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Cleanlight: Grünes Light für die Digitalisierung


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Das perfekte Licht für technisch anspruchsvolle Räume zu schaffen – das ist die Profession der CLEANLIGHT GmbH aus Arnsberg im nordrhein-westfälischen Sauerland. Das Unternehmen hat sich neben der Sonder-, Verkaufsraum- und Bürobeleuchtung vor allem auf die Illumination von Reinräumen spezialisiert, in denen es in besonderem Maße auf Reinheit und Hygiene ankommt, wie in der Medizin oder der pharmazeutischen Industrie. Durch eine ausschließlich auftragsbezogene Fertigung kann CLEANLIGHT ganz flexibel die individuellen Wünsche von Bauherren, Planern, Architekten und Installateuren berücksichtigen.

Was ist Ihre größte unternehmerische Herausforderung?

CLEANLIGHT nutzte eine Standard-Warenwirtschaft, die im Lizenzmodell fest auf dem lokalen Server der Firma installiert und für vier Arbeitsplätze freigegeben war. Im Zuge des Unternehmenswachstums stieß diese jedoch immer mehr an ihre Grenzen. Ihr fehlten bestimmte Funktionalitäten wie etwa eine Stücklistenverwaltung oder Lagerbestandsbuchungen, die für das Unternehmen mit steigender Auftragslage immer wichtiger wurden. Bis dahin hatte CLEANLIGHT diese Funktionen manuell erledigt – mit großem Zeitaufwand und einer Anfälligkeit für Fehler. Auch machte die stationäre Installation einen mobilen Zugriff auf Daten wie Lagerbestand, Auftragslage oder auch Finanzbewegungen unmöglich. Das ist besonders ungünstig, da CLEANLIGHT bundesweit aktiv ist. Also entschied Holger Engelmann, Geschäftsführer bei CLEANLIGHT, sich auf die Suche nach einer neuen, passenderen Lösung zu machen.
Im Gespräch mit seinem Steuerberater Marco Czeczka bei der Sozietät Czeczka & Heimann aus Dortmund, der für CLEANLIGHT die komplette Buchhaltung sowie den Monats- und Jahresabschluss erledigt, erfuhr er von Exact. „Mein Steuerberater schlug mir Exact vor“, erzählt Holger Engelmann. „Nicht nur, weil Exact eine vollständige Warenwirtschaft beinhaltet, sehr intuitiv zu bedienen ist und als Cloud-Software mehr Flexibilität bietet. Sondern auch, weil wir damit wesentlich effizienter und enger zusammen arbeiten können“, ergänzt Engelmann. Bislang wurden Belege von CLEANLIGHT an DATEV gefaxt, dort verarbeitet und dann an Marco Czeczka übergeben, der schließlich die Buchungen kontrolliert und freigegeben hat. Dieser Prozess ließe sich vereinfachen und verkürzen. Gemeinsam entschieden sie sich also zu einer Testphase.

Wie hilft Ihnen Exact dabei?

Zunächst im Test, später im Live-Betrieb kommt Exact für Produktion, eine Online Business Software mit komplett integrierter Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und einem Kundenmanagement-System (CRM) zum Einsatz. Die Software erlaubt, direkt mit dem Steuerberater online zu kollaborieren und Daten mit DATEV auszutauschen. Exact lässt sich als Cloud-Software ganz einfach über das Internet mit dem Browser nutzen, egal wo sich der Anwender gerade befindet. Das macht den Einsatz auch auf mobilen Geräten wie Tablets oder dem Smartphone sehr attraktiv, für die Exact kostenfreie Apps bereitstellt. Eine Installation, Lizenz oder Ähnliches entfallen. Stattdessen bezahlt der Kunde nach dem monatlichen Nutzungsumfang.

Ich empfehle Exact für:

Zunächst freut Holger Engelmann, dass er für den Einsatz seiner neuen Exact-Software nicht in neue Hardware investieren oder eine zusätzliche Infrastruktur einrichten muss. Stattdessen kann er die Software einfach mit seinem Browser, Tablet und Smartphone nutzen. Das gibt ihm als Geschäftsführer die Flexibilität, auch unterwegs auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können.
Exact unterstützt ihn nun bei allen Standardprozessen: Vom Auftrags- und Wareneingang über die Kommissionierung der Waren im Lager bis zur Montage, Dokumentation und Abrechnung. Das manuelle Verwalten von Daten, Artikeln oder Stücklisten entfällt zugunsten einer durchgängigen, elektronischen Steuerung aller Abläufe. Sogar bis zum Steuerberater.
Alle Eingangsbelege erfasst CLEANLIGHT jetzt elektronisch zentral in Exact. Das System erzeugt daraus automatisch einen Buchungssatz. Auf diesen hat Steuerberater Czeczka nun den direkten Zugriff, kann ihn kontrollieren und freigeben. „Die Online-Zusammenarbeit beschleunigt die Buchhaltung enorm“, freut sich Czeczka. „Das gibt mir als Berater mehr Freiräume, meinen Mandanten auch in steuerrechtlichen Fragen der Unternehmensführung zu begleiten. Denn wir beide arbeiten mit derselben Datenbasis.“ Für das Unternehmen bedeutet diese Form der Kollaboration auch eine Kostenersparnis: CLEANLIGHT kann Belege nun selbstständig digital erfassen, über einen Scanner oder ein Smartphone-Foto in Exact einlesen und dort verarbeiten.

Sie möchten mehr über Exact erfahren? Besuchen Sie www.exact.com/de.


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