10 redenen waarom het afsluiten van boekjaren met Excel moet stoppen

Geschreven door Joost van Koot. Gepost in Nieuws

En waarom het nu tijd is voor een goede consolidatietool

De jaarafsluiting blijft een pittige klus voor elk financieel team. En zit u tot aan uw nek in de spreadsheets? Dan maakt u het leven ingewikkelder dan nodig is. Niet overtuigd? Lees hier 10 redenen waarom 2017 het laatste jaar is dat u afsluit zonder een consolidatietool.

1. Interne afstemmingen kosten te veel tijd

Consensus bereiken over de financiële cijfers is niet eenvoudig en vereist regelmatig complexe discussies die veel te veel tijd kosten. Alle data verzamelen, deze vervolgens op elkaar afstemmen en ervoor zorgen dat alle boekingen binnen het bedrijf met gematcht worden, zijn misschien wel de grootste tests van uw handigheid met Excel. Om nog maar te zwijgen over het geduld dat u moet opbrengen om eindeloos conference calls te voeren, meestal met mensen in een compleet andere tijdzone. Van tijd tot tijd heeft dat wel zijn charme, maar er komt flink wat stress bij kijken.

Zodra er definitieve beslissingen zijn genomen, moeten de correcties en verwijderingen duidelijk worden gemarkeerd voor later in het proces. Wanneer u terugkijkt en u het vermoeden krijgt dat er een fout is gemaakt, is het van belang dat u snel en eenvoudig kunt checken wat u hebt gedaan om de consolidatie te voltooien. Hoe meer er kan worden geautomatiseerd van de (interne) transacties en van het eliminatieproces, inclusief het commentaar, hoe beter.

2. Valutatransacties zijn een drama

Wanneer u opereert in meerdere landen, is het niet ondenkbaar dat u regelmatig worstelt met het omrekenen van valuta. Om dit handmatig uit te voeren is geen pretje. Welke koers moet u aanhouden? Hoe ondersteunt u de vraag om verschillende wisselkoersen voor de balans en de P&L te gebruiken? Met wisselkoersen die zijn geïntegreerd in de rapportagetool (met de optie om tussen de historische, gemiddelde en huidige wisselkoers te kiezen), kan het proces snel en soepel verlopen en kan er met een constante wisselkoers worden gerapporteerd. Dat is niet mogelijk wanneer er spreadsheetformules handmatig moeten worden bijgewerkt om conversies te managen.

3. Onnodige tijdsdruk door het ontbreken van gestandaardiseerde processen

Als er binnen een onderneming verschillende manieren van werken zijn, moet u mogelijk continu wachten op de minder efficiënte teams - niet iets wat u wilt wanneer deadlines met rasse schreden naderen.

Hoe ver is elke afdeling met het maandelijkse afsluitingsproces? Moet ik mensen al gaan bellen om hun eerste versie te krijgen? Hoe accuraat is die wanneer deze wordt aangeleverd? Kan ik meteen aan de slag of moet ik eerst iedereen terugbellen? En wanneer kan ik de CFO een indicatie geven van het uiteindelijke resultaat?

Achter data aanzitten en alles uploaden in de consolidatie master file neemt tijd in beslag die u eigenlijk zou moeten gebruiken om de data te analyseren en afwijkende cijfers uit te zoeken. Ook is het lastig om afspraken met collega’s te maken en deze na te komen. Daarom is het van groot belang om u te focussen op het ontwerpen van gestandaardiseerde processen binnen de onderneming, waardoor data snel kan worden verzameld en op elkaar worden afgestemd.

4. Ongelijksoortige bestandtypen zorgen voor onnodig gedoe

Zelfs wanneer het proces voor het samenstellen en aanleveren van de financiële rapportage is gestandaardiseerd, dan kunnen lokale teams die met andere tools werken en verschillende soorten bestanden aanleveren, u alsnog hoofdpijn geven.

Krijgt u de informatie via CSV- en XLS-bestanden, moet u een hoop werk verrichten om de data te converteren en op elkaar af te stemmen zonder dat gegevens kwijt of corrupt raken. Standaardisatie van IT-systemen en rapportage formats is de sleutel voor snelheid en accuraatheid - zowel bij de lokale divisies als tijdens het uiteindelijke consolidatieproces.

5. Wat is nou de echte waarheid?

Het rekenvermogen van Excel is niet de enige uitdaging die u zult tegenkomen. Wanneer u met verschillende spreadsheets werkt in plaats van een gecentraliseerde tool, dan is het eenvoudig om verschillende versies te krijgen van hetzelfde document die allemaal weer andere informatie laten zien.

Het bijwerken en delen van rapportagebestanden met meerdere stakeholders maakt versiebeheer vrijwel onmogelijk. En die onzekerheid kunt u niet veroorloven wanneer de auditing accountant klaar staat om de vooruitgang te controleren. Wanneer u de jaarafrekening maakt, moet u zekerheid hebben dat u met de laatste versie werkt, inclusief alle correcties die binnen het bedrijf zijn doorgevoerd. Eén bron van de waarheid, zonder de mogelijkheid dat u met een gedateerde versie aan het werken bent, is de enige manier om zeker te weten dat u de actuele stand van zaken aan het bespreken bent.

6. Communicatie is lukraak en verwarrend

Het is aan het einde van de financiële processen, wanneer de verschillende rapportages bij elkaar worden gebracht, dat goede communicatie tussen alle stakeholders cruciaal wordt. Is er iets nog niet duidelijk, dan moet de vraag snel en definitief worden geadresseerd. En dat hangt weer af van de manier waarop u informatie deelt.

Wat zijn de kanalen en waar wordt informatie opgeslagen? Kan iedereen er zeker van zijn dat ze naar de allerlaatste communicatie zitten te kijken? Of werken mensen parallel aan dezelfde vragen? Bezit u de mogelijkheid om te controleren wat de meest recente situatie in het Verre Oosten is, zonder dat de collega’s op deze locatie 24 uur per dag aanwezig hoeven te zijn om de telefoon te beantwoorden?

Bedrijven die verschillende tools gebruiken (van de 'good old' telefoon tot WhatsApp, Slack, projectmanagementsystemen of gewoon e-mail) om met hun collega’s te communiceren, lopen grote risico’s. Communicatie is traag en niemand weet 100% zeker of ze nog steeds op de juiste manier aan de juiste vraag werken. Een centrale omgeving met één serie bijlagen, opmerkingen en uitleg zou de standaard moeten zijn. Dit maakt alle veranderingen duidelijk, en alle bijdragen traceerbaar en controleerbaar.

7. Begroten, forecasten en rapporteren zijn niet geïntegreerd

Voor elk bedrijf is het van essentieel belang dat er een solide link is tussen de begroting, de forecast en de performance, zodat deze eenvoudig te vergelijken zijn, en om precies te kunnen vaststellen waar iets niet volgens plan is gegaan. Dat is de enige manier om een positieve verbeteringscyclus te creëren waarmee een realistische begroting en accurate voorspellingen kunnen worden bereikt.

Deze drie verschillende kaders binnen verschillende systemen verwerken, helpt niet bij het doorvoeren van verbeteringen. Het afstemmen van de originele ambitie (het budget) op de voorspellingen en de resultaten vraagt om een actie vanuit meerdere systemen en leidt tot het genereren en vergelijken van rapporten die niet op elkaar zijn afgestemd. Niet alleen tijdrovend en lastig, maar het ondermijnt ook uw vermogen om inzichten te gebruiken in het adviseren van de business.

8. U kunt rapportages niet analyseren vanuit de tool die deze creëert

Wanneer er binnen het consolidatieproces een vraag naar boven komt, moet er in het ERP systeem worden gekeken naar de originele transacties om zo de oorzaak of verklaring te achterhalen. Wanneer de sub-balance-sheet niet lijkt te kloppen binnen het geheel, moet de consolidatiemanager snel kunnen vaststellen of er 'corrigerende' invoeren zijn geweest direct in het eigen kapitaal. En waarom. Dat kan een flinke puzzel blijken.

Wanneer u dit probeert op te lossen met systemen die niet geïntegreerd zijn, kan dit een behoorlijke uitdaging worden. Met aan de ene kant de financiële administratie van het bedrijf en aan de andere kant de tools die worden gebruikt om eindrapportages op elkaar af te stemmen, die niet met elkaar communiceren. Het verband ontdekken tussen de cijfers die u in Excel ziet en de transacties die tot deze cijfers hebben geleid, is handmatig detectivewerk. Is deze informatie met een druk op een knop beschikbaar, dan zou u dat een hoop tijd besparen, maar dat is een utopie totdat u consolidatie-invoer en financiële transacties in dezelfde omgeving zijn geïntegreerd.

9. Het is moeilijk om de complexiteit van de organisatie bij te houden

Ondernemingen die snel groeien of internationaal opereren kunnen een extreem ingewikkelde organisatiestructuur hebben, vooral wanneer het bedrijf actief is op het M&A gebied. Probeer u via spreadsheets de continu veranderende juridische structuur en managementstructuur van het bedrijf te beheren, dan bevind u zich in een netelige en arbeidsintensieve situatie.

Een groeiende organisatie bijhouden via het knippen en plakken van complexe spreadsheetformules en tabellen levert vrijwel nooit precies datgene op waar u op had gehoopt. Een consolidatietool is ontworpen om opgeschaald te kunnen worden voor dergelijke organisaties, waardoor het veel makkelijker en veiliger is om delen van de administratie te kopiëren wanneer de business evolueert.

10. U heeft uzelf wijsgemaakt dat MS Excel een prima consolidatietool is

Misschien zijn punt 1 en 2 niet van toepassing en levert iedereen de spreadsheets aan zoals afgesproken. Heeft u alles in hetzelfde bestandstype, eenvoudig op elkaar af te stemmen en te consolideren. Niets om u zorgen te maken, toch?

Misschien toch wel. Wanneer u ervan overtuigd bent dat u prima uit de voeten kunt met Excel, denk er dan even aan hoeveel formules en macro’s er verschijnen die maar één iemand echt snapt. Excel is foutgevoelig. Recent onderzoek aan de TU Delft toont aan dat van 15.000 spreadsheets er 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten is het weliswaar nog speculeren. Het heen en weer sturen van spreadsheets en het door iedereen bewerken ervan, heeft zeker een invloed op de kwaliteit. Maar wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel, en dan met name in het feit dat u alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op fouten te controleren. Durft u er geld op in te zetten dat uw spreadsheets voor 100% correct zijn?

Doe uzelf een plezier

Consolidatie is een taak met een hoge verantwoordelijkheid. En een grote uitdaging. Wanneer u uzelf onnodig onder druk zet door tools te gebruiken die er niet voor zijn gemaakt, is het tijd om daarmee op te houden.

Speciale consolidatietools zorgen voor een naadloze doorstroming van het complete proces doordat ze geïntegreerd zijn met de ERP-bron van de financiële data. Doordat er actuele dagboekinvoer wordt aangemaakt, zorgt dit voor een duidelijke weergave van de correcties die worden doorgevoerd. Iets wat u met een spreadsheet niet kunt. De tools bieden ook een centrale omgeving waarin iedereen effectief kan bijdragen; geen problemen meer met versiecontrole en ontbrekende informatie. Het omzetten van wisselkoersen, interne afstemming en eliminatie is geautomatiseerd, evenals de dagboekinvoer voor correcties en eindrapportage.

Krijg een accuraat beeld, sneller en met minder risico en minder stress. Het is tijd om afscheid te nemen van Excel. Maak een nieuw begin met consolidatie en gebruik de tijd die vrijkomt om de rapportage-resultaten in te zetten om uw bedrijf vooruit te helpen.

Vapro over Exact Consolidatie

VAPRO heeft dagen bespaard door Exact Consolidatie voor hun jaarafsluiting te gebruiken. Lees hoe het bedrijf tijd en geld heeft bespaard, de nauwkeurigheid van rapportages heeft verbeterd, en de oplossing binnen recordtijd heeft geïmplementeerd.

Lees meer »