10 Gründe dafür, Excel aus Ihrem Jahresabschluss zu verbannen

Warum es jetzt an der Zeit ist, auf ein angemessenes Konsolidierungstool umzustellen

Der Jahresabschluss ist für jedes Finanzteam eine ernste Angelegenheit. Wenn Sie bis zum Hals in Tabellen stecken, machen Sie Ihr Leben unnötig kompliziert. Noch nicht überzeugt? Nun, hier sind mindestens 10 Gründe, warum 2016 das letzte Jahr sein sollte, das Sie ohne spezielles Konsolidierungstool abschließen.

1. Die zwischenbetriebliche Abstimmung dauert viel zu lange

Innerhalb der zwischenbetrieblichen Verwaltung eine endgültige Übereinstimmung zu erzielen, ist niemals einfach und oft mit komplexen Diskussionen verbunden, die mehr Zeit kosten, als Sie haben. Das Sammeln und Abgleichen aller Daten sowie die Sicherstellung, dass alle zwischenbetrieblichen Einträge übereinstimmen und korrekt eliminiert werden können, verlangt ultimative Excel-Kenntnisse – ganz abgesehen von der Geduld, die Ihnen unzählige Telefonkonferenzen abverlangen (meist auch noch mit Mitarbeitern in anderen Zeitzonen). Das kann durchaus Spaß machen, bedeutet jedoch auch ebenso viel Stress.

Sind die endgültigen Entscheidungen erst einmal getroffen, müssen die vorgenommenen Korrekturen und Eliminierungen für später genau festgehalten werden. Wenn Sie zurückblicken – insbesondere wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas nicht stimmt – ist es wichtig, dass Sie die vorgenommenen Schritte zum Abschluss des Konsolidierungsvorgangs schnell und genau zurückverfolgen können. Und je stärker der zwischenbetriebliche Transaktions- und Konsolidierungsprozess zusammen mit dem Hinzufügen zentral erfasster Kommentare (wo notwendig) automatisiert werden kann, desto besser.

2. Währungstransaktionen sind ein Drama

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, haben Sie wahrscheinlich mit Währungskonvertierungen zu kämpfen. Die manuelle Durchführung ist kein Spaß. Welchen Umrechnungskurs sollen wir ansetzen? Wie unterstützen wir Forderungen nach der Verwendung unterschiedlicher Wechselkurse für die Bilanz und die GuV? Mit der durch das Berichtstool voll integrierten Währungskonvertierung (mit Optionen, zwischen historischen, durchschnittlichen und aktuellen Kursen zu wählen) geht der Prozess reibungslos und schnell vonstatten, ebenso wie der Vergleich mit einem konstanten Wechselkurs. Für die manuelle Aktualisierung der Tabellenformeln zur Durchführung der Konvertierungen trifft dies nicht zu.

3. Nicht standardisierte Prozesse erzeugen unnötigen Zeitdruck

Wenn das Geschäft nicht überall gleichermaßen gut läuft, kann es passieren, dass Sie durch weniger effiziente Teams ins Hintertreffen geraten – nichts, was man sich angesichts nahender Deadlines wirklich wünscht.

Wie weit ist jeder Geschäftsbereich mit seinem Monatsabschluss? Muss ich schon jetzt damit anfangen, hinter Anfangsversionen herzutelefonieren? Wird das, was ich erhalte, fehlerfrei sein? Kann ich direkt mit der Arbeit beginnen oder sind telefonische Rückfragen erforderlich? Und wann kann ich dem Finanzvorstand Anhaltspunkte zum Endergebnis liefern?

Die Jagd nach Daten und deren Übertragung in die Konsolidierungs-Stammdatei frisst die Zeit, die Sie eigentlich zur Analyse der Informationen und zur Aufklärung von Unregelmäßigkeiten nutzen sollten. Dadurch wird es auch schwierig, Ihren Kollegen Zusagen zu geben, die Sie tatsächlich einhalten können. Die Lösung ist die Entwicklung unternehmensweit standardisierter Prozesse, um Daten schnell ermitteln und abgleichen zu können.

4. Unvereinbare Dateiformate verursachen unnötige Probleme

Auch wenn der Prozess zur Erfassung und Lieferung der Finanzberichte standardisiert ist, kann er Ihnen Kopfzerbrechen bereiten, wenn lokale Teams mit verschiedenen Tools arbeiten und nicht alle ein standardisiertes Format liefern.

Wenn Informationen sowohl als CSV- als auch als XLS-Dateien geliefert werden, müssen Sie zunächst eine Menge Arbeit investieren, um die Daten ohne Verluste oder Fehler zu konvertieren und abzugleichen. Die Standardisierung von IT-Systemen und Berichtsformaten ist der Schlüssel für mehr Tempo und Fehlerfreiheit – sowohl in den lokalen Geschäftsbereichen als auch beim abschließenden Konsolidierungsprozess.

5. Die Wahrheit hat viele Gesichter

Die Rechenleistung von Excel ist nicht die einzige Herausforderung. Wenn Sie mit einer Tabellensammlung statt mit einem zentralen Tool arbeiten, haben Sie am Ende möglicherweise verschiedene Versionen ein und desselben Berichts – und alle zeigen unterschiedliche Informationen.

Die Aktualisierung und der Austausch von Berichtsdateien zwischen mehreren Beteiligten machen die Versionskontrolle praktisch unmöglich – nichts, was Sie sich leisten können, wenn der Wirtschaftsprüfer den Fortschritt prüfen möchte. Wenn Sie die endgültige Unternehmensabrechnung vorbereiten, müssen Sie sicher sein, dass Sie mit der aktuellsten Version einschließlich aller Korrekturen und vereinbarten zwischenbetrieblichen Eliminierungen arbeiten. Nur mit einer einzigen Quelle der Wahrheit und ohne die Gefahr, mit einer veralteten Version zu arbeiten, können Sie wirklich über die aktuelle Situation sprechen.

6. Kommunikation ist willkürlich und verwirrend

Am Ende des Finanzprozesses, wenn die verschiedenen Berichte zusammenfließen, ist die gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten besonders wichtig. Wenn zu diesem Zeitpunkt noch immer Unklarheiten bestehen, muss das Problem schnell und abschließend geklärt werden. Entscheidend hierfür ist die Art und Weise, wie Informationen ausgetauscht werden.

Welche Kanäle werden genutzt und wo werden die Informationen gespeichert? Können alle Beteiligten sicher sein, dass sie immer auf die allerneueste Kommunikation zugreifen? Oder arbeiten mehrere Personen parallel an den gleichen Fragen? Können Sie die aktuelle Situation in Fernost prüfen, ohne dass Kollegen dort rund um die Uhr verfügbar sind, um Ihren Anruf entgegenzunehmen?

Unternehmen, die eine Reihe von Tools (vom guten alten Telefon hin zu WhatsApp, Slack, Projektmanagementsystemen oder einfachen E-Mails) zur Kommunikation mit Ihren Kollegen benutzen, gehen ein beträchtliches Risiko ein. Die Kommunikation ist langsam und niemand kann zu 100 % sicher sein, dass die richtigen Fragen auf richtige Weise bearbeitet werden. Eine zentrale Umgebung mit einem Satz Anlagen, Kommentaren und Erläuterungen sollte der Standard sein. Alle Änderungen müssen eindeutig sein, und alle Beiträge sollten zurückverfolgbar und prüfbar sein.

7. Budgetierung, Prognosen und Berichterstattung sind nicht integriert

Für ein Unternehmen sind stabile Verknüpfungen zwischen Budget, Prognose und Leistung wichtig. Nur so können diese Komponenten schnell und einfach verglichen und gegenübergestellt werden, damit – sollte etwas nicht plangemäß verlaufen – genau bestimmt werden kann, an welcher Stelle das Problem liegt. Dies ist der einzige Weg, einen positiven Verbesserungszyklus für realistische Budgetierung und genaue Prognose zu schaffen.

Arbeitet man mit diesen 3 Bezugssystemen in unterschiedlichen Systemen, trägt dies nicht zur Verbesserung bei. Das Abgleichen des ursprünglichen Ziels (Budget) mit den Prognosen und Folgeergebnissen erfordert Maßnahmen in mehreren Systemen und die Generierung und den Vergleich von Berichten, bei denen ein nahtloser Abgleich nicht möglich ist. Dies ist nicht nur zeitraubend und kompliziert, es untergräbt auch Ihre Fähigkeit, Ihre Erkenntnisse zum Vorteil des Geschäfts einzusetzen.

8. Sie können die Details Ihrer Berichte nicht mit dem Tool einsehen, mit dem sie erstellt wurden

Wenn im Konsolidierungsprozess eine Frage auftaucht, müssen mögliche Ursachen oder Erklärungen im ERP-System überprüft werden. Wenn beispielsweise eine Unterbilanz Abweichungen aufweist, muss der Konsolidierungsmanager schnell feststellen, ob „Berichtigungsbuchungen“ direkt im Eigenkapital vorgenommen wurden. Und warum. Um dies herauszufinden, müssen unter Umständen viele einzelne Puzzleteile miteinander verbunden werden.

Wenn Sie versuchen, dieses mit nicht integrierten Systemen zu lösen, stehen Sie vor einer Herausforderung. Sie haben auf der einen Seite die Finanzverwaltung des Unternehmens und auf der anderen Seite das Tool, das Sie zum Abgleich und zur Konsolidierung Ihrer Endberichte benutzen – und beide reden nicht miteinander. Die Herstellung einer Verbindung zwischen den Daten, die in Excel erfasst sind, und den Transaktionen, die zu diesen Einträgen geführt haben, kann nur manuell erfolgen und erfordert detektivischen Spürsinn. Diese Informationen auf Knopfdruck zu erhalten, würde Sie deutlich schneller zum Ziel führen. Dies bleibt jedoch ein Wunschtraum, solange Ihre Konsolidierungseinträge und die Finanztransaktionen nicht in der gleichen Umgebung integriert sind.

9. Es ist gar nicht so einfach, mit der Komplexität Ihres Unternehmens mitzuhalten

Schnell wachsende oder international tätige Unternehmen können extrem komplizierte Unternehmensstrukturen besitzen – besonders, wenn das Unternehmen an Fusionen und Übernahmen beteiligt ist. Der Versuch, die sich ständig ändernde Rechts- und Verwaltungsstruktur eines Unternehmens in Tabellen zu verwalten, kann kompliziert und arbeitsintensiv sein.

Bei einem wachsenden Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben, indem man komplexe Formeln und Tabellen kopiert und einfügt, führt selten zum gewünschten Ergebnis. Ein zweckbestimmtes Konsolidierungstool für diese Art von Organisationen ist skalierbar, erleichtert das Replizieren von Verwaltungsbereichen bei einem sich entwickelnden Unternehmen und macht es sicherer.

10. Sie haben sich selbst davon überzeugt, dass MS Excel ein Konsolidierungstool ist

Vielleicht treffen die Punkte eins und zwei nicht zu, und jeder liefert seine Tabellen wie vereinbart. Sie haben alles in einem Dateiformat – leicht abzugleichen und zu konsolidieren. Kein Grund zur Sorge. Vielleicht.

Vielleicht aber auch nicht. Auch wenn Sie sicher sind, dass Excel Ihr Freund ist, sollten Sie nicht vergessen, wie viele Formeln und Makros dort auftauchen, die nur eine Person wirklich versteht. Komplexität schafft Raum für Fehler. Eine kürzlich durchgeführte Studie der TU Delft zeigte, dass 5 % der Tabellen von Unternehmen über 100 Fehler enthielten! Wenn es um einen aktuellen und vertrauenswürdigen Blick auf Ihr Unternehmen geht, brauchen Sie Werkzeuge, die zu 100 % zuverlässig sind. Was würden Sie darauf wetten, dass Ihre Tabellen zu 100 % fehlerfrei sind?

Tun Sie sich selbst einen Gefallen

Konsolidierung ist eine höchst verantwortungsvolle Aufgabe. Und gleichermaßen eine Herausforderung. Wenn Sie sich selbst durch die Verwendung unpassender Tools unnötigem Druck aussetzen, sollten Sie jetzt damit aufhören. Es ist vollkommen unnötig.

Spezielle Konsolidierungstools sorgen durch Integration der ERP-Quelle der Finanzdaten für einen nahtlosen Fluss des gesamten Prozesses. Durch aktuelle Journaleinträge können vorgenommene Korrekturen eindeutig zurückverfolgt werden – mit einer Tabelle funktioniert das nicht. Sie bieten zudem eine zentrale Umgebung, zu der jeder effektiv beitragen kann – kein Kopfzerbrechen mehr über Versionskontrolle und fehlende Informationen. Nur eine zuverlässige Quelle zur topaktuellen Situation direkt aus der Finanzverwaltung. Kursumwandlungen sind automatisiert, ebenso zwischenbetrieblicher Abgleich und Eliminierung, Journaleinträge und Endberichterstattung.

Erstellen Sie schneller, mit geringerem Risiko und weniger Stress ein genaues Bild. Es ist Zeit, sich von Excel zu verabschieden. Schlagen Sie im Jahr 2017 ein neues Konsolidierungskapitel auf und nutzen Sie die gewonnene Zeit, um Ihr Unternehmen anhand der Berichtsergebnisse voranzubringen.

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