El Colegio de Médicos de Cantabria mejora su productividad y la rapidez de los procesos con las soluciones de Exact

Escrito por Gijs Rosengarten. Publicado en Noticias

Madrid, 22 de septiembre de 2017.- El Colegio de Médicos de Cantabria (COMCAN), una institución con más de un siglo de historia, ha apostado por las soluciones de Exact para llevar a cabo la transformación y optimización de la gestión integrada de todos sus procesos, lo que le ha permitido mejorar en gran medida tanto el servicio a sus colegiados como el funcionamiento interno.

Fundado en 1882, el COMCAN agrupa a más de 3.400 profesionales que desarrollan su actividad en dicha comunidad autónoma. El COMCAN cumple una función social, no limitándose únicamente a la defensa de los intereses particulares de los profesionales incorporados al mismo (formación, servicios administrativos y jurídicos, etc.), sino también controlando la pureza del ejercicio profesional en beneficio de la sociedad y de la salud de los ciudadanos. Otro de sus objetivos es evitar el intrusismo y regular la actividad médica de los colegiados.

El COMCAN necesitaba una solución software para optimizar su gestión documental, así como para la automatización y ordenación de los procesos administrativos de la organización, claves para el negocio, de cara a optimizar los servicios que presta a sus colegiados y disponer de una solución integrada para la gestión completa de sus actividades.

Primeros pasos: optimización del Registro de entrada y salida

Para ello, el COMCAN implantó en primer lugar Exact Synergy para optimizar los procesos asociados al registro y almacenamiento de documentos, la gestión de la mayoría de procesos en la organización, así como mejorar la trazabilidad de las acciones con sus colegiados. El primer objetivo planteado era eliminar el papel y el correo electrónico en esta etapa centralizando toda la documentación a través de Exact Synergy. De esta manera, los procesos administrativos claves para la operativa de institución, el COMCAN ha conseguido reducir a la mitad el tiempo dedicado a gestionar la información, eliminando la necesidad de fotocopiar toda la documentación repetidas veces, facilitando la trazabilidad y el acceso permanente a cada documento para su utilización por parte del personal.

“El conocimiento que poseen nuestros empleados, clientes y proveedores, es uno de nuestros mayores activos. Sin embargo, los documentos se encontraban a menudo dispersos y fragmentados. Gracias a Exact Synergy hemos logrado optimizar en gran medida el funcionamiento del registro de entrada y salida de la información, clave para nuestro funcionamiento”, explica Nenad Jovanovic Mijatovic, gerente del COMCAN.

Exact Synergy permite crear cualquier tipo de documento, desde presentaciones hasta contratos y políticas, documentos escaneados, información sobre productos, manuales o informes. Los documentos, que se gestionan en cualquier formato — Word, Excel, Autocad, HTML, tif, pdf, etc. — pueden ser después almacenados digitalmente en una base de datos central y pueden localizarse fácilmente gracias a un potente motor de búsqueda a través del navegador web.

Tras esta primera puesta en marcha, las siguientes acciones se enfocaron a seguir utilizando la información disponible en Exact Synergy para optimizar las tareas clave de la organización: colegiaciones, contrataciones de servicios, planificación de tareas, la integración con los distintos periféricos, etc. En menos de seis meses la base de la gestión de procesos y documentos estaba operativa.

“Nuestro entorno de trabajo se modifica, crece y mejora gracias a la participación activa de las personas que trabajan en la organización, lo que a su vez retroalimenta y mejora los propios procesos. Y así lo reconocen las auditorias de calidad que COMCAN realiza anualmente. A día de hoy, todo el sistema de calidad de la organización se gestiona con Exact Synergy”, apunta Jovanovic.

Actualmente, COMCAN se encuentra en proceso de implementación del Portal de Clientes y de Exact Globe.

Mediante el Portal de Clientes, los colegiados podrán estar al día de las noticias corporativas, acceder a ofertas de formación y cursos, consultar convocatorias, hacer uso del servicio jurídico, reservar salas, acceder a sus datos y documentos, contratar servicios, interactuar con su Colegio de manera más eficiente y transparente.

Por otro lado, mediante la implantación de Exact Globe, la solución de backoffice de Exact, el COMCAN lleva a cabo la contabilidad y la facturación de una forma más sencilla y a su vez aprovecha la información incluida en Exact Synergy para trabajar de un modo integrado.

“Gracias a las soluciones de Exact hemos mejorado la productividad y podemos realizar una gestión integrada de todos los procesos, lo que se traduce en un mejor servicio a nuestros colegiados, a los ciudadanos y a la Administración Pública que son nuestros clientes en realidad”, finaliza el gerente del COMCAN.