Exact Autumn'21 Release
Come see what's new

Van idee naar oplossing in Exact Online Uren & Facturen. Als klant van Exact Online kunt u ideeën voorstellen of uw stem uitbrengen op productsuggesties. Uw feedback is belangrijk voor het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld de tijdregistratie, facturatie of projectbewaking. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de meer dan 20 productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de omzet uit abonnementen te koppelen aan een project of hebben we het nog makkelijker gemaakt om snel in één keer ingevoerde uren te corrigeren. Zo maken we Exact Online samen nog beter.

Al uw medewerkers hebben de uren van de afgelopen week of maand verantwoord. U kunt dus aan de slag met de facturatie. Maar voordat u de uren in een factuur heeft omgezet, blijkt dat een medewerker de afgelopen maand uren op een verkeerd project of uursoort heeft geboekt. Of een klant belt met de vraag of de uren van de afgelopen maand toch op een ander project kunnen worden gefactureerd. Het maken van dergelijke correcties kan tijdrovend zijn. U moest dit vroeger per ureninvoer wijzigen. Nu kan dit in één keer bij het goedkeuren van de uren. Zo bespaart u veel tijd.

U wilt de uurverantwoording het liefst zo compleet mogelijk hebben. Het koppelen van een bijlage aan de ureninvoer, zoals bijvoorbeeld een bezoekverslag of een foto, kan de tijdregistratie compleet maken. Vroeger was dit alleen mogelijk voor volledige gebruikers. Nu kan ook de medewerker met een rol als tijdschrijfgebruiker een bijlage koppelen aan de tijdregistratie.

Het overzicht ‘Ingevoerde tijd en kosten’ geeft een volledig inzicht in de uurverantwoording in een bepaalde periode. Op basis van klantfeedback hebben we nu twee extra kolommen toegevoegd. Die kolommen geven inzicht in wie en wanneer het laatst de ingevoerde uren heeft goedgekeurd. U kunt het ook gebruiken in de rapporten naar derden en exporteren naar Excel.

Gedurende een project kan het gebeuren dat u een offerte voor meerwerk of extra werkzaamheden uitbrengt. U kunt nu bij het accepteren van een dergelijke meerwerkofferte het bestaande projectbudget verhogen en de aanvullende werkzaamheden in de scope (WBS) van het lopende project opnemen. Zo heeft u alles bij elkaar! Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Wanneer u diensten op abonnementsbasis en tegen een vast terugkerend tarief levert, wilt u natuurlijk een goed beeld hebben van welke kosten er werden gemaakt om die diensten te leveren. Dat kan vanaf nu heel eenvoudig door een abonnement aan een project te koppelen. Bij facturatie van het abonnement wordt dan automatisch het project in de factuurregel meegenomen. Vanuit het projectoverzicht ziet u vervolgens de terugkerende omzet. U ziet direct de marge op basis van die omzet en de kosten van op het project ingevoerde uren of aankopen. De functie is vanaf nu beschikbaar wanneer u abonnementenbeheer gebruikt in combinatie met Exact Online Uren & Facturen of Project Management.

Bij het afronden en afsluiten van een project in Exact Online Uren & Facturen wilt u geen losse eindjes overhouden. U wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ingediende uren achteraf nog goedgekeurd moeten worden of dat er nog uren in rekening moeten worden gebracht. U wordt vanaf nu bij het afsluiten van een project direct verwittigd als er nog zaken openstaan. Zo kunt u losse eindjes meteen aanpakken. Ook voorkomt u dat er in de toekomst nog dergelijke dingen achteraf opgelost moeten worden. Met het afsluiten van een project wordt ook het project afgesloten voor toekomstige uren- of aankoopboekingen.

Als projectmanager bent u ervoor verantwoordelijk een project binnen budget op te leveren. U kunt nu uw grip op kosten en uitgaven versterken door aankoopfacturen en bestellingen op een specifiek project te blokkeren. Dankzij die veelgevraagde functie voorkomt u dat nieuwe uitgaven op het project worden geboekt.

Met de digitale urenstaat geeft u uw klant inzicht in de gewerkte uren. U kunt die urenstaat met nog te factureren uren nu ook online laten goedkeuren door uw klant. Dit voorkomt vragen en gedoe met de facturatie achteraf. Daarnaast is het nu mogelijk om relevante informatie zoals de naam van de goedkeurder en datum van goedkeuring op de urenspecificatie te vermelden. Die urenspecificatie stuurt u mee met de factuur. Zo weet de ontvangende afdeling precies wie akkoord heeft gegeven voor de gewerkte uren. Dit geeft minder vragen en een meer transparante factuur versnelt de betaling van de factuur. Het is nu ook mogelijk om vanwege privacy alleen de voornaam of het medewerkersnummer in plaats van de volledige naam op de specificatie weer te geven.

Met de urenstaat geeft u inzicht in gewerkte en factureerbare uren voordat u de factuur naar uw klant verstuurt. Het is nu mogelijk om de uren van meerdere medewerkers die op één project werken op één urenstaat te presenteren. U hoeft dus niet meer per medewerker een aparte urenstaat op te maken en te versturen naar uw klant. Zo geeft u uw klant een helder overzicht van de werkzaamheden, ongeacht of die door één of meerdere medewerkers werden verricht.

Met de urenstaat geeft u uw klant meer inzicht in de gepresteerde en factureerbare uren. U kunt de uren online laten goedkeuren door uw klant. U geeft uw klanten voorafgaand aan het versturen van de factuur inzicht in de gewerkte uren. Daarmee voorkomt u vragen en gedoe achteraf. We hebben op basis van uw feedback drie extra velden toegevoegd. Zo kunt u nu het projectnummer, de projectomschrijving en het klantbestelnummer meenemen in de kopregel van de urenstaat. Dat is vooral handig wanneer uw urenstaat betrekking heeft op één project. U moet die informatie dan niet langer in elke kolom dupliceren. Zo wordt de urenstaat nog overzichtelijker.

In Exact Online Uren & Facturen kunt u naast projecten ook werken met kostenplaatsen en -dragers. Die analytische dimensies geven u extra financiële rapporteringsmogelijkheden. Zo kunt u bijvoorbeeld een kostenplaats gebruiken om de kosten en opbrengsten per afdeling te volgen. Vanaf nu is het ook mogelijk om een kostenplaats of -drager aan een projectclassificatie toe te voegen. Op basis van de projectclassificatie wordt dan automatisch de gekoppelde kostenplaats in de factuurregel gezet. Zo ziet u precies welke omzet uit gefactureerde uren of termijnen toegewezen kan worden aan een specifieke kostenplaats- of drager.

Voor een gezonde bedrijfsvoering is het vaak noodzakelijk dat consultants gemiddeld 70% tot 80% van hun beschikbare uren declarabel of factureerbaar zijn. Voor de beschikbaarheid neemt Exact Online standaard het aantal uren in het werkrooster als uitgangspunt, ongeacht of de medewerker bijvoorbeeld op vakantie of ziek is. Om beter zicht te krijgen op de daadwerkelijke beschikbaarheid en factureerbaarheid, hebben we de kolom 'Netto factureerbaarheid' in het rapport factureerbaarheid toegevoegd. Die berekent het percentage factureerbare uren op basis van de netto beschikbare uren. Dit zijn de roosteruren min verlofuren en afwezige uren in die periode. Zo krijgt u nog scherper zicht op de daadwerkelijke productiviteit van uw medewerkers. Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Met Exact Online Uren & Facturen kunt u geboekte onkosten, zoals bijvoorbeeld het aantal afgelegde kilometers, doorrekenen aan uw opdrachtgever. U voert dergelijke factureerbare kosten in via het ureninvoerscherm en die worden dan vervolgens bij de klant in rekening gebracht tegen de actuele verkoopprijs. Tot op heden werd alleen de historische verkoopprijs en niet de op dat moment geldende kostprijs bewaard. De projectrapporteringen waren gebaseerd op de actuele artikelkostprijs. Bij een kostprijswijziging leidde dit tot afwijkingen in de diverse projectoverzichten. Het is nu mogelijk om bij een kostprijswijziging van een kostensoort een ingangsdatum vast te leggen. Op basis van die datum wordt vervolgens in de projectrapportering de juiste kostprijs bepaald en krijgt u een correcte weergave van de bestede kosten op een project.

Met onze nieuwste verbetering aan het rapport Projectsamenvatting krijgt u inzicht in meerdere projecten tegelijkertijd. Als u nu een rapportperiode selecteert zonder een specifiek project te selecteren, worden alle projecten met transacties in die periode in het rapport inbegrepen. Zo krijgt u een overzicht van alle projecten en boekingen tijdens die periode.

Met Exact Online Uren & Facturen brengt u eenvoudig gewerkte uren of geplande termijnen in rekening bij uw klant. Het is nu mogelijk om de vormgeving en opmaak van de factuur af te stemmen op het type dienst. Op basis van de projectclassificatie kunt u instellen welke lay-out voor de factuur of factuurspecificatie moet worden gebruikt. Dit voorkomt fouten en draagt bij aan het correct factureren van uw diensten.

Met Exact Online Uren & Facturen ziet u direct welke bestede uren en geplande factuurtermijnen klaar staan om gefactureerd te worden. Die staan namelijk klaar in een factuurvoorstel, waarin alle nog te factureren werkzaamheden per project of per contact worden verzameld. Vanuit dit factuurvoorstel kunt u de nacalculatie projectfactuur aanmaken, waarbij de bestede uren in een factuur worden omgezet. U kunt ook vanuit een factuurvoorstel een afdrukvoorbeeld van de factuur maken. Dat laatste hebben we verbeterd. Het is nu mogelijk om ook een factuurspecificatie aan dat afdrukvoorbeeld toe te voegen. Zo ziet u precies hoe ook de uiteindelijke factuur inclusief de gedetailleerde urenspecificatie eruit zal zien.

Het klantbestelnummer wordt op een project of abonnement gebruikt om aan te geven onder welke referentie of PO-nummer een klant een opdracht heeft geplaatst. Staat die niet op de verkoopfactuur, dan wordt deze factuur doorgaans niet betaald. Zeker bij e-facturatie is het niet voldoende om dit nummer op de lay-out af te drukken. Vanaf nu wordt het klantbestelnummer bij facturatie van één project of abonnement per factuur automatisch overgenomen op de factuur in het veld 'uw ref.'. Zo voorkomt u dat bij e-facturatie de factuur wordt afgewezen en wordt u tijdig betaald. Ook bij het aanmaken van een project vanuit een offerte wordt het klantbestelnummer overgenomen vanuit het veld 'uw ref.' van de offerte. Zo is het van offerte tot factuur altijd duidelijk onder welke referentie de klant de opdracht heeft geplaatst.

Een duidelijke factuur voorkomt vragen bij de klant en wordt sneller betaald. Het is daarom nu mogelijk om de projectleider aan de lay-out van de verkoopfactuur toe te voegen. Dat kan zowel op factuurregelniveau als op de kopregel van de factuur.

Een transparante factuur met een duidelijke urenspecificatie geeft minder vragen en wordt sneller betaald. Maar niet elke projectfactuur vereist een specificatie van de gewerkte uren. Bijvoorbeeld, u wilt een specificatie alleen toevoegen bij projecten die op nacalculatie worden gefactureerd. U heeft daarom nu de flexibiliteit om per project te kiezen of u al dan niet een factuurspecificatie aan de factuur wilt toevoegen.

U wilt als projectmanager niet elke keer in de boekhouding duiken om te zien of een factuur betaald werd. Gelukkig kunt u nu heel gemakkelijk via de projectkaart de betaalstatus of verwachte betaaldatum van een projectfactuur bekijken.