Freihändige Buchhaltung: Lassen Sie Roboter die Arbeit erledigen

Freihändige Buchhaltung: Lassen Sie Roboter die Arbeit erledigen

Wird es nicht noch eine ganze Weile dauern, bis Roboter im Finanzwesen zum Einsatz kommen? Ganz und gar nicht. Sie sind näher als man denkt. Und das bedeutet, dass die Finanzverwaltung automatisch abgewickelt werden kann. Sollten sich Sachbearbeiter im Finanzwesen Gedanken machen?

Digitaler Wandel

Von virtuellen Assistenten bis hin zu Kundenservice-Chatbots: Roboter erobern unser tägliches Leben mehr und mehr. DeepMind von Google und Watson von IBM gehen noch einen Schritt weiter. Diese Supermaschinen nutzen globale Datenbanken auf eine völlig neue Art und Weise. Und mit einer Geschwindigkeit, die noch vor wenigen Jahren unvorstellbar war.

Neue Technologien spielen bei der Entwicklung aktueller Geschäftssoftware eine wichtige Rolle, da sie Maschinen bisher ungeahnte Verbesserungen ermöglichen. Dies geschieht durch Algorithmen, die Analyse großer Datenmengen und die Umwandlung dieser Daten in Kenntnisse. ERP-Software ergab sich beispielsweise aus der Automatisierung einer Reihe von Aufgaben und dann aus der vollständigen Automatisierung und direkten Verarbeitung aller Aufgaben und Antworten ohne menschlichen Eingriff. Kein Wunder, dass sich dies extrem positiv auf die Geschwindigkeit und den Wirkungsgrad der Geschäftsprozesse ausgewirkt hat. Wenn Sie diese Art intelligenter Software bei häufig wiederkehrenden Tätigkeiten einsetzen, wird das Risiko, das mit menschlichen Handlungen verbunden ist, auch eingegrenzt.

Eine ernsthaft zu erwägende Option

Die Automatisierung und Robotisierung von Verwaltungs- und Finanzabläufen sind Optionen, die gründlich erforscht werden müssen, da sie Ihre Chancen, die Mitbewerber hinter sich zu lassen, um einiges verbessern können. Manuelle Aktionen werden weniger, wodurch mehr Zeit für andere Tätigkeiten bleibt, die für das Geschäft wertschöpfender sind. Durch eine bessere Kontrolle der Daten erhalten Sie auch ein besseres Verständnis möglicher Erfolge und Risiken.

vFreihändige Buchhaltung steht möglicherweise noch nicht für die vollständige Integration zur Verfügung, bietet jedoch mehrere Optionen, die sofort umgesetzt werden können. Der erste Schritt besteht darin, Prozesse mit einer großen Anzahl sich wiederholender Tätigkeiten genau abzubilden und zu analysieren. Anschließend können manuelle Tätigkeiten durch den richtigen Einsatz der entsprechenden Technologie deutlich verringert werden. Folgende Prozesse sollten erwägt werden:

  • Der O2C-Prozess besteht aus zahlreichen manuellen Aktionen, die erfolgreich automatisiert werden können. Wenn Rechnungen nicht länger als PDF-Dateien per E-Mail, sondern mit UBL2.1 versendet werden, können sie sofort in die Verwaltung einbezogen werden. Missverständnisse und verspätete Zahlungseingänge gehören dann im Grunde genommen der Vergangenheit an. Was auch gut ist, denn Recherchen ergeben, dass es für 62 % der Unternehmen schwierig ist, fristgerecht bezahlt zu werden (die Debitorenlaufzeit ist zu lang*). Mithilfe eines digitalen Prozessdesigns werden Standardzahlungen automatisch verarbeitet, wobei ein menschliches Eingreifen nur bei Unregelmäßigkeiten oder Ausnahmen erforderlich ist.
  • Der P2P-Prozess besteht aus einer Großzahl an Standard- und Wiederholungstätigkeiten, insbesondere im Hinblick auf eingehende Rechnungen. Diese lassen sich leicht durch Scan-Software digitalisieren. Mitarbeiter müssen also keine Transaktionen mehr eingeben – eine einfache Überprüfung ist erforderlich. Zukünftig wird noch nicht einmal diese menschliche Überprüfung nötig sein. Rechnungen werden automatisch nach bestimmten Schuldnern bearbeitet. Beträge werden gescannt und, wenn richtig, wird die Rechnung zur Finanzverwaltung hinzugefügt. So einfach kann es sein.
  • Sehen wir uns zum Schluss die Möglichkeiten für Berichte an. Das Zusammenstellen der monatlichen Berichte nimmt durchschnittlich 7 Werktage pro Monat in Anspruch. Wenn Ihr Unternehmen über verschiedene Verwaltungen verfügt, benötigen Sie zusätzliche Hilfe und eine Möglichkeit, diesen Vorgang zu beschleunigen. Im Allgemeinen verbringt man 80 % der Zeit damit, das Zahlenmaterial zusammenzustellen und die restliche Zeit damit, Sachen abzuklären. Bei der freihändigen Buchhaltung lassen sich diese Prozentanteile möglicherweise umkehren. Mit zentralisierten Stammdaten, standardisierten Prozessen und Systemprüfungen können Sie viel genauer arbeiten und die Zahlen mit Zuversicht nutzen.

Die richtige Denkweise

Geht es nur darum, die richtigen Lösungen und Technologien zu erwerben? Leider ist es nicht ganz so einfach. Es ist entscheidend, Prozesse zu analysieren und zu bestimmen, an welchen Stellen Menschen immer noch unnötige manuelle Arbeit durchführen.

Außerdem muss die Rolle der Finanzfachkraft weiterentwickelt werden: Wie können Sie die neuesten Technologien einsetzen? Welche Vorteile würden diese Technologien für Ihre Funktion bedeuten? Und für die Firma selbst? Wie können Sie die Digitalisierung und Robotisierung strategisch einsetzen? Nehmen Sie eine beratende Rolle für die gesamte Organisation ein und sorgen Sie dafür, dass die Finanzposition für alle unentbehrlich ist.

*Exact Barometer 2016 ist eine Umfrage, die von Exact unter KMU (50–250 Mitarbeiter) in den Niederlanden durchgeführt wurde.


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