Welkom bij het overzicht van succesvolle Exact gebruikers

Misschien staat u straks ook hier?

Neem contact op

Liefkenshoektunnel
Het was belangrijk dat het pakket sterk gepersonaliseerd kon worden. Met Exact Synergy kan dat.

Het gaat goed met de NV Tunnel Liefkenshoek, de maatschappij die de toltunnel onder de Schelde beheert en uitbaat. In 2007 kozen ruim 6,5 miljoen bestuurders voor deze tunnel om vlot van de ene naar de andere Schelde-oever in Antwerpen te rijden.Onder die tunnelgebruikers zijn heel wat regelmatige passanten met een Teletolkaart: een eenvoudig, handig en efficiënt abonnement.“Om alles vlot te laten verlopen - ook intern - hadden we nood aan een goeddraaiend geïntegreerd softwarepakket. We hebben gekozen voor een Exact-oplossing die door ESC/PHI-SOFT op maat van onze nv is aangepast”, zegt Marc Persoon die operationeel manager is bij de Liefkenshoektunnel.

Hoe belangrijk is software voor een maatschappij zoals de nv Liefkenshoektunnel?

“Heel belangrijk. Als maatschappij is onze administratie de laatste jaren gigantisch gegroeid en de huidige backoffice-systemen waren niet meer performant genoeg. In eigen huis hadden we een applicatie ontwikkeld voor de facturatie van de doortochten én het beheer van Teletolkaarten van onze abonnees. Deze Teletol-applicatie was ook gekoppeld aan een boekhoudprogramma dat op zijn beurt in verbinding stond met een bankprogramma enzovoort. Al die systemen waren met elkaar gelinkt. Die aanpak heeft jarenlang gewerkt, maar een geïntegreerd systeem drong zich op.

Het grote nadeel van ons gelinkt systeem was dat de medewerkers van de boekhouddienst niet op een eenvoudige manier inzage hadden in de gegevens ingevoerd door de mensen van de klantenservice, en omgekeerd. Er moest dus vaak over en weer gebeld worden. Daar wilden wij vanaf. Wij wilden een transparant datasysteem zodat iedereen overzichtelijker, makkelijker en sneller kon werken.”

Welke oplossingen hebben jullie overwogen?

"Gezien het specifiek karakter van ons bedrijf, wisten we op voorhand dat een standaardpakket alleen niet zou volstaan. Onze producten zijn toldoortochten. Daaraan verbonden zijn klanten en kaarten. Er is een heel systeem van ‘kaarthandling’: gebruikers die hun kaart laten blokkeren, een bijkomende kaart willen… Kortom: toepassingen die maatwerk vereisen.

We wisten dat om het even welk pakket sterk aangepast moest worden. Het ging erom om de standaarden van de verschillende pakketten zo aan te passen dat het maatwerk herleid kon worden tot een minimum.

Er zijn tal van pakketten op de markt, maar voor ons ging de keuze tussen de uitgebreide oplossingen van SAP, Navision en Exact. Uiteindelijk hebben we gekozen voor een Exactpakket met maatwerk.”

Wat heeft de doorslag gegeven om te kiezen voor Exact en voor ESC/PHI-SOFT?

“Tijdens een plaatsbezoek bij onze collega’s uit Denemarken zagen we hoe zij heel tevreden waren over Navision voor de backoffice van hun tol. De manier waarop dat ontwikkeld was, beviel ons wel. Dus zijn we in België op zoek gegaan naar een Navision-partner.

We zijn gesprekken begonnen met een verdeler uit de nabije omgeving. Na die gesprekken en analyse hebben we een tweede partij geraadpleegd om te kijken welke oplossing zij konden bieden. Dat was ESC/PHI-SOFT.

De eerste gesprekken met het team van ESC/PHI-SOFT gingen over Navision maar zij wezen ons ook op de mogelijkheden van Exact-software. Met de ene partij hebben we de Navisiononderhandelingen gevoerd en met ESC/PHI-SOFT hebben we de mogelijkheden van Exact Synergy bekeken.

De benadering en de prijs hebben de doorslag gegeven. Zoals gezegd is een goed softwaresysteem voor ons cruciaal. Het moet het volledige beheer van doorgangskaarten omvatten, de boekhouding steunt erop, de facturatie… Een heel belangrijke tool dus, en dus hadden we nood aan een betrouwbare partner met wie we op lange termijn konden samenwerken. Langs de andere kant kan men natuurlijk niet naast de prijs kijken.”

Hoe verliep de ontwikkeling en de implementatie van het nieuwe systeem?

"Redelijk vlot. Vanuit onze ervaring met onze in huis ontwikkelde applicatie wisten we precies wat we verwachtten van het softwarepakket. Zo moest het heel gebruiksvriendelijk zijn voor alle medewerkers. In totaal maken 12 mensen gebruik van het systeem. Niet veel, maar bijna iedereen functioneert op een ander niveau. Het was dus belangrijk dat het pakket sterk gepersonaliseerd kon worden. Met Exact Synergy kan dat.

Positief bij de samenwerking met ESC/PHI-SOFT was dat onze medewerkers sterk betrokken zijn geweest bij de programmering van de software en dat we konden bijsturen waar nodig. Tijdens die ontwikkelingsperiode hebben we het oude en het nieuwe systeem gedeeltelijk parallel laten lopen. Voor een stuk hebben we dubbel werk gedaan, maar het voordeel was dat er meteen zaken aangepast konden worden en dat de uiteindelijke conversie van het oude naar het nieuwe systeem heel vlot verliep.

Een nieuw softwaresysteem is altijd wat wennen, zeker als er in de beginfase wordt gewerkt met een testversie die nog verre van af is. Het is belangrijk dat men dan duidelijk uitlegt dat het gaat om een eerste versie die nog verder moet ontwikkeld worden. Daar kon de communicatie tussen ESC/PHI-SOFT en onze medewerkers beter want in het begin was de aanvaarding van het nieuwe systeem heel laag. Sinds begin 2008 staat alles op punt, en nu is iedereen wel tevreden met het resultaat. We hebben nu het gebruiksvriendelijke en transparante softwarepakket dat we voor ogen hadden. Af en toe duiken er wel problemen op, maar welk pakket werkt wel feilloos van bij het begin? Er zijn altijd bugs die moeten weggewerkt worden. Alleen moeten de bugs die men tegenkomt of signaleert op korte termijn verdwijnen zodat er een goed draaiend product is. Die aanpassingen gebeuren bij ESC heel vlot.”

Zou u de software van Exact aanraden aan andere bedrijven?

“Wij zijn er alleszins heel tevreden over. Natuurlijk hangt alles af van wat men wenst. Wij hadden vooral nood aan een pakket dat onze boekhouding en ons abonnementensysteem kon integreren. De omschakeling van ons oude systeem naar Exact Synergy is een interne verandering waar onze abonnees zo goed als niets van merken. Dat was ook de bedoeling. Abonnees die goed opletten zullen wel zien dat de lay-out van de facturen veranderd is, maar dat is ook het enige

De Exact-software biedt méér mogelijkheden dan de toepassingen die wij gebruiken; denk maar aan stock, technisch beheer,… maar die opties zijn voorlopig nog niet aan de orde. We concentreren ons eerst op de migratie van het oude naar het nieuwe systeem. Maar als er uitbreiding komt, dan zullen voor die toepassing opnieuw beroep doen op ESC/PHI-SOFT.

De mensen van ESC/PHI-SOFT stonden altijd open voor aanpassingen en veranderingen. Nooit zeiden ze dat iets te moeilijk was of niet vooraf afgesproken. Neen, ze deden hun best om problemen zo snel mogelijk aan te pakken. Dat is wel positief.”

Wat heeft 2008 nog in petto voor de nv Tunnel Liefkenshoek?

"We hebben veel plannen! Die hebben vooral te maken met reorganisatie en herstellingen van het tolplein en werken in de tunnel die zullen uitgevoerd worden. Heel veel werken gebeuren ’s nachts zodat onze klanten daar weinig hinder van ondervinden.

Interessant om weten is dat we bezig zijn te onderzoeken hoe we kunnen samenwerken met onze collega’s van de Westerscheldetunnel. We willen ertoe komen dat klanten met een badge van ons die ook kunnen gebruiken voor een doortocht door de Westerscheldetunnel en andersom. De respectievelijke concessiehouders zouden dan de klanten kunnen factureren voor doortochten die bij de ander gedaan zijn. In ons geval zouden we mensen met onze badge een doortocht kunnen laten doen bij de Westerschelde en die ook factureren. Dat zou natuurlijk weer een aanpassing vragen van de facturatie en de data. Dat zijn nog mogelijkheden voor een uitbreiding aan ons pakket. U ziet: software is echt wel heel belangrijk voor ons bedrijf!”

Details

Categorieën

Partner