Projectmanagementoplossing? Let op 6 cruciale punten!

Geschreven door Gijs Rosengarten. Gepost in Nieuws

Voor dienstverleners is het van levensbelang om de voortgang van een project strak te managen. Met elk project loopt u tenslotte risico. Maar vaak staan de projecten volledig op zichzelf in de organisatie. Informatie over het project is niet beschikbaar buiten de laptop of het hoofd van de projectmanager. Het is dus zaak de informatie goed inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld met een projectmanagementoplossing. Maar waar moet u eigenlijk op letten bij zo’n oplossing? Hierbij zet ik voor u zes zaken op een rij die cruciaal zijn bij de keuze voor een projectmanagementoplossing voor uw organisatie:

1. Centrale informatie

Bij wijzigingen is het bij decentrale niet-gekoppelde oplossingen een bijna onmogelijke klus om alles aan te passen. Denk aan projectplanningen in Excel en Outlook, communicatie via e-mail die alleen de projectmanager kan inzien en projectafspraken in Word-documenten.

Als alle informatie over het project centraal is opgeslagen, kunt u wijzigingen snel en eenvoudig doorvoeren waardoor fouten worden voorkomen.

2. Communicatie

Het managen van projecten is vooral ook communiceren. Communiceren met het team, de klant en de eigen organisatie. Als het op de hoogte houden van alle stakeholders echter een dagtaak wordt, zal dat het project niet ten goede komen.

Door informatie centraal op te slaan en beschikbaar te stellen, kunnen de belanghebbenden in uw organisatie zelf alle relevante informatie snel en eenvoudig terugvinden. Of het volstaat om naar de locatie te verwijzen waar de informatie wordt opgeslagen. Let u er hierbij op dat bij het opslaan van informatie kan worden aangegeven wie er precies toegang heeft tot welke informatie.

3. Plannen

Bij projecten gaat het uiteraard ook om plannen: mensen, materialen, afspraken en deadlines. Bij voorkeur op zo’n manier dat iedereen ook op de hoogte is van wat de planning is en wat er wanneer moet gebeuren. Daarbij is het ook belangrijk dat de planning echt onderdeel is van de organisatie, en dat bijvoorbeeld verlofaanvragen niet weer in een ander systeem worden vastgelegd. In de ideale situatie kan uw consultant ook meteen zijn gerealiseerde uren op basis van deze planning bevestigen, zonder extra handelingen te hoeven doen. Zo verlaagt u de drempel voor het invoeren van uren.

4. Financiële administratie

Uiteindelijk gaan de resultaten van uw project naar de financiële administratie. Pas daar worden de resultaten van het project ook een bedrijfseconomisch resultaat. Bij facturatie van een nacalculatieproject zullen uren in een kosten- en een omzetboeking resulteren. Bij een geïntegreerde oplossing kan dit automatisch, anders zal het buiten de boekhouding om moeten worden bijgehouden. En dat brengt weer extra werk met zich mee, wat u uiteraard wilt voorkomen.

5. Rapporteren

Het vastleggen van projectinformatie kost veel tijd, het zou dus zonde zijn als deze informatie niet meteen in rapportages gebruikt kan worden. Toch worden er in veel organisaties nog veel uren verbruikt om gegevens die al zijn opgeslagen bij elkaar te zoeken om cruciale rapportages voor KPI’s te creëren.

Zorg daarom dat de informatie die u vastlegt ook meteen gebruikt kan worden in rapportages, zo voorkomt u dubbel werk.

6. Mobiel

Het vastleggen van gerealiseerde uren is voor veel consultants de achilleshiel, het ‘moetje’ dat eindeloos wordt uitgesteld tot het einde van de week of maand. Maar wie weet na een maand nog hoe hij zijn tijd precies heeft besteed? Dat ene uurtje voor dat extra rapport in de avond, die ochtend op kantoor waarin toch nog een klus tussendoor kwam? Consultants die de mogelijkheid hebben om mobiel, op locatie, uren in te voeren, zullen alles veel sneller en nauwkeuriger registreren. Met als gevolg een veel duidelijker beeld en daardoor een completere urenverantwoording.

Projectmanagers zijn heel druk, het goed managen van projecten is dan ook niet niks. Daarom is het van groot belang dat een oplossing een goede samenwerking en het delen van informatie mogelijk maakt. Ontzorg uw projectmanagers, maar ook uw consultants en financiële administratie met een projectmanagementoplossing die zoveel mogelijk geïntegreerd is met andere onderdelen. Op die manier voorkomt u dubbel werk en leidt u uw projecten in goede banen.