In 5 stappen uw processen digitaliseren

Hoe digitaal bent u? Zowel voor u als voor uw klanten is de overstap naar digitaal werken heel belangrijk, maar wel een drempel. Hoe kun u dit slim aanpakken? Gebruik dit stappenplan.

Digitaliseren betekent dat u informatie die voorheen alleen op papier te vinden was, nu toegankelijk maakt voor gebruik op pc’s, tablets en smartphones. Door processen te digitaliseren hebt u eenvoudiger toegang tot actuele informatie.

Maar hoe doet u dat dan, digitaliseren? En hoe kunt u uw klanten daarbij helpen? Wel, doorloop de volgende 5 stappen.

Stap 1. Bepaal het doel en uw wensen

Denk eerst goed na, voordat u lukraak een app aanschaft en documenten gaat scannen. Beantwoord voor uzelf de volgende basisvragen:

Waarom kiest u voor digitaliseren? Welke informatie zou u het liefst digitaal willen hebben? Wat moet er precies mogelijk zijn? Welke werkprocessen moet u daarvoor digitaliseren? Gaat het alleen om digitaliseren of het liefst ook om automatiseren? Wie zijn erbij betrokken? Wie zijn de leveranciers van de informatie? Wie zijn de eindgebruikers? Welke werknemers, klanten en partners moeten deze informatie digitaal kunnen inzien of verwerken?
Schrijf de antwoorden op om een goed beeld te krijgen van uw wensen.

Stap 2. Breng de situatie in kaart

Breng nu de huidige situatie van uw informatieprocessen in kaart. Denk aan in- en uitgaande fysieke post, e-mails en bijlagen. Denk ook aan alle gegevens die binnenkomen via bestaande systemen en software die u gebruikt. Zet de bestanden op een rij met nuttige informatie die werknemers of klanten zelf aanmaken en (lokaal) opslaan.

Zet deze processen op een rij en vraag u af:

In hoeverre is dit proces al digitaal? Wat gaat nu digitaal, wat gaat automatisch en wat gaat nog via papier? Hoeveel manuele input hebt u nog op vandaag?
Op basis van stap 1 en 2 kunt u nu duidelijk kiezen welke processen nog verder gedigitaliseerd moeten worden.

Stap 3. Kies geschikte hardware en software

Als u gegevens digitaal wilt gaan gebruiken, moet u er ook voor zorgen dat dit mogelijk is –  met hard – en software. Uiteraard bezitten uw klanten, medewerkers en uzelf hardware, zoals een pc of smartphone, maar misschien is een tablet of laptop handiger als u veel op pad bent en geregeld digitale informatie doorneemt met klanten, partners en collega’s. Denk dus na over de juiste hardware voor u en uw personeel en houd rekening met de hardware die uw klanten gebruiken.

De keuze voor software is ook heel belangrijk. Kijk nog even naar uw evaluatie bij stap 1 en 2, dan weet u wat uw wensen zijn. Zoek software die dit mogelijk maakt. Als u een documentenstroom wilt digitaliseren kun u kiezen voor een DMS (Document Management Systeem). Als het alleen gaat om financiële gegevens kijkt u bijvoorbeeld naar een geschikte boekhoudoplossing met scan- en herken software. U kunt ook voor een totaaloplossing kiezen voor uw bedrijfsvoering, vaak een ERP-systeem genoemd. Denk bij uw keuze voor de juiste software goed na over uw aanvullende wensen, zoals:

Gaat u voor volledige online (cloud) opslag en verwerking? Sluit het aan op uw bestaande systemen? (Mail, internetbankieren, voorraadbeheer, CRM, etc)
Wat zijn de mobiele toepassingen? (App-versie voor smartphone?) Is het eenvoudig in gebruik? (Ook voor online samenwerking met klanten?) Is er goede ondersteuning? (Belgische IT-Support?)

Stap 4. Stem af met klanten en leveranciers

Digitaal werken kunt u niet alleen binnen uw eigen bedrijf toepassen. U hebt ook te maken met uw leveranciers, klanten en andere partijen. De onderlinge gegevensuitwisseling wilt u zo goed mogelijk op elkaar afstemmen. Kijk dus goed naar de huidige informatiestromen en ga, waar nodig, met de betrokken partijen in gesprek. Vraag hen of ze vanaf nu de informatie digitaal kunnen toesturen of ontvangen.

Denk ook aan uitwisseling van informatie met banken, de Belastingdienst en de overheid. Kijk of uw gekozen softwareleverancier hier een bestaande koppeling voor heeft of een oplossing op maat kan bieden.

Let op: Als u gegevens verwerkt en uitwisselt met andere partijen, moet u voldoen aan de nieuwe Europese privacywet (AVG of GDPR).

Stap 5. Train uw personeel en uw klanten

Als u alle systemen en partijen op orde hebt, kunt u aan de slag met digitaal werken. Geef uw werknemers duidelijke instructies over de nieuwe werkwijze. Bijvoorbeeld via een handleiding. Zorg ook voor trainingen, eventueel in samenwerking met uw softwareleverancier, om de nieuwe toepassingen uit te leggen en concreet te oefenen met uw werknemers. Stel iemand aan die in de gaten houdt of alles volgens de nieuwe digitale werkwijze verloopt.

Als u nu online kunt samenwerken met uw klanten, is het slim ook hen duidelijke instructies te geven. Zorg dat uw klanten weten hoe de nieuwe software werkt. Dat maakt de weg vrij voor een efficiënte samenwerking.