10 razones por las que el cierre del año contable con Excel tiene que acabarse

Escrito por Exact. Publicado en Noticias

Y por qué ha llegado el momento de utilizar una solución adecuada para la consolidación

El cierre del ejercicio anual es una de las tareas más importantes de todo equipo financiero. Si usted termina inundado de hojas de cálculo, significa que se está complicando la vida innecesariamente. ¿Necesita más pruebas? Pues aquí tiene 10 razones por las que 2016 debe ser el último año que cierre sin la ayuda de una herramienta de consolidación.

1. La conciliación intercompany resulta demasiado tediosa

Lograr un consenso final en la gestión intercompany nunca resulta fácil y, a menudo, conlleva debates complejos que roban más tiempo del que se dispone. Recopilar todos los datos, alinearlos y asegurarse de que todos los asientos concuerdan y que se pueden eliminar aquellos asientos oportunos pone a prueba nuestras dotes en Excel - por no mencionar nuestra paciencia a lo largo de innumerables conferencias telefónicas (normalmente en zonas horarias distintas). Aunque a veces puede resultar divertido, siempre acaba siendo una fuente de estrés.

Una vez se hayan tomado las decisiones finales, se deben anotar las correcciones y eliminaciones correctamente de cara al futuro. Cuando echemos la vista atrás, si notamos que algo ha ido mal, es necesario poder encontrar de manera rápida y sencilla lo que hicimos durante la consolidación de datos. Por eso, cuanto más se pueda automatizar el proceso de transacción y eliminación de intercompany, además de la centralización de comentarios necesarios, mejor.

2. Las conversiones de divisas son siempre un dolor de cabeza

Si operamos en distintos países, lo más probable es que tengamos que jugar con la conversión de divisas. Hacerlo manualmente no es precisamente divertido. ¿Qué tipo de cambio vamos a usar? ¿Cómo hacemos frente a la demanda de utilizar diferentes tipos de cambio para el balance y el estado de pérdidas y ganancias? Una conversión de divisas (con opción a elegir entre tasas históricas, medias y actuales) totalmente integrada en la herramienta de reporting garantiza un proceso rápido y sin sobresaltos, además de la posibilidad de utilizar siempre un tipo de conversión constante. Algo que claramente no es posible con la actualización manual de las conversiones en hojas de cálculo.

3. Los procesos no estandarizados añaden una presión innecesaria

Si el negocio no funciona de la misma manera en todas las sedes podemos vernos arrastrados por los equipos menos eficientes, algo que resulta poco conveniente cuando se acercan las fechas de cierre.

¿Cuál es el progreso de cada división en el proceso de cierre mensual? ¿Tengo que empezar ya a pedir los primeros borradores? ¿Cuál será su grado de precisión? ¿Puedo ponerme a trabajar de inmediato o necesitaré volver a llamar a los equipos? ¿Y cuándo podré ofrecer al director financiero una indicación del resultado total?

Perseguir datos y tratar de cargar todos en el archivo maestro de consolidación nos roba un tiempo que deberíamos utilizar en analizar la información y estudiar posibles imprevistos. También dificulta mantener las promesas realizadas a otros compañeros. La clave es centrarse en crear procesos estandarizados en toda la empresa para poder recopilar y alinear la información rápidamente.

4. Los formatos de archivo dispares conllevan una carga innecesaria

Aunque los procesos de compilación y entrega de informes financieros estén estandarizados, pueden surgir problemas si los equipos locales trabajan con herramientas distintas y no entregan la información en un formato estandarizado.

Si la información llega en CSV y XLS, tenemos horas de trabajo por delante para convertir y alinear todos los datos sin perder ni corromper nada. La estandarización de los sistemas de TI y de los formatos de los informes es clave para disfrutar de rapidez y precisión, tanto en las divisiones locales como en el proceso de consolidación final.

5. La verdad tiene distintos sabores

La potencia de cálculo de Excel no es el único desafío. Al trabajar con distintas hojas de cálculo, y no con una herramienta única, podemos acabar con múltiples versiones del mismo informe. Y cada una con una información distinta.

Actualizar y compartir informes entre distintas partes hace que el control de versiones resulte casi inviable, algo que no podemos permitirnos con un auditor cerca. Al preparar el informe final de la empresa necesitamos estar seguros de que trabajamos con la versión más reciente, con todas las correcciones y eliminaciones intercompany acordadas. Una única fuente de verdad, sin posibilidad de trabajar con una versión obsoleta, es la única manera de garantizar que se debata la situación real.

6. La comunicación es caótica y confusa

Al final del proceso financiero, cuando se combinan los distintos informes, la comunicación entre todos los participantes es más importante que nunca. Si quedan dudas se deben resolver rápida y definitivamente. La forma de compartir la información es determinante en este sentido.

¿Cuáles son los canales disponibles y dónde se almacena la información? ¿Podemos estar seguros de que trabajamos siempre con la última versión? ¿Hay más de una persona trabajando en lo mismo de manera paralela? ¿Se puede conocer la situación en Asia sin que los compañeros tengan que estar disponibles las 24 horas?

Las empresas que usan una amplia selección de herramientas (desde el consabido teléfono hasta WhatsApp, Slack, sistemas de gestión de proyectos o el sencillo correo electrónico) para conversar con sus compañeros corren mayores riesgos. Lleva mucho tiempo y nadie puede estar 100 % seguro de que están trabajando en la cuestión correcta y de manera adecuada. Un entorno centralizado, con un único grupo de archivos adjuntos, comentarios e instrucciones, debe ser la norma a seguir. Todos los cambios deben resultar claros y todas las contribuciones deben poder rastrearse y auditarse.

7. Los presupuestos, previsiones e informes de reporting no están integrados

Es muy importante que los vínculos entre presupuestos, previsiones y rendimiento sean sólidos, de modo que resulte fácil compararlos y contrastarlos, así como identificar si algo no ha ido según lo previsto. Es la única manera de crear presupuestos realistas y previsiones precisas.

Trabajar en estos 3 aspectos con sistemas distintos no ayuda a impulsar mejoras. Alinear el objetivo original (el presupuesto) con las previsiones y los resultados requiere moverse en múltiples sistemas, así como la generación y comparación de informes que no se corresponden al 100 %. Además de tiempo y esfuerzo, este proceso se lleva parte de nuestra capacidad de utilizar nuestro conocimiento para aconsejar a la empresa.

8. No podemos profundizar en los informes desde la herramienta que los crea

Cuando aparece un error durante el proceso de consolidación, el estudio de las transacciones originales para buscar las causas tiene que realizarse en el propio software de gestión. Si, por ejemplo, el balance de una sub parece no estar sincronizado, el responsable de la consolidación tiene que determinar rápidamente si los asientos «correctivos» se han introducido directamente en el capital, y por qué. Esto puede convertirse en un gran rompecabezas.

Si intentamos solucionarlo con sistemas no integrados, tenemos por delante un importante desafío. La gestión financiera de la empresa, por un lado, y, por otro, las herramientas que usamos para alinear y consolidar los informes finales. Y todo sin poder comunicarse entre sí. Vincular lo que vemos en Excel con las transacciones a las que hacen referencia es un trabajo propio de detectives. Poder tener esta información con solo un clic nos ahorra tiempo y estrés, pero solo se puede conseguir integrando los asientos de consolidación y las transacciones financieras en un único entorno.

9. No es fácil mantenerse al día con la complejidad de su organización

Las organizaciones en crecimiento o con proyección internacional suelen tener estructuras extremadamente complicadas, especialmente si son muy activas en M&A. Intentar gestionar una estructura legal y administrativa en continuo cambio mediante hojas de cálculo resulta tan difícil como laborioso.

Mantenerse al día en una organización en crecimiento, copiando y pegando complejas fórmulas y tablas en hojas de cálculo no suele acabar bien. Una herramienta para la consolidación financiera es, por defecto, escalable para este tipo de organizaciones, a fin de facilitar un proceso de duplicación de la administración a medida que el negocio evoluciona.

10. Se ha autoconvencido de que MS Excel es una herramienta de consolidación

Puede que los puntos uno y dos no le apliquen, y que todo el mundo entregue sus hojas de cálculo según lo acordado. Tiene todo lo que necesita en un único formato, fácil de consolidar. Todo va bien. ¿O no?

Posiblemente, no. Si está convencido de que Excel es su amigo, no se olvide de todas esas fórmulas y macros que apenas entiende una única persona. La complejidad da lugar a errores. Un estudio reciente de la Universidad Tecnológica de Delft reveló que el 5 % de las hojas de cálculo empresariales contenían más de 100 errores. Cuando hablamos de datos empresariales que deben ser fiables, tiene que poder confiar en la herramienta que elige al 100 %. ¿Apostaría por que su hoja de cálculo es 100 % segura?

Hágase un favor

La consolidación es una responsabilidad y un desafío a partes iguales. Si se está sometiendo a una presión innecesaria al usar herramientas que no son lo suficientemente buenas, ha llegado el momento de parar. No tiene por qué seguir sufriendo.

Las herramientas de consolidación específicas crean un flujo de trabajo óptimo al integrar los datos financieros en el software de gestión. Al crear asientos diarios reales, se obtiene una trazabilidad clara de las correcciones realizadas, algo que no pasa en una hoja de cálculo. También ofrece un entorno centralizado al que todos pueden contribuir de manera eficiente, sin problemas con el control de versiones o la pérdida de datos. Una única fuente fiable de la situación más actualizada, directamente salida de la gestión financiera. Las conversiones de divisas son automáticas, así como la comparación y eliminación de intercompanies, las correcciones en el diario y el informe final.

Obtenga una visión precisa en menos tiempo y con menos riesgos y estrés. Ha llegado la hora de decir adiós a Excel. Pase página en 2017 y emplee los frutos de unos informes eficientes en impulsar su negocio hacia el futuro.

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