AIESEC in Deutschland zentralisiert Buchhaltung mit Exact

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Die Organisation AIESEC ermöglicht es Studenten auf der ganzen Welt, durch Führungserfahrungen in gesellschaftlich relevante Rollen zu wachsen. Ziel von AIESEC ist es, durch die enge Verknüpfung zwischen Studium und Wirtschaft und durch die Möglichkeit internationaler Praktika zukünftige Führungspersonen mit den Gestaltern von heute zusammenzubringen.

Was ist Ihre größte unternehmerische Herausforderung?

AIESEC in Deutschland setzte bereits seit vielen Jahren für seine Finanzbuchhaltung die On-Premise Lösung Exact Globe ein. Diese musste bei jedem Komitee vor Ort installiert, eingerichtet und administriert werden. Die Mitarbeiter in den Komitees nutzten die Software für die Finanzbuchhaltung und der Bundesvorstand musste die Ergebnisse für den Jahresbericht dann konsolidieren. Der Aufwand, die Systeme auf dem aktuellen Stand zu halten, war hoch und mit Reisen verbunden. Auch hatte der Bundesvorstand keine Kontrollmöglichkeit. Im Jahr 2010 stieg AIESEC auf Remote-Desktop-Server um, doch mit begrenzten Server-Kapazitäten. Der Verband suchte nach einer Lösung, die eine zentrale Einrichtung und Administration sowie den kontrollierten Zugriff auf alle Daten der Lokalkomitees mit nur einem Klick ermöglicht.

Wie hilft Ihnen Exact dabei?

„Wir sind so begeistert von der neuen Online-Lösung, dass wir sie auch unseren Nachbarn in Europa vorschlagen werden.“ Im Jahr 2014 entschied sich AIESEC in Deutschland für die Umstellung auf Exact. Die Migration ließ sich einfach realisieren und die Lösung zentral für alle Standorte einrichten. Der Verband steuert mit der Online-Software nun die gesamte Finanzbuchhaltung. Die Lösung vereinfacht und beschleunigt betriebliche Abläufe enorm. Auswertungsfunktionen und Übersichten unterstützen die strategische Organisationsführung. Neue steuerliche und buchhalterische Vorgaben aktualisiert Exact in der Software automatisch. Der Nutzer profitiert von einem stets aktuellen und rechtskonformen System. Zudem unterstützt die Software die automatische Buchhaltung mit Kontenabgleich. Exact schlägt automatisch Konten vor und prüft die Buchungen gleichzeitig auf Plausibilität. Dies entlastet die AIESEC-Mitarbeiter.

Ich empfehle Exact für:

„Exact erleichtert unsere Finanzbuchhaltung sehr. Wir profitieren von einer besseren Kontrolle, erhöhter Transparenz, mehr Sicherheit und weniger Aufwand in unseren Rechnungslegungsprozessen. Die Berater von Exact haben sich aktiv an der Ideenfindung, zum Beispiel für ein sehr feingliedriges Rechtemanagement, beteiligt, waren immer erreichbar und leisteten hervorragende Unterstützung. Sie haben alle unsere Anforderungen vorbildlich umgesetzt.“ AIESEC in Deutschland profitiert nun von einer einheitlichen Datenbasis: Zentral lassen sich Informationen, beispielsweise für Reportings, mit nur einem Klick abrufen. Performance-Probleme gehören der Vergangenheit an. Die gesamten Prozesse rund um Installation, Customizing, Administration und Wartung der Software haben sich deutlich vereinfacht und lassen sich leichter abstimmen. Auch die Zugriffsrechte lassen sich besser steuern. Zudem hat sich die Sicherheit von Daten und Buchhaltungsprozessen signifikant erhöht, da die Lösung nicht mehr vor Ort installiert ist.

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