"Exact facilita la posibilidad de trabajar con un diseño local. ¡Era justo lo que estábamos buscando!"

Hoy en día, el autoservicio es el camino a seguir cuando los sistemas de gestión de personal se quedan obsoletos. Alewijnse, una empresa electrotécnica holandesa, compartía esta visión y tenía un objetivo: un sistema de gestión de Recursos Humanos unificado. Pero, ¿cómo conseguirlo cuando trabajas en siete países distintos, cada uno con diferentes requisitos locales y con empleados que a veces no tienen acceso a un ordenador?

Alewijnse es una empresa electrotécnica, pero su trabajo poco tiene que ver con las conexiones domésticas más habituales, sino que es complejo, a gran escala y muy especializado. "Por ejemplo, los grandes yates modernos cuentan con sistemas electrónicos avanzados, TIC, sistemas de navegación y de entretenimiento...", nos explica su director de Recursos Humanos, Wouter van de Loo. Esta empresa holandesa ha cimentado su prestigio internacional en su dilatada experiencia en instalaciones en los sectores marítimo e industrial. Alewijnse cuenta con más de 125 años de experiencia, 1200 empleados y trabaja en siete países distintos.


Un negocio familiar e internacional

La empresa se ha forjado un nombre gracias a sus conocimientos especializados. Los empleados de Alewijnse viajan en la actualidad a destinos tan variados como Rumanía, Vietnam, China o Curasao. "Una gran parte de nuestros empleados trabajan en proyectos en el extranjero, como Galați (al este de Rumanía), Francia, Indonesia o España. Tenemos presencia allí donde se construyen barcos, pero seguimos siendo un negocio familiar. En Alewijnse, todos nos conocemos". Pero la forma de trabajar en el extranjero no ha destacado nunca por su eficiencia. Según Wouter: "Nuestros sistemas no estaban interconectados. Por lo tanto, si alguien de Rumanía estaba trabajando en Holanda, no sabíamos cómo funcionaban allí aspectos como las tablas salariales o los sistemas de evaluación. Nuestros sistemas de personal utilizaban configuraciones locales. Sin embargo, si quieres una colaboración a gran escala, necesitas un sistema de registro sencillo, que no te obligue a rebuscar en los archivos. También queríamos una visión más completa y un mayor control sobre el desarrollo del talento. ¿Qué especialista teníamos trabajando en cada proyecto? ¿Estaba en el puesto más adecuado para poder sacar el máximo provecho a sus habilidades?"

Alewijnse quería un sistema de gestión de Recursos Humanos automatizado y moderno, con un Portal de Autoservicio para el empleado y el manager: "Muchos de nuestros empleados y responsables nos demandan una mayor visibilidad y más capacidad de autogestión. Es fácil de usar y ahorra un gran volumen de tareas administrativas. Por desgracia, aún tenemos que lidiar con las diferencias entre países. En Europa occidental vamos por delante en lo referente a la automatización. Pero en otros países las cosas funcionan de manera más tradicional y no es habitual que los empleados y sus superiores se ocupen ellos mismos de dichos asuntos. Pero es cuestión de tiempo".

¿Cómo se dice "número de la seguridad social" en rumano?

Ante tal cantidad de requisitos locales, encontrar un único sistema internacional no era tarea fácil. Queríamos uno que nos permitiera activar y desactivar funcionalidades, como el Portal de Autoservicio para Empleados, según nuestras necesidades. En palabras de Wouter: "No hay muchas organizaciones con un sistema verdaderamente internacional. A menudo, el sistema local es el punto de partida y los términos se traducen al inglés posteriormente. Pero, ¿cómo explicas a un compañero rumano qué es un número de la seguridad social? En ese país no existe, como tampoco existen las primas por seguro de desempleo, por ejemplo. Sin embargo, Exact ofrece la posibilidad de trabajar con diseños locales. ¡Justo lo que buscábamos!".

Alewijnse eligió Exact Globe y Exact Synergy. Con sus flujos de trabajo inteligentes, el método de trabajo es más o menos el mismo en todos los países. Wouter: "Exact nos ha ayudado a diseñar un flujo de trabajo eficiente. Creamos uno para cada necesidad, como cambios de dirección, solicitud de ausencias y solicitud de viajes al extranjero". Esa uniformidad ya está dando sus frutos y por eso Alewijnse está pensando en seguir ampliando el sistema: "Ya hemos añadido el registro de seguros y el registro de accidentes. En el futuro queremos hacer lo mismo con la gestión del rendimiento, para llevar un control de las competencias y la evolución de los empleados. Queremos aprovechar al máximo sus habilidades, lo que a su vez beneficiará a nuestros clientes".

El resultado: comodidad, visión y ahorro

El estrés administrativo de Alewijnse se ha reducido drásticamente: "Los empleados y los encargados introducen la información online, el departamento de Recursos Humanos recibe una notificación, la comprueba y listo. Cuando se completa el flujo de trabajo, el cambio se introduce de manera automática en el sistema, lo que ahorra multitud de pasos y llamadas telefónicas. Como Exact es una solución web, podemos iniciar sesión desde cualquier punto del mundo y procesar los flujos de trabajo. Cuando procesos tan básicos como estos funcionan sin problemas, a los empleados les queda más tiempo para desarrollarse, por ejemplo. ¡Al final, esta es la idea!".

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