Jeder Euro, den Sie einsparen, ist reiner Gewinn

Viele Unternehmen lassen sich die Möglichkeit entgehen, bei der Beschaffung erhebliche Einsparungen zu erzielen, erklärt Edward Burgers, Leiter von Global Procurement bei Exact. „Unternehmen, die ihre Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P) strukturieren, können ihren Gewinn um einige Prozent steigern. Und wenn Sie Ihre Ersparnisse in ein gutes Beschaffungsteam investieren, verdienen Sie zweimal so viel.“

Spielraum kommt vor dem Kauf

P2P bedeutet wörtlich „vom Kauf zur Zahlung“. P2P sollte durch Einbeziehung des Schritts vor dem Kauf erweitert werden. Hier gibt es die Möglichkeit, Geld zu verdienen, da Verhandlungsspielraum besteht. Viele Unternehmen arbeiten mit festen Lieferanten zusammen, bei denen der Preis nicht streng überwacht wird. Wenn Sie aktiv nach Preisen fragen und diese verhandeln, können Sie oft bessere Qualität für weniger Geld erhalten. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines einzigen Lieferanten für Ihre Beschaffung und die Vereinbarung einer Reduzierung.

Viele P2P-Prozesse basieren auf Formularen

Bei den meisten Unternehmen ist der P2P-Prozess viel zu aufwändig und in der Regel sind viel zu viele Mitarbeiter daran beteiligt. Der Prozess beginnt mit einem Anfrageformular für eine Bestellung, gefolgt von der Genehmigung durch den Budgetverantwortlichen. Nach der Auftragserteilung werden die Waren geliefert oder eine Dienstleistung wird erbracht. Die Kaufrechnung wird anschließend an das Verwaltungspersonal gesendet. Es prüft die Richtigkeit, organisiert die Genehmigung und leistet die Zahlung. Wir gestalten diesen Prozess für unsere Kunden so schlank wie möglich. Wir schaffen möglichst viel Wert, indem wir den Prozess möglichst einfach und sichtbar gestalten. Dadurch sparen wir viel Zeit und Geld.

Jeder Euro, den Sie bei Ihren Ausgaben sparen, ist reiner Gewinn

Viele Mitarbeiter in einem Unternehmen erfahren von einer Bestellung erst dann, wenn die Rechnung eingeht. Bei einem strukturierten Prozess ist dies viel früher sichtbar, und Sie werden nicht von finanziellen Verpflichtungen überrascht. Selbstverständlich arbeiten wir bei Exact auch mit unserer eigenen P2P-Software. Sie bietet jederzeit Einblicke in die Ausgaben unserer 24 Büros in 15 Ländern.

Wenn ich mich mit meinem IT-Leiter zusammensetze, kann ich ihm ein dynamisches Dashboard zeigen, das ihm zeigt, wie hoch seine IT-Ausgaben in dieser Woche in Asien sind. Wenn sich herausstellt, dass ein malaysisches Rechenzentrum deutlich teurer ist als eines in Amerika, kann dies einen triftigen Grund haben, zum Beispiel, weil dort IT-Dienste oder -Installationen teurer sind. Aber wenn Ausgaben einfach unlogisch sind, stehen Ihnen die Mittel zur Verfügung, darauf zu reagieren.

Es gibt hinterher keine Zweideutigkeit

In vielen Unternehmen wird durch eine altmodische Arbeitsweise Zeit verschwendet. Rechnungen werden per Post oder E-Mail versendet, Umschläge müssen geöffnet werden, jemand muss beurteilen, worum es sich handelt und an welche Abteilung oder an welchen Standort die Rechnung geschickt werden muss. Dann muss jemand die Lieferung des Geräts registrieren, damit die Rechnung anschließend zur Zahlung vorbereitet werden kann. Mit unserer P2P-Lösung ist von Anfang an klar, wie die Kosten gebucht werden müssen. Aufträge werden niemals ohne Genehmigung des Budgetverantwortlichen an Lieferanten gesendet. Dies verhindert Unklarheiten darüber, wer was bestellt hat und wer bezahlen muss. Wenn Sie diese Einsparungen in ein gutes Beschaffungsteam investieren, verdienen Sie zweimal!


Broschüre Exact für das Finanzwesen

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