Automatisch factureren: wie zijn best doet, kan het leren

Vele Belgische kmo’s worden sinds de uitbraak van de Covid-19 pandemie gedwongen om verdere stappen te zetten richting digitalisering. Ook wat betreft hun administratie.

Als u kiest voor een slim pakket, dan is er naast efficiëntiewinst nog een belangrijk voordeel; het levert waardevolle data op.
Hoe kan u, bij het inzetten van boekhoud – en facturatiesoftware, uw facturatieproces op punt zetten?

Geef het goede voorbeeld

Begin bij uzelf. Uw boekhoudprogramma laat toe om offertes en facturen aan verkoopzijde op te maken met bijhorende layout. Maar hier stopt het niet. Kies ervoor om de facturen elektronisch te versturen naar uw klanten, liefst in verschillende formaten.

Waarom? Zo kan de ontvanger – die ook met facturatiesoftware werkt – kiezen welk formaat het meest geschikt is om de gegevens te importeren en verwerken. Dit verhoogt enkel uw kans op een vlotte betaling. Blijft de betaling toch uit? Stel dan in wanneer u een herinnering wenst te versturen. Ook dit kan perfect geautomatiseerd worden.

Voed uw leveranciers op

U ontvangt uw aankoopfacturen nog op papier? Of toch digitaal, maar enkel in pfd-formaat waardoor u de factuur toch nog manueel moet inkloppen in uw software? Vraag aan uw leverancier of hij de factuur elektronisch kan verzenden in een door u gewenst formaat. Want misschien werkt hij ook met software die dit mogelijk maakt en staat dit niet correct in uw dossier ingesteld. Of hij gaat er misschien van uit dat u liever een papieren versie ontvangt.

Het kan handig zijn om eens een lijst te genereren van uw leveranciers en in een mailing hen te attenderen op uw voorkeur qua type aankoopfactuur.

Vermijd menselijke handelingen

Indien u gebruik maakt van verschillende softwarepakketten, die samen een administratieve flow vormen, probeer dan zeker om deze met elkaar te koppelen. Hoe minder menselijke handelingen, hoe lager de foutenmarge. En het levert ook veel tijdswinst op. Koppel dus uw boekhoudsoftware met uw scan – en herkensoftware, uw kassasysteem, uw btw-administratie, uw bank, uw webshop,…om zo te komen tot een geautomatiseerd geïntegreerd proces.

Nog niet overtuigd van het nut van slimme software? Lees ook even onze blogpost over Waarom u nú moet beginnen met online boekhouden.