„Freihändige“ Buchhaltung ist eine Reise, kein Ziel

Freihändige Buchhaltung ist eine Reise, kein Ziel

Weitreichende Digitalisierung ist der neue Standard in der Finanzierung. Intelligente, voll automatisierte Prozesse eliminieren manuelle Transaktionen und komplexe Kalkulationstabellen. Sie sorgen für eine „freihändige“ Buchhaltung, wie sie bei Exact bekannt ist. Exact CFO Onno Krap und Kevin Mottard, Manager der niederländischen CFO-Community bei Alex van Groningen, erläutern die radikalen Auswirkungen der Digitalisierung auf Unternehmen.

Wie sieht der Grad der Digitalisierung bei Exact aus? Gehen Sie als Entwickler und Anbieter von Business Software mit gutem Beispiel voran?

Krap: „Wir prüfen ständig alle manuellen Tätigkeiten, was zur Beseitigung der meisten manuellen Transaktionen geführt hat. Mit diesem hohen Automatisierungsgrad können wir uns auf die Ausnahmen konzentrieren, die wir langfristig ebenfalls digitalisieren möchten.“

Ist die Technologie die einzige Ursache für einen radikalen Wandel in Unternehmen?

Krap: „Bei der freihändigen Buchhaltung (auch als robotergesteuerte Buchhaltung bekannt) ist die Technik nur ein Teil der Geschichte – und vielleicht noch nicht einmal der komplexeste Teil. Die freihändige Buchhaltung steht in engem Zusammenhang mit der Gestaltung der Organisation (Menschen) und der Prozesse. Die Technologie ist das letzte Puzzleteil, das alles ermöglicht. Im Hinblick auf Exact könnte hier vielleicht ein wenig Geschichte hilfreich sein. Wir sind eine globale Organisation mit Geschäftsstellen in 17 Ländern. In der Vergangenheit haben verschiedene örtliche Geschäftsstellen auf ihre eigene Weise Prozesse implementiert. Die Automatisierung ist nicht sehr sinnvoll, wenn man nur einige nicht standardisierte Transaktionen an verschiedenen Orten durchführt.

Als ich im Jahr 2012 hier anfing, haben wir uns auf die Themen Zentralisierung, Standardisierung und Automatisierung konzentriert. Jetzt werden alle unsere Standorte von einer Back-Office-Organisation bedient, die sich auf drei Standorte konzentriert: Delft, Kuala Lumpur und die USA. Routinemäßige Transaktionen werden zentral verarbeitet. Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt zum Beispiel vollständig in Kuala Lumpur. Dadurch konnten wir an diesem Standort für ein großes Transaktionsvolumen sorgen. Zu diesem Zweck haben wir aus unseren verschiedenen lokalen Einkaufsverfahren einen einzelnen globalen Prozess vom Kauf bis zur Bezahlung entwickelt. Bei diesem vollautomatischen Prozess können Lieferanten von beliebigen Orten auf der Welt eine Rechnung senden, die dann eingelesen und mit einer vom Budgetverantwortlichen autorisierten Bestellung abgestimmt wird. Gleichzeitig arbeiten wir mit unseren Lieferanten zusammen, um ein möglichst großes Maß an digitaler Abrechnung anzubieten. Denn dies führt auch zur Verbesserung unseres eigenen Prozesses. Diese Art der Transformation betrifft die gesamte Organisation und deren Umgebung und hat einen großen Einfluss auf Menschen und Prozesse. Und wie Sie in diesem Beispiel sehen können, ist Technologie der letzte Schritt.

Wir haben die Erfahrungen, die wir bei der Gestaltung des Prozesses vom Kauf bis zur Bezahlung gemacht haben, auf die restlichen finanziellen Funktionen angewandt. Dies wurde nun vollständig in drei globalen Prozessgruppen etabliert. Offiziell sind sie als Kauf bis Bezahlung, Bestellung bis Geld und Aufzeichnung bis Bericht bekannt. Für jeden dieser Prozesse haben wir globale Prozessverantwortliche ernannt, die weltweit für die effizienteste und effektivste Gestaltung der Prozesse verantwortlich sind.“

Haben andere CFOs ebenso gute Kenntnisse im Bereich Technik wie Onno Krap?

Mottard: „Viele Unternehmen beseitigen, was von Natur aus sinnvoll ist. Große Unternehmen begannen damit vor fünf oder sechs Jahren und haben es schon weit gebracht. KMU begannen vor drei Jahren. Doch Digitalisierung um der Digitalisierung willen ergibt keinen Sinn. Die eigentliche Frage ist, wie Sie die Digitalisierung anwenden, um Ihr Unternehmen voranzutreiben. Die Robotisierung kann ein Schwungrad für die Effizienz sein. Aber Effizienz ist nicht gleich Wirksamkeit. Es geht auch um die Mitarbeiter. Wir gehen zu oft davon aus, dass die Mitarbeiter mit den laufenden Entwicklungen Schritt halten. Aber einem alten Fuchs neue Tricks beizubringen, geht nicht immer. Vielleicht sollte für bestimmte Mitarbeiter ein alternativer Platz in Erwägung gezogen werden. Denn wenn Prozess A automatisiert wird, heißt das nicht unbedingt, dass die gleiche Person auch mit Prozess B zurechtkommt. Manche Menschen entwickeln sich weiter, andere muss man gehen lassen. Auf diese Weise können andere Profile angeschafft werden.“

Auf welche Weise kann Exact andere Unternehmer durch die „freihändige“ Buchhaltung unterstützen?

Krap: „Dies geschieht auf unterschiedliche Weise. Um bei meinem vorherigen Beispiel des Prozesses vom Kauf bis zur Bezahlung zu bleiben: Die Rechnungsstellung ist altmodisch, doch wir versenden immer noch viele Rechnungen. Der Grund dafür ist, dass sie schwer zu standardisieren sind. Die Regierung hat vor kurzem vorgeschrieben, dass alle neuen Lieferanten Rechnungen in UBL (Universal Business Language) einreichen müssen. Sie können also mit der Regierung nur dann Geschäfte machen, wenn Sie UBL verwenden. Große Unternehmen verlangen häufig von Lieferanten, Rechnungen in einem standardisierten Format einzureichen. Wir bemühen uns wirklich, niederländische Unternehmen auf elektronische Rechnungen umzustellen. Nicht nur, weil Scannen und Erkennen und E-Invoicing Produkte sind, die wir entwickelt haben, sondern weil es einfach die Wirtschaft vorantreibt und viel Zeit und Geld spart.“

An welcher Stelle hören diese Entwicklungen auf?

Krap: „Sie hören nie auf, es ist eine Reise. Man bastelt an einem Tag nicht nur an ein paar Aufgaben herum und kann am nächsten Tag alle Finanzprozesse freihändig bewältigen. Das Image der Finanzfunktion ändert sich rasch. Weniger Mitarbeiter verarbeiten Transaktionen, während vergleichsweise mehr Mitarbeiter Informationen analysieren, was zu einer besseren Unternehmensverwaltung beiträgt.“

Welche Entwicklungen bestimmen die Zukunft der Finanzabteilung?

Mottard: „Heutzutage sprechen wir ständig über Störungen, darüber, wie Unternehmen wie Uber und Airbnb ganze Märkte stören. Aber manchmal scheitern Unternehmen, weil die Organisation zu komplex und zu bürokratisch ist und keine kritischen internen Diskussionen stattfinden. In einer idealen Organisation gehen wir Probleme an, fordern uns immer wieder gegenseitig heraus, schlagen Ideen vor und konzentrieren uns auf den Kunden. Man kann zehn leitende Angestellte Ideen generieren lassen oder den Ideenreichtum von Tausenden von Menschen in der gesamten Organisation nutzen. Es ist entscheidend, dass die Finanzabteilung das Nötige standardisiert und automatisiert. Sie sollte jedoch für unternehmerische Initiative auch ausreichend Platz lassen. Ansonsten wird zu viel von oben gesteuert, was eine Verschwendung von Talent ist. Die Beteiligung der Mitarbeiter ist meiner Meinung nach wichtiger als der Grad der Automatisierung.


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