6 conseils pour s’organiser efficacement pendant la période fiscale

Vivement le 18 mai ! Chaque année, la période fiscale est synonyme de rush pour l’ensemble des cabinets comptables. Et, même si vous êtes déjà bien préparé, quelques astuces peuvent aider à mieux gérer le sprint final ! Quelle est la clé d’une clôture réussie ? Sans aucun doute, l’organisation. Voici quelques conseils pour optimiser votre efficacité pour la dernière ligne droite.

1. S’en tenir à la méthode choisie

La première chose à faire est de choisir une méthode… et de s’y tenir ! Vous avez le choix entre deux techniques :

  • traiter chaque dossier un à un et de bout en bout,
  • traiter simultanément l’ensemble des dossiers suivant les thèmes concernés : RH, immobilisations…
  • La méthode choisie dépendra avant tout de l’organisation du système d’information au sein du cabinet. L’ensemble des données de la liasse fiscale est centralisé au sein d’une seule et même solution comptable ? Il conviendra de privilégier le traitement dossier par dossier. Ces éléments sont répartis au sein de logiciels distincts ? Il s’agira alors d’opter pour une approche thématique.

    Quelle que soit la méthode choisie, une règle demeure : toujours finir la tâche commencée, sous peine de rapidement perdre le fil !

    2. Établir un rétroplanning à partir du 18 mai

    Le mois de mai est marqué par de nombreux jours fériés et vous avez l’impression de manquer de temps ? Pas de panique ! Dressez un rétroplanning des tâches à effectuer avant la date limite de dépôt, le 18 mai 2018. Rien de tel pour s’organiser efficacement…

    Petite astuce Exact : pensez à vous ménager des plages horaires consacrées à la télétransmission des dossiers, mode de souscription privilégié par 80 % des entreprises.

    3. Répartir équitablement la charge de travail

    Répartir équitablement la charge de travail en fonction des compétences permet d’optimiser les performances de son équipe. Il s’agit donc de ménager les collaborateurs les moins expérimentés et confier aux profils confirmés les dossiers les plus compliqués.

    La répartition du travail passe aussi par l’évaluation de la taille des dossiers. Certains collaborateurs pourront gérer beaucoup de petits clients tandis que d’autres devront s’occuper uniquement des plus gros dossiers.

    4. Aiguiller les collaborateurs dans leur recherche d’information

    Ce n’est pas à vous que nous allons l’apprendre, la fiscalité est une matière extrêmement complexe et difficile à appréhender. Indiquer à vos collaborateurs des sources d’information fiables permet d’éviter les erreurs humaines tout en gagnant un précieux temps de recherche. Pensez à prévoir en amont les accès à des logiciels spécifiques.

    5. Vérifier la mise à jour de votre logiciel de production comptable

    Chaque année, la loi de finance votée au 31 décembre entérine de nouvelles dispositions en matière fiscale. Si les modifications apportées sont généralement succinctes, elles demeurent néanmoins susceptibles de se révéler profondément impactantes.

    Pensez à vérifier que votre éditeur a mis à jour la solution de production comptable utilisée par votre cabinet et, le cas échéant, assurez-vous de la fraîcheur des connaissances de vos collaborateurs.

    6. Gérer le stress

    Pas la peine de courir des marathons 5h du matin-minuit ! Le stress est source d’erreur… et peut mettre en péril votre santé ! Évitez les nuits passées au cabinet et profitez du temps libre pour décrocher. S’aérer l’esprit est primordial pour garder la tête froide et garantir l’exactitude des chiffres.

    Les 15 derniers jours sont peut-être les plus intenses. Mais gardez à l’esprit que l’organisation reste le maître mot. En suivant ces conseils, vous parviendrez à la ligne d’arrivée en un seul morceau et rendrez l’ensemble de vos liasses fiscales en temps, en heure… et sans erreur !

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