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易科助力金色号角吹响服务业管理美妙新乐章

北京金色号角影视策划有限公司创办于1992年,主要为客户提供一体化的视频服务解决方案。金色号角的主营业务包括:企业宣传片;产品服务宣传片、广告片;城市形象宣传片;会议、庆典、大型公关活动视频服务;个人影像服务;网络视频服务;频道栏目品牌策划及整体包装;前期拍摄、现场转播服务;制片服务;前后期影视设备租赁;后期机房服务;动画设计;后期合成包装;配音、配乐、音乐合成;出版级VCD、DVD制作、复制;视频网络发布等。作为一家专业的影视策划公司,金色号角服务众多知名品牌客户,影视服务业务遍及全国,是影视服务行业的第一品牌。

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行业:影视制作行业

员工数: 100多人

解决方案包括:Exact Globe, Exact Synergy Enterprise

实施时间:2005年

项目收益(Project Benefits)

  • 快速查询浏览客户资料,随时对客户的资料和状态进行更新,通过软件可以即时判断客户处于销售周期的哪个阶段,帮助企业寻找合适的时机扩大销售机会和跟进销售。
  • 财务管控,满足不同部门不同层级的管理需求,实时数据流程,帮助提高财务工作效率。
  • 专业服务自动化解决方案,将软件系统和项目流程紧密结合在一起,对项目的计划、执行、验收等过程实行全方位的集中管理。
  • 信息共享,提高内部协作能力,快速响应市场需求。
北京金色号角影视策划有限公司

作为在影视行业第一家使用ERP管理系统的企业,金色号角实现了管理水平的大幅提升。易科(Exact)为金色号角提供了一套综合的企业业务流程管理解决方案,真正做到了量体裁衣,实现了从客户关系管理(CRM)到专业服务自动化/项目管理到财务管理的一体化集成。

 

打破陈规,服务业也需要管理系统

作为一家影视制作公司,当初决定要上ERP系统时,可能很多人都不解和疑问,一家影视制作公司真的有需要用到管理软件吗?金色号角的回答是:“Yes”! 金色号角公司自成立之日始,便开始了快速的发展扩张,到2005年,根据影视服务的分工和性质的不同,将公司的业务分为了三个事业部,每个事业部的管理和服务向专业化的方向进一步推进。随着业务的细化,在内部的相关信息管理方面,原有的靠人工统计和Excel表格管理的方式已跟不上公司快速发展的需要,出现了以下问题。

1. 公司管理流程越来越繁琐,并需要不断投入大量人力、物力和财力对公司内部多种数据和文档进行维护跟踪。

2. 由于公司业务种类繁多,提供服务的方式也多种多样,从提供创意到提供内容到提供设备,各事业部多种业务交错,管理流程十分复杂。

3. 公司客户类型众多,有企业客户、行业客户、专业客户等,在客户管理和维护方面,需要耗费大量的人力和物力。

4. 公司内部存在40多个不同的岗位,人力资源管理和薪酬管理方面具有很大的压力。

5. 公司有大量业务需要进行财务结算,由于人手不够以及手续复杂,处理过程严重滞后,实时透明的财务管控无法实现。

为此,在同行都还没有应用ERP等管理软件之时,金色号角敢为人先,在影视服务行业中率先引进协同办公及ERP管理体系,突破企业管理瓶颈,规范管理服务流程,全面提升影视服务质量,提高工作效率,提高客户满意度。

在与众多软件公司接触的过程中,经过详尽的调研以及严谨的选型和评审,金色号角公司最终选定了易科公司的Exact Globe、Exact Synergy Enterprise解决方案。金色号角荣恒董事长表示,之所以在众多国内外厂商中选择易科,是由于易科作为一家国际化的公司,已经拥有20年以上的发展历史,并且,易科为金色号角提供了一套综合的企业业务流程管理解决方案,真正做到了量体裁衣,实现了从客户关系管理(CRM)到专业服务自动化/项目管理到财务管理的一体化集成。另外,易科软件的思路也与金色号角的业务发展思路非常的一致,很好地满足了金色号角在客户管理、项目管理、知识管理、财务管理以及人力资源管理等多方面的业务管理需求。同时,基于Web技术的解决方案,将金色号角公司的文档、员工、客户、项目、财务等通过一个数据平台集成在一起,友好的界面更方便员工的使用。

  • “经过这几年的应用,我们越来越离不开易科软件了,它真正地让我们公司的管理水平上了一个台阶。”
  • ——北京金色号角影视公司 董事长 荣恒

理顺流程,改变管理模式

客户管理

作为一家服务性行业的公司,客户乃是最关键的一环,对于金色号角来说,客户按照性质不同可以分为企业客户、行业客户、个人客户,而按照客户状态又可以分为潜在客户、意向客户、签约客户等。因此,对于客户的信息资料、客户状态的管理、客户的服务情况都需要直观、准确、迅速的显示给市场和销售人员。以往,金色号角通过Excel的方式来对客户信息进行录入存档,分类不清晰,查找困难,客户状态也无法在第一时间清楚的显示,更无法跟踪客户的需求信息,因此,在客户关系的维持和处理上难免存在不及时、不周到的一些问题。

在引入Exact Synergy软件之后,通过对客户管理流程的分析和评估,对原有客户管理流程进行了有针对性的改进,将分散在各个部门的客户资料收集完善,统一保存在中心数据库中,不再分散于不同的部门和人员。通过Web的方式,销售、市场和客服部门能更容易的查询浏览所有相关客户的文档资料,并且可以随时对客户的资料和状态进行更新,更新后的信息也会及时的共享给其他人员。此外,还可以随时判断客户处于销售周期的哪个阶段,寻找合适的时机扩大销售机会和跟进销售。

人力资源管理

金色号角公司内部存在40多个不同的岗位来配合业务的开展和进行内部人员管理,由于岗位繁多,并且服务行业的人员流动性相比其他行业来说更加的频繁,因此,在人力资源管理方面具有很大的压力。

通过Exact Synergy软件,简化了人力资源管理所涉及的从新员工入职到离职的各方面的工作流程。通过电子员工档案,人力资源部门的人员可以随时获取员工信息。公司的政策法规、员工手册等统一保管在服务器上,方便员工浏览、下载、打印。人力资源部门人员可以随时查看员工的合同信息,在合同快到期前收到提醒,方便做出下一步的工作安排。

项目管

由于金色号角公司提供的服务种类繁多,各事业部多种业务交错,管理流程十分复杂,因此,在管理上,采用了按项目管理的方式,易科为金色号角提供了Exact 专业服务自动化(PSA)解决方案,将软件系统和项目流程紧密结合在一起,对项目的计划、执行、验收等过程实行全方位的集中管理。

通常,在接到项目后,负责人员会首先对项目进行评估,做出项目规划以及预算,然后在易科软件系统中进行立项,对项目进行编号,设定项目工作流、项目文档,执行员工,设定项目执行时间。随后进入项目执行过程,在执行过程中,所有项目数据都会集中保存在中心数据库,相关人员可以在任何时候任何地点通过Web浏览器进行查看,了解项目进度。项目执行员工同样可以在线录入执行时间,执行情况,通过软件自动核算成本,从设定好的预算中扣除,项目的资金状态会清晰的显示在项目进程当中,方便项目人员对成本进行控制。 在项目结束后,软件还提供报告编制功能,可以自行选择是使用标准报告还是自行编制报告以进行总结。

  • “使用Exact Synergy Enterprise,使客户信息、项目信息、人力资源信息从原来的繁杂到管理的井井有条,管理上得到了很大提升。”
  • ——北京金色号角影视公司 董事长 荣恒

实时管控,提高管理效

公司有大量业务需要进行财务结算,以往,由于人手不够以及手续复杂,处理过程严重滞后,实时透明的财务管控无法实现。在实施Exact Globe后,在财务管理工作上,效率得到了很大的提高,Exact Globe带来的很大的改变就在于,将很多滞后的指标变为了实时的指标,流程没变,效率提高了。比如可以通过自动化的工作流程将发票发送给相应的人员进行集中审批,并且快速、便捷地追踪发票。比如财务报销,以往总是月底来进行统计、核算,现在在系统中,可以实时的审批处理,大幅缩短时间。又比如核算项目津贴,以往是三个月进行一次,每次要花大约一周的时间,还需要财务人员进行加班,而现在简化流程,在系统中完成审批,最多只要一两个小时就能完成津贴的核算,并且每月都可以进行核算,实时的数据管控带来的就是管理效率的提升,以及财务管理准确性的控制。

  • “易科带来的三个显著改变就是,实时、系统化、效率提升。”
  • ——北京金色号角影视公司 董事长 荣恒荣恒

协同信息共享,提升管理水平

作为一个服务行业的企业,协同商务同样重要,通过Exact Synergy,改变原来文档各自保存的方式,而将客户、财务、项目、员工等所有的信息都集中在一起保存在中心数据库中,并且确保所有职员都拥有相同的最新信息。数据的快速检索和权限的准确分配,使员工各得其所,基于Web的浏览方式,不受地域时间限制,在提高内部协作的同时,也能提高工作效率。为金色号角成为影视服务行业的第一品牌立下基础。

  • “易科改变我们的工作方式!”
  • ——北京金色号角影视公司 董事长 荣恒荣恒