'accélération du processus de clôture des comptes, pour fournir les chiffres le plus tôt possible.

C'est donc un temps relativement long, quand on sait que de plus en plus d’entreprises réclament des données à jour en temps réel et veulent connaître leur résultat le plus vite possible.

Pour aider les experts-comptables à aller plus loin dans la mise à disposition de données en temps réel, Exact propose une solution permettant la semi-automatisation ou l'automatisation complète de la saisie. Tout ce que le cabinet doit faire, c'est contrôler le paramétrage du logiciel et les données saisies. Cet accompagnement par le cabinet est facturable et c'est ce que propose le cabinet Binergy pour simplifier le travail de ses clients.

Vers le cabinet 2.0 : Collaboration et conseil client

Pour M. Benhaïm, « L'expert-comptable doit accepter de s'adapter. Il doit réagir au changement et aller vers de nouveaux outils » qui intègrent soit de la reconnaissance de caractères soit de l'intelligence artificielle. Mais s'adapter aux changements ne signifie pas demander au client de faire une partie des travaux qui étaient autrefois facturés par le cabinet. Pour réussir cette transformation, tout le monde doit y trouver son compte, le cabinet et le client.

Il voit donc Exact comme « un outil de production qui permet d’aider le cabinet et les entreprises à redéfinir leur mode de collaboration ». Une stratégie qu'il applique toutes les fois qu'il rencontre un client « compatible Exact », c’est-à-dire, un client qui fait ses factures, calcule ses temps et sa rentabilité sur word ou excel, et souhaite trouver des outils plus adaptés et moins chronophages.

Selon que le client a un comptable ou une assistante en interne ou non, l'approche sera différente. Tous auront cependant besoin d'un accompagnement à cette transition, vers l'automatisation d'un nombre de tâches toujours plus élevé.

C'est pour cette raison que le cabinet Binergy a ouvert un poste qu'il appelle le « référent Exact » et envisage d'en ouvrir un second avec le développement de sa clientèle sur Exact. Le référent Exact est en contact à la fois avec les clients et les équipes Exact. Il s'occupe des premiers paramétrages chez le client et édite les premiers devis et factures par exemple. Il s'occupe de répondre aux questions des clients lorsque c'est nécessaire.

Les collaborateurs sont ainsi sensibilisés aux évolutions de leur métier. Ils ont compris « le sens de cette transformation et pourquoi le référent allait mener des actions moins techniques en passant plus de temps sur de la mise en place du logiciel ».
Car, sans le soutien des collaborateurs, la transformation n'est pas possible. Il faut donc un vrai projet de cabinet et avec la migration vers le conseil, les collaborateurs le comprennent bien. « Exact nous accompagne dans ce changement de posture. Cela nous permet de remplacer la saisie comptable par un accompagnement sur le logiciel. » conclut M. Benhaïm.

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