Un logiciel de gestion collaboratif axé sur les attentes des PME

Lorsque l'on parle de solution collaborative entre l'expert-comptable et son client, on pense tout de suite aux outils qui permettent de scanner les factures et d'assurer un import ou une comptabilisation automatique. On pense beaucoup moins à un ERP (ou un PGI - progiciel de gestion) qui contiendrait toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’une entreprise et qui serait ouvert à son expert-comptable. Une autre manière d'envisager la collaboration expert-comptable/entreprise présentée lors des Universités d’été, la semaine dernière.

Un ERP permettant à l'expert-comptable de devenir le business coach de son client

« Les clients ne comprennent plus, voire n’acceptent plus qu’on leur transmette des chiffres plusieurs mois après la clôture de l'exercice. C'est vrai pour les nouvelles générations mais c'est aussi vrai pour des générations plus avancées. » explique Eric Spinazzé, expert-comptable (Cabinet Spinazze).

Avec un outil collaboratif comme Exact, « Le discours devient concret pour les clients. Je leur parle de leur entreprise, de leurs chiffres, de leurs tableaux de bord » précise E. Spinazze. « Il est également beaucoup plus facile de vendre une mission de conseil à un client » explique encore E. Spinazzé. « Au lieu de proposer uniquement la mission classique, bilan, compte de résultat et déclarations obligatoires, je propose aussi un accompagnement à la gestion. C’est une approche bien plus pertinente pour un dirigeant de TPE PME qui est souvent seul à la tête de son entreprise. »

E. Spinazze a pu proposer ses services à M. Henriques, président de Mot’Indus, PME spécialisée dans la maintenance de moteurs industriels, qui confirme son intérêt pour le mode collaboratif. « Mon choix s'est porté sur l’outil m’offrant un suivi en temps réel sur mon chiffre, mes devis, mes marges… une vraie traçabilité. Exact synthétise plusieurs logiciels que j’utilisais auparavant au sein de grands groupes. Lorsque je compare le mode collaboratif avec mon expert-comptable, permis grâce au logiciel Exact, avec la méthode traditionnelle qu’utilise toujours certains de mes amis entrepreneurs, je comprends immédiatement les bénéfices de l’instantanéité du partage d’informations. Chaque mois, un de mes amis entrepreneurs passe plusieurs heures avec son expert-comptable pour rassembler toutes les pièces comptables. De mon côté, en quelques clics, je sais dire le potentiel en termes de chiffres, où j’en suis dans l’avancement de mes projets. Ainsi, avec E. Spinazze, nous pouvons passer plus de temps pour des préconisations sur le développement de mon activité.»

Une profondeur fonctionnelle et une ouverture pour répondre aux besoins des TPE/PME

Utiliser un ERP collaboratif et adapté aux PME, c'est ouvrir la voie d'une toute nouvelle relation entre l'expert-comptable et ses clients.

Le client s'occupe souvent d'une partie de la saisie des données, sur Excel dans les TPE ou, à l'aide de différents logiciels dans les PME. L'inconvénient majeur de ce process est l'absence d'interaction entre le logiciel choisi et l'outil de production de l'expert-comptable. C’est souvent, source d'erreurs dans la saisie/ressaisie des données ou, au moment de l'export puis import.

Avec un ERP qui est aussi le logiciel comptable utilisé par l'expert-comptable, tel qu’Exact, la saisie des factures et des règlements se fait en temps réel. Renseignée une seule fois par l’entreprise, l’unicité des données est le garant de la qualité de l’information. Cela permet d'éliminer les problèmes de lettrage et de suivi des encours clients. Ces encours clients qui sont parfois obtenus avec difficulté, par manque d'informations, sont alors connus avec la plus grande précision. Un bon moyen de permettre à un entrepreneur de relancer tous ses clients qui n'ont pas payé en temps utile, et également, de permettre à l'expert-comptable d'informer son client en cas d'oubli.

M. Henriques, président de Mot’Indus, précise « Je fais un devis en moins de 10 minutes et peux ensuite envoyer automatiquement des emails aux tiers ».
L'ERP lui permet de suivre les réponses de ses clients et de les relancer, de préparer les bons de commandes fournisseurs pour ensuite les intégrer dans chaque projet.
Grâce à l’interface full web (Cloud) d’Exact, il suit son chiffre d'affaires en temps réel, de n’importe quel support. « J’apprécie, tout autant que mon expert-comptable, la possibilité d’enregistrer mes notes de frais en prenant une simple photo avec mon smartphone. » ajoute t-il.

De la même manière, les encaissements clients ou virements fournisseurs sont générés dans la solution Exact puis automatiquement rapprochés au moment de l'import des relevés bancaires.
M. Henriques, qui gère rigoureusement sa start up, précise qu’il est essentiel pour lui de connaître, pour chaque projet, le coût et le gain apporté. « Exact permet d'avoir un oeil sur tout » conclut-il.

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