PME : Réussir sa transformation numérique grâce à un ERP adapté

Seulement 13% des PME françaises sont équipées d'un ERP (Progiciel de Gestion - Enterprise Resource Planning) performant. Pour quelle raison ? Principalement par manque de temps et de ressource. S’équiper d’un ERP intuitif, à un coût adapté, est un enjeu majeur pour les PME qui souhaitent réaliser des gains rapides en termes de pilotage de leur performance, les fameux quick wins.

Mais existe-t-il des acteurs capables d’offrir ce type d’outil ? Certains éditeurs comme Exact Online proposent désormais des ERP full web (Cloud) qui ne présentent pas de contrainte informatique. Ils sont parfaitement adaptés à toutes les tailles d'entreprises de la TPE à la belle PME, et permettent une montée en puissance et un ajout de fonctionnalités progressif.

Automatiser les tâches chronophages (pour se concentrer sur le business)

Les TPE et PME semblent exclues de l'automatisation du traitement de nombreuses tâches répétitives. Salariés et dirigeants se livrent encore trop souvent à ces tâches chronophages, leur consacrant du temps au détriment de la gestion, de la stratégie et du développement de l'entreprise. Il est urgent de les sortir de cette situation impactante pour leur performance et de les amener vers la transition numérique.

La digitalisation du cycle achats/ventes permet notamment de systématiser la transformation des devis et commandes en factures. C'est un vecteur reconnu d'amélioration du besoin en fonds de roulement (BFR).,Mais l'automatisation peut aller beaucoup plus loin. L'écriture comptable, le bon à payer et la proposition de paiement peuvent aussi être générés automatiquement. Dans ce cadre, il faut s’assurer que l’éditeur propose un ERP conforme à la réglementation française et capable de délivrer un fichier des écritures comptables (FEC) aux normes en vigueur, comme c’est le cas pour Exact Online.

En contrôle de gestion, il s'agira de pouvoir procéder à des contrôles aléatoires, obtenir des chiffres fiables et à jour, pour mener des analyses.Les travaux de reporting et d'analyses prévisionnelles, les rapprochements entre les données et les processus de validation en sont d'autres exemples.

Fluidifier les échanges de données en interne et en externe

L'unicité de l'information disponible dans le Cloud et mise à jour en temps réel présente un autre avantage. C’est la possibilité d'ouvrir un accès aux personnes habilitées, et de gérer la confidentialité des données. On l’appelle le master data, le socle informationnel de l'entreprise que les dirigeants peuvent partager ou non, selon leurs besoins.

La possibilité d'attribuer des droits spécifiques à chaque collaborateur de l'entreprise permet de contrôler les accès aux données en interne. Les droits sont attribués en fonction des besoins de chacun et du niveau de confidentialité indispensable. Ainsi, les dirigeants contrôlent les accès et savent qui peut lire, éditer ou modifier les données. C'est aussi la fin des échanges d’ emails et des informations en doublons.

Dans les relations avec les tiers, le même processus de gestion des accès peut permettre aux dirigeants d'ouvrir des droits spécifiques à des partenaires externes à l'entreprise. Qu'ils soient avocats, experts-comptables, conseiller en gestion de patrimoine ou consultants au sens large, l'ouverture de droits d'accès permet de gagner du temps : celui de l'envoi systématique d‘emails. Les modifications effectuées par chaque salarié ou partenaire sont visibles en temps réel pour tous les intervenants.

Néanmoins, il est essentiel de s’assurer des conditions d’hébergement des données. L’éditeur Exact bénéficie notamment de la certification ISAE 3402, certification internationale délivrée et contrôlée par l’IFAC (Fédération Internationale des Experts-Comptables).

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