Exact Spring'21 Release
COME SEE WHAT'S NEW

Inzicht in uw processen, automatiseringen, nieuwe koppelingen en fouten minimaliseren. Het leidt allemaal tot efficiënter werken, meer gemak en grip op uw cijfers. En dat is precies waaraan de innovaties uit de Spring’21 Release bijdragen. Zo helpen we u groeien!

Nu steeds meer facturen digitaal worden verwerkt, krijgen de ontvangers hiervan liever één enkel pdf-bestand. Ook als u bijlagen toevoegt, zoals de algemene voorwaarden. Nu kunt u dit combineren in één pdf-bestand in de e-mail of als Peppol UBL.

Goed nieuws voor onze duizenden Mollie-gebruikers: het is nu mogelijk om de betalingen die u ontvangt direct te laten verwerken en matchen door Exact Online. Zo worden alle betaalgegevens dagelijks via Mollie opgehaald en automatisch verwerkt in de boekhouding.

Wist u dat facturen met een betaallink tot 40% sneller betaald worden? Als u die functie dus nog niet gebruikt, activeer ze dan vandaag nog.

Wanneer u aankoopfacturen laat herkennen met de scanservice, kan het gebeuren dat de factuurgegevens niet volledig overeenkomen met de contactgegevens in Exact Online. De postcode en het huisnummer worden bijvoorbeeld wel herkend, maar de bedrijfsnaam niet. In dat geval vraagt Exact Online vanaf nu of u de gegevens wilt bijwerken. Zo voorkomt u dat leveranciers dubbel worden aangemaakt in Exact Online.

Met een up-to-date boekhouding bent u in staat om beter onderbouwde beslissingen te nemen. No hands Accounting voor ondernemers helpt u hierbij. Onze software neemt namelijk de boekhoudtaken van u over. U bespaart tot 73% van uw tijd, vermindert het risico op fouten en profiteert van innovaties zoals e-facturatie. Zo houdt u meer tijd over om te ondernemen.

U kent vast de dashboards in Exact Online Boekhouden waarmee u een overzicht heeft over belangrijke cijfers als omzet, openstaande posten en uw resultaat. Vanaf deze release is het ook mogelijk om de cijfers te bekijken van een specifiek jaar en een specifieke periode. Zo heeft u nog meer vrijheid en gemak om de prestaties van uw onderneming te analyseren.

Voor ondernemers die willen overstappen van Vero of Bob50 naar Exact Online is er nu een makkelijke conversietool beschikbaar. Hiermee zet u de complete boekhouding over met historieken naar Exact Online. Handig voor ondernemers, maar vooral voor accountancykantoren. Deze functie is nog in controlled release.

Wij voorspellen de datum waarop u de betaling van een factuur mag verwachten. Dat doen we met gebruik van onze artificiële intelligentie die kijkt naar het betaalpatroon van uw klanten. Hierdoor kunt u nu dus sneller actie ondernemen als een knelpunt zichtbaar wordt om zo uw cashflow positief te beïnvloeden. Kortom, met Exact Online weet u precies hoe u ervoor staat en zult staan.

Het verwerken van betalingen tussen bankrekeningen binnen dezelfde boekhouding was altijd vrij veel werk. Vanaf nu is het mogelijk om die betalingen automatisch te laten boeken op tussenrekeningen. Een mooie stap naar een nog efficiëntere boekhouding.

De wet- en regelgeving verandert constant. Gelukkig bent u met Exact Online verzekerd dat alles up-to-date is. Ook in 2021 hebben we alle noodzakelijke aanpassingen uitgevoerd om u zorgeloos te laten boekhouden. Sinds het begin van 2021 gaat het bijvoorbeeld om het updaten van de btw-aangiftes voor 2021, het bijwerken van de fiscale fiches die u nodig heeft voor uw belastingaangifte en het actualiseren van de btw-listing die u jaarlijks voor 31 maart bij de FOD Financiën moet indienen.

Wilt u meer inzicht in hoeverre uw gescande facturen verwerkt zijn? Binnen No hands Accounting is het nu mogelijk om inzicht te krijgen in hoeverre uw geüploade bestanden verwerkt zijn. Zo weet u precies welke documenten volledig herkend werden en klaar zijn voor verwerking. Maar ook welke nog om een actie van u vragen. Met deze nieuwe feature van No hands Accounting helpen wij u om alleen aandacht te besteden aan zaken die echt belangrijk zijn.

Gedurende de looptijd van een abonnement kan er veel veranderen. De klant wil bijvoorbeeld zijn of haar abonnement uitbreiden of juist een deel opzeggen. Ook kunnen prijzen of aantallen in een abonnement wijzigen. Om die tussentijdse wijzigingen nog gemakkelijker door te voeren, hebben we een groot aantal verbeteringen doorgevoerd in Abonnementenbeheer.

Een veelgevraagde wens was het volledig automatisch genereren en versturen van abonnementsfacturen. Goed nieuws, die functie is nu toegevoegd aan Abonnementenbeheer!

Dagelijks wordt bekeken welke abonnementen gefactureerd kunnen worden. We hebben dit nu heel flexibel geconfigureerd. U kunt per abonnementsvoorwaarde bepalen of u ze automatisch of manueel wilt genereren of versturen. Ook kunt u per voorwaarde bepalen of ze automatisch vooraf of achteraf wordt gefactureerd. Zo bespaart u tijd, krijgen uw abonnees automatisch op een vast moment de factuur en moet u niet meer omkijken naar het facturatieproces.

In een tijd van lockdowns wilt u uw klanten ook de optie kunnen geven om hun abonnement te pauzeren. Zo voorkomt u dat ze hun abonnement opzeggen. Dat is vanaf nu mogelijk in Abonnementenbeheer. U kunt een abonnement voor een aantal weken of maanden eenvoudig pauzeren.

U kunt als onderneming meerdere diensten in rekening brengen bij uw klanten. De factuurlay-out van een abonnement kan daarbij afwijken van andere gebruikte lay-outs. U wilt bijvoorbeeld andere informatie, zoals de abonnementsperiode of de incassowerkwijze, op de factuur vermelden. Vanaf nu is dat mogelijk. U kunt per abonnementsvoorwaarde bepalen welke gewenste factuurlay-out u wilt gebruiken. Zo verstuurt u altijd de juiste factuur.

Uw business in uw broekzak! Laat uw klanten de nieuwe Mijn[Kantoor]-app downloaden om te genieten van een nieuw fris design en verbeterde functionaliteit. Uiteraard kunt u eenvoudig uw eigen logo toevoegen en het biedt dezelfde mogelijkheden als wat u gewoon was. De app wordt de komende tijd bovendien nog verder uitgebreid met nieuwe functies.

Wilt u weten voor welke (interne) klantadministraties meer efficiëntie te behalen valt? Resulterend in tijdwinst, minder fouten en een boekhouding die op tijd in orde is? Het nieuwe overzicht geeft u en uw collega’s relevante aanknopingspunten. Het laat zien hoe actueel een boekhouding is, het geeft een beeld van hoe de verwerking van aankoop- en bankboekingen nu is geregeld en met welke klanten u een goed gesprek zou kunnen hebben over de huidige wijze van samenwerking. Dit nieuwe overzicht staat voor dit voorjaar gepland om beschikbaar te komen.

Stuur uw verkoopfacturen vanuit Mijn[Kantoor], dan kunt u ze eenvoudig opvolgen. We voegden drie verbeteringen toe die herinneringen versturen nog eenvoudiger maakt:

1. Originele factuur toevoegen: voeg de originele factuur toe aan de herinneringen zodat uw klant direct kan nagaan waarover het gaat.
2. Mollie-betaallink toevoegen: voeg een betaallink bij de herinneringsmail, zodat uw klant sneller zal betalen.
3. Lay-outs wisselen: pas voor een tweede of derde herinnering een andere lay-out toe. Handig om bijvoorbeeld de dringendheid beter te doen opvallen.

Dankzij de aanlevering van facturen en bonnetjes door uw klanten via Mijn[Kantoor] is de boekhouding meteen up-to-date. Dat betekent voor uw klant realtime inzicht via relevante overzichten in Mijn[Kantoor]. Op dat vlak zijn zowel het aankoop- als verkoopoverzicht verder verbeterd. In het aankoopoverzicht kunt u nu eenvoudiger zoeken met verbeterde filters. Ook in het verkoopoverzicht zijn de filters onder handen genomen. Er zijn nu ook kolommen voor de betaaldatum en uw referentie. Zo vindt u achteraf sneller relevante informatie terug.

Gebruikt u vijf of meer bank- en kasboeken in de boekhouding? Vanaf nu tonen we in Mijn[Kantoor] vanuit de Bank/Kas-widget in de adviescockpit een verbeterd overzicht. Het nieuwe overzicht toont alle bankrekeningen en kasboeken, inclusief het actuele saldo. Zo heeft u meer grip op uw cashflow.

Uw klanten uitnodigen voor een eigen Exact Online oplossing was nog nooit zo handig. Of het nu voor Exact Online Boekhouden, Zakelijke Dienstverlening, Handel, Productie, Bouw of voor Mijn[Kantoor] is ... Na het versturen van de uitnodiging kunt u voortaan zien wanneer de uitnodiging verstuurd werd en of de klant ze accepteerde. Zoek eenvoudig op uitnodigingen die door collega’s zijn verstuurd om op te volgen richting uw klanten. Het nieuwe overzicht zou deze lente nog beschikbaar moeten komen.

U kunt nu contactbestanden importeren met meer dan 1.000 regels. Op die manier configureert u sneller een boekhouding. Importeer het bestand in één keer en bevestig na iedere 1.000 regels dat u wilt doorgaan met importeren. Dat maakt de configuratie een stuk eenvoudiger.

Geautoriseerde App Center-partners zijn verplicht aan te geven welke gegevens tussen Exact Online en hun apps worden uitgewisseld. Vroeger gaf u eenmalig toestemming om gegevens met een specifieke app uit te wisselen. Nu krijgt u direct een melding wanneer een partner een wijziging in de koppeling heeft gemaakt. U kunt dan opnieuw bepalen of u de app toestemming geeft om gegevens uit te wisselen. Dat werkt erg transparant en veilig!

Er werden opnieuw nieuwe connected apps toegevoegd aan het Exact Online App Center. Die apps kunt u direct koppelen aan Exact Online of Exact bouw7. Kijk voor meer informatie in het Exact Online App Center.

Er zijn situaties waarbij u een groter aantal artikelen levert aan uw klant dan oorspronkelijk was besteld. Denk aan een voor de klant geproduceerde batch of het lossen van een tankwagen met bulkgoederen waarbij er een grotere hoeveelheid dan gepland wordt geleverd. U wilt dan wel het juiste aantal geleverde artikelen factureren. Dat kan nu met Exact Online Handel en Productie Geavanceerd en Premium zonder extra administratieve handelingen achteraf én zonder de verkooporder te wijzigen.

Als u internationaal zaken doet, heeft u mogelijk te maken met EORI-nummers (Economic Operators' Registration and Identification). Dat kunt u bijvoorbeeld via klantspecifieke lay-outs communiceren. Maar als u een groot aantal klanten bedient, is er ook een andere mogelijkheid. Klanten die gebruik maken van de geavanceerde edities van Exact Online Handel en Productie kunnen vanaf nu het EORI-nummer van de klant vastleggen op de contactfiche. Dat voegt u naast het totaalgewicht en land van herkomst van artikelen als veld toe op de pakbon en de verkoopfactuurlay-out.

Als u met een groot aantal leveringswijzen te maken heeft, is het handig als u ze herkent. Zeker als er sprake is van een aparte verpakkingswijze of andere voorbereidingen die u moet uitvoeren. Daarom hebben we het vanaf nu mogelijk gemaakt om de leveringswijze als filter en extra kolom toe te voegen in het overzicht van verkooporders en bij het printen van verkooporders.

Pickt u al verkooporders op een mobiel toestel met de voorraadbeheer-app voor Android of iOS? Het is nu ook mogelijk om serie- en batchnummers direct tijdens het orderpicken te registreren. Dat voorkomt een extra handeling tijdens het leveren en werkt dus erg efficiënt!

Een stuklijst bevat de materialen en bewerkingen die u gebruikt om een product te vervaardigen. Het is vanaf nu heel gemakkelijk om materiaal in verschillende stuklijsten te vervangen. Met ‘materiaal vervangen in stuklijsten’ in Exact Online Productie kunt u zoeken op het te vervangen artikel en worden alle stuklijsten getoond waarin een specifiek artikel of materiaal wordt gebruikt. U geeft het alternatieve materiaal aan en vinkt vervolgens aan welke stuklijsten u wilt laten aanpassen. Daarna wordt met één druk op de knop de gewenste wijziging in één keer voor alle geselecteerde stuklijsten doorgevoerd. Heel eenvoudig!

Bestelt u producten op basis van klantenorders? Of op basis van een combinatie van besteladviezen en klantenorders? Vanaf nu kunt u die bestellingen combineren. Dat maakt het erg overzichtelijk voor uw leverancier.

Bovendien voorkomt dat mogelijke extra kosten bij bestellingen met een lage totale aankoopwaarde. Bijkomend voordeel is dat als er sprake is van volumekortingen vanuit de leverancier u hier zo ook eerder aanspraak op kunt maken.

Het is nu nog gemakkelijker om een aankoopfactuur te verwerken in uw projectadministratie en financiële administratie. We hebben de eerdere geschiedenis toegevoegd, de weergave aangepast én de matchcomponent uitgebreid in de aankoopmodule. Zo heeft u nog meer controle en inzicht in uw boekhouding.

Het is nu mogelijk om goedkeuringsworkflows op te zetten waarmee u medewerkers opneemt in een goedkeuringsronde. Die templates kunt u gebruiken bij aankooporders, onderaannemerscontracten en aankoopfacturen. Superhandig!

Samenwerken in de keten is ontzettend belangrijk. Zo maken veel bedrijven naast de projectadministratie ook gebruik van een scan&herken-oplossing, calculatieprogramma of een andere mogelijkheid om de boekhouding nog efficiënter te verwerken. Benieuwd welke koppelingsmogelijkheden er allemaal bestaan? Bekijk ze in het Exact Online App Center.

Bekijk hier het volledige overzicht.