5 tips bij het koppelen van administraties in verschillende landen

Geschreven door Michiel Bos. Gepost in Nieuws

Wist u dat u in Zuid Europa BTW moet inhouden en afdragen voor facturen van ZZP-ers? Dat het boekjaar in Japan van april tot en met maart loopt? En dat het Duitse Finanzamt data uit uw administratie eist in een bepaald formaat? Het zijn niet de meest aansprekende aspecten van internationaal zakendoen, maar als u buitenlandse kantoren heeft, krijgt u er wel mee te maken. Hoe koppelt u de administraties van uw internationale kantoren aan elkaar? We geven u vijf tips om het leven iets gemakkelijker te maken.

Tip 1: Doe het!

Deze is voor de twijfelaars. Dé manier om niet wakker te liggen van de stand van zaken op uw buitenlandse kantoren, is om informatiestromen en processen te uniformeren, zodat u centraal overzicht krijgt. En dan natuurlijk niet hapsnap, maar op een gedegen, schaalbare manier, die aansluit bij uw specifieke wensen. Zo verkrijgt u toegang tot actuele en kloppende informatie over uw buitenlandse kantoren, zonder dat u op de hoogte hoeft te zijn van de lokale boekhoudgebruiken en ins en outs van de belastingwetgeving in die landen.

Tip 2: Accepteer geen work-arounds

Als u uw eerste buitenlandse kantoor opent of overneemt, lijkt het wellicht aantrekkelijk om uw boekhoudingen via een work-around te integreren. Bijvoorbeeld via een Excel koppeling. Zodra u echter verder groeit, en een tweede, derde en vierde kantoor aanschakelt, verdwaalt u al snel in de verschillen in wetgeving, rapportages en processen. U doet er daarom goed aan om te zoeken naar een centrale aanpak, die voorziet in een geïntegreerde oplossing voor al uw buitenlande fabrieken of verkoopkantoren. Dit is dé manier om grip te houden op wat er over de grens gebeurt.

Tip 3: Bestel wat vaker pizza

Het stroomlijnen van boekhoudingen in meerdere landen is een complex proces met veel haken en ogen. Het is daarom belangrijk om te beginnen met een blauwdruk van uw bedrijf en de functionaliteiten die u nodig hebt. Als het goed is, helpt uw aanbieder u hierbij. Zie die blauwdruk maar als de bodem van je pizza; de lokale eisen en wensen die u er bovenop gooit, zorgen voor de smaak, maar zonder bodem geen pizza.

Tip 4: ‘Tijdens kantooruren’ bestaat niet

Bij het koppelen van administraties veranderen vertrouwde processen, dus ondersteuning is belangrijk. Niet alleen tussen negen en vijf op het hoofdkantoor, want ‘tijdens kantooruren’ bestaat niet in een internationale organisatie. Het gaat juist ook om uw buitenlandse vestigingen; in de lokale taal, met kennis van de lokale gewoontes en tijdens de lokale werktijden. Uiteraard met een korte lijn naar de centrale project organisatie. Waar ook ter wereld.

Tip 5: Zoek een hobby

Uniforme processen. Rapportages met paar muisclicks. Instant inzicht in de stand van zaken van buitenlandse vestigingen. Automatisch voldoen aan lokale financiële wet- en regelgeving. Het koppelen van de administraties van uw buitenlandse locaties gaat u zóveel gemak en tijd opleveren, dat u er goed aan doet om alvast na te denken over hoe u die tijd dan gaat besteden. Wat dacht u van een zeiltochtje langs al uw vestigingen?

 

Benieuwd hoe Exact zo’n implementatieproces inricht?


Download het klantverhaal van Dploy »