Succesvol internationaal navigeren, hoe doet u dat?

Geschreven door Michiel Bos. Gepost in Nieuws

Al duizenden jaren maakt de mens kaarten. Van zijn omgeving, belangrijke routes en bezittingen. Van de Babylonische kleitabletten tot het navigatiesysteem in uw auto, het zijn allemaal manieren om te bepalen waar u staat en waar u heen gaat. Maar als uw organisatie zich over grenzen heen uitbreidt, zijn kaarten met wegen, rivieren en landsgrenzen niet genoeg.

Want een kantoor openen in Antwerpen biedt niet automatisch een bruggenhoofd voor heel België. La Défense is net zomin Frankrijk als New York heel Amerika is. Onder de kaart met landsgrenzen bevindt zich een ander netwerk van cultuur, historie en gewoontes die u nooit meteen kunt vangen in een nieuwe organisatie.

Organisatiestructuur

Natuurlijk klinkt het logisch om een Duitse vestiging te openen in Berlijn, München of Frankfurt. Maar u zult dat, afhankelijk van uw markt, in alle drie of nog meer steden moeten doen. En als u verder oostwaarts wilt, noemt u het gewoon kantoor Oost-Europa. Toch? Nee. Want hoe is eigenlijk de relatie tussen de verschillende landen in wat wij als Oost-Europa kennen? Het is van vitaal belang om de verschillen binnen en tussen landen, maar ook de overeenkomsten, goed te begrijpen. En soms gaat u daarbij de mist in. Pas dan uw plan aan. Beter een aangepast dan een gefaald plan.

Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst, maar verdiep uzelf in wat andere ondernemers in uw branche hebben ervaren in verschillende locaties.

Uniforme werkwijze

Elk land kent zijn eigen gewoontes. Een verplichte siësta, complexe reiskostenvergoedingen of onbegrijpelijke beleefdheidsvormen. Soms heeft u het gevoel dat u terecht bent gekomen in een verborgen camera-programma. En vaak kunt u daar gewoon luchtig om lachen. Waar het uw bedrijfsprocessen aangaat, is het wellicht slim om de teugels wel strak aan te trekken. En om ze uniform te houden. Als u internationaal werkt, is het nog belangrijker dat de processen in uw organisatie op elkaar zijn afgestemd. Zodat uw rapporten ook echt eenduidig zijn. En u niet in een ver donker buitenland volledig nat gaat door een verschil in definitie van zoiets simpels als projectresultaat, factureerbaarheid en betalingstermijnen.

Van kansrijk naar succesvol

Neem de intake van een project. Een risicomoment dat een duidelijke overdracht noodzakelijk maakt. Waarbij de ijverige medewerker op een lang vergeten uithoek van uw imperium veel schade kan aanrichten met een prachtige maar verdoemde offerte. Daarom is het belangrijk om de uitvoerende en eindverantwoordelijke, waarschijnlijk vanuit een ander locatie werkend, vroeg bij een verkooptraject te betrekken. Zo zorgt u ervoor dat de informatieoverdracht al begint vóór het project is verkocht, en niet afhankelijk is van één moment na het binnenhalen van het project.

Leid uw mensen hier, internationaal, ook voor op. En zorg voor eenheid tussen de verschillende afdelingen. Al is het met een kwartaalsessie om kennis te maken en informatie te delen. Bij voorkeur een fysieke bijeenkomst, ondanks alle digitale communicatiekanalen toch nog de meest effectieve manier om samenwerking te bevorderen, met echte persoonlijke relaties en gezamenlijke successen.

Van lokaal naar centraal en vice versa

Uiteindelijk ronden uw mensen het project bij de klant af. De borging van het project is dan belangrijk. Zeker als er een onderhoudscontract is afgesloten, of als u vervolgopdrachten verwacht. Vastleggen van wat de klant heeft gekregen en nog mag verwachten is hierbij van groot belang. Zo kunt u altijd terugvinden wat de afspraken en verplichtingen waren.

Leg de projectdetails centraal vast en zorg dat dat voor iedereen begrijpelijk is. Wellicht zullen uw internationale collega’s een extra taalcursus moeten volgen, omdat de ondersteuning centraal in één land wordt uitgevoerd. Een gemeenschappelijk taal is cruciaal om geen details verloren te laten gaan in de vertaling. Het is zaak om ook hier het ontvangende organisatiedeel tijdig te betrekken en alle (communicatie)uitdagingen aan te gaan voor het project is afgerond.

Ambitie is mooi, maar blijf altijd in controle

Pas uw uitrol aan de ambities aan. Wie succesvol wil zijn in een land zal daar ook sterk op moeten investeren met lokale kennis. En zorg voor een uniforme aansturing zodat u grip houdt op al die entiteiten die namens uw bedrijf zakendoen, of dat nu in Europa of een verre jungle is.