Grip op uw cijfers met Exact Online

Profiteer van de vele innovaties in de Autumn’21 Release. Ze helpen u efficiënter te werken en bieden meer inzicht en meer grip op uw cijfers. Klik in het menu op uw Exact-oplossing en ontdek welke verbeteringen en vernieuwingen we hebben doorgevoerd.

Boekhouden
No hands Accounting beschikbaar voor sectorspecifieke software van Exact Online

Werkt u met Exact Online Handel, Productie, Project Management of Uren & Facturen? Dan kunt u vanaf nu profiteren van geautomatiseerde factuurverwerking en tot 73% tijd besparen op administratieve taken. Met No hands Accounting worden facturen niet alleen automatisch gematcht met uw banktransacties, maar ook met uw bestellingen! Zo behoudt u pas echt de controle over uw aankoopproces.

Boekhouden
Efficiënter facturen goedkeuren met No hands Accounting

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in het goedkeuringsproces voor facturen. Zo ziet u vanaf nu alleen de facturen die u zelf moet goedkeuren of al heeft goedgekeurd. Daarnaast is het nu ook mogelijk om uw accountant te betrekken in het goedkeuringsproces. Als laatste verbetering zorgden we ervoor dat u eenvoudig goedkeuringsrechten kunt toekennen aan andere gebruikers.

Boekhouden
In Exact Online e-mails ontvangen van niet-gekoppelde e-mailadressen

Hoewel u in uw digitale brievenbus alleen e-mails kunt ontvangen van e-mailadressen die zijn gekoppeld aan een contact, kan het zijn dat u toch een belangrijke e-mail ontving van een niet-gekoppeld e-mailadres. Om ervoor te zorgen dat u niks meer mist, is het nu mogelijk om dergelijke e-mails toch te bekijken en zelf te beslissen of u de e-mail wilt toelaten tot uw digitale brievenbus. Deze functionaliteit komt binnenkort beschikbaar.

Boekhouden
Meer inzicht in de wijze waarop aankoopfacturen worden herkend

Dankzij No hands Accounting worden aankoopfacturen automatisch verwerkt tot boekingsvoorstellen. Maar wat zijn de regels waarop de herkenning is gebaseerd? Dit staat vanaf nu precies vermeld bij het boekingsvoorstel in kwestie. U ziet bijvoorbeeld of de grootboekrekeningen of juiste btw-codes werden gebruikt voor de herkenning. Zo heeft u meer inzicht in de toegepaste herkenningsmethode.

Boekhouden | Accountancy
Gemakkelijk Vero-boekhoudingen converteren naar Exact Online

Wilt u of wil een klant van u met zijn Vero-boekhouding overstappen naar Exact Online? Maak dan gebruik van de nieuwe Vero-conversietool die nu algemeen beschikbaar is. Hiermee zet u de complete boekhouding met historiek over naar Exact Online, inclusief alle belangrijke financiële stamgegevens. Na Vero volgen er dit jaar nog conversietools voor Sage BOB, Expert/M, Adsolut en Winbooks on Web.

Abonnementenbeheer
Abonnementsperiode in factuuromschrijving

Een veelgevraagde wens was de weergave van de factuurperiode in de omschrijving van de factuur. Zo weet de klant namelijk precies op welke periode de factuur betrekking heeft. Dit is nu mogelijk met behulp van een aantal variabelen. Met die variabelen bepaalt u eenvoudig hoe de omschrijving eruit moet zien en weet de klant altijd precies welke periode in rekening wordt gebracht.

Abonnementenbeheer
Snel het aantal of de prijs van een gefactureerde abonnementsregel aanpassen

Abonnementen worden doorgaans over een langere periode en op voorhand gefactureerd. Alleen kunnen er tijdens de looptijd van een abonnement natuurlijk wijzigingen optreden, denk bijvoorbeeld aan een upgrade. Vroeger was het niet mogelijk om een dergelijke wijziging snel door te voeren. Maar op basis van de feedback die we hebben ontvangen, kunt u nu de prijs en/of hoeveelheid van een reeds gefactureerde abonnementsregel in één keer wijzigen. Na de wijziging wordt automatisch het voorstel voor de correctiefactuur aangemaakt waarbij de verandering pro rato in rekening wordt gebracht.

Abonnementenbeheer
Fouten signaleren bij automatische facturatie van abonnementen

Een verkeerd ingevuld veld, een ontbrekend e-mailadres, een verkeerde instelling – een fout kan onopgemerkt blijven en pas op het moment van facturatie naar voren komen. Dergelijke fouten in abonnementen die automatisch worden gefactureerd, verhinderen dat een factuur wordt verstuurd. Daarom hebben we de meldingen in Abonnementenbeheer verbeterd. Dagelijks worden fouten in het facturatieproces gesignaleerd en kunt u hierop direct actie ondernemen.

Abonnementenbeheer
Een nulfactuur maken bij tussentijdse wijzigingen in een abonnement

Abonnementen worden doorgaans over een langere periode vooruit gefactureerd, bijvoorbeeld een jaar of kwartaal. Gedurende de looptijd van een abonnement kan een klant vragen om zijn abonnement uit te breiden (upgrade) of vragen om een deelopzegging (downgrade). Als die wijziging plaatsvindt in de laatst gefactureerde abonnementsperiode wordt altijd een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Hierbij wordt het factuurbedrag pro rata op basis van het aantal nog resterende dagen berekend. Als bedrijf wilt u zelf kunnen bepalen of dergelijke wijzigingen zijn toegestaan en of ze in rekening worden gebracht. Ook kan de berekening van het factuurbedrag afwijken per sector.

Daarom is het nu mogelijk om een nulfactuur te laten aanmaken bij een tussentijdse wijziging. Dat geeft u meer flexibiliteit. U kunt het bedrag op nul laten staan of naar eigen wens aanpassen.

Accountancy
CRM in EOL Accountancy

Al uw diensten in één omgeving. Dé plek waar u een 360° beeld krijgt van uw klanten en uw kantoor. En waar uw klanten inzicht hebben in hun dossier. Volledige controle en overzicht over alle processen binnen een boekhoud- of accountancykantoor en alle diensten die geleverd worden. CRM voor Exact Online Accountancy is beschikbaar als uitbreiding op een Plus of Professional abonnement.

Accountancy
Eenvoudig uw klant verwijzen naar Exact Online én optimale inwerking

Wilt u uw (nieuwe) klant in een handomdraai wijzen op de ondernemersoplossingen van Exact Online? We hebben een nieuwe manier om dat heel eenvoudig te doen. Zo stuurt u uw klant vanuit Exact Online een bericht. Gaat uw klant hierop in? Dan nemen wij contact op om te adviseren bij de abonnementskeuze. Na akkoord koppelen we direct de nieuwe Exact Online-klantomgeving met uw Exact Online Accountancy-omgeving zodat u samen een vliegende start maakt en u met uw klant online meewerkt, meekijkt, communiceert en signaleert.

Weet u al welke oplossing uw klant nodig heeft? Gebruik dan de bestaande uitnodigingswizard waarmee u nu ook bijlagen kunt meesturen (denk aan promotiemateriaal uit ons resource center) en uw eigen uitnodigingstekst als standaard kunt opslaan. Alle uitnodigingen, ook voor Mijn[Kantoor], blijven 7 dagen geldig.

Accountancy
Offertes versturen met Mijn[Kantoor]

Naast verkoopfacturen en betalingsherinneringen is het nu ook mogelijk om in Mijn[Kantoor] offertes te versturen. Uw klant stelt eenvoudig offertes op met een eigen lay-out, verstuurt ze en volgt ze op. Na akkoord met de offerte staat de bijbehorende verkoopfactuur direct klaar voor verzending. Dankzij de combinatie met de aanwezige CRM-mogelijkheden in Mijn[Kantoor] zijn uw klanten optimaal in staat om succesvol te ondernemen.

Accountancy
Mobiele app Mijn[Kantoor] verder verbeterd

De nieuwe Mijn[Kantoor]-app werd nu verder verbeterd en uitgebreid. Zowel ten aanzien van het verkoopproces bij uw klant als hoe u uw klant kunt voorzien van relevante inzichten in realtime. Vanuit de cockpit kunt u nu weer verder doorklikken naar onderliggende cijfers en ook de functie om een foto te maken van een bonnetje om te uploaden werd aanzienlijk verbeterd. Daarnaast kunt u – net als in de webomgeving – behalve verkoopfacturen nu ook betalingsherinneringen versturen, beiden inclusief betaallinks, en artikelen aanmaken en beheren. Binnenkort worden verschillende andere functies, zoals offertes, ook beschikbaar gemaakt via de mobiele app.

Accountancy
Efficiëntiemonitor

Wilt u weten voor welke (interne) klantadministraties meer efficiëntie te behalen valt? Resulterend in tijdwinst, minder fouten en een boekhouding die op tijd in orde is? Het nieuwe overzicht geeft u en uw collega’s relevante aanknopingspunten. Het laat zien hoe actueel een boekhouding is, het geeft een beeld van hoe de verwerking van aankoop- en bankboekingen nu is geregeld en met welke klanten u een goed gesprek zou kunnen hebben over de huidige wijze van samenwerking.

App Center

App Center
Nieuwe apps beschikbaar in het Exact App Center

Er werden opnieuw nieuwe apps toegevoegd aan het Exact App Center. Die apps kunt u direct koppelen aan Exact Online of Exact bouw7. U vindt ze allemaal in het Exact App Center.

App Center
Correcte API-filters gebruiken om de prestatie van uw app te verbeteren

Een API zorgt voor de uitwisseling van gegevens en communicatie met verschillende applicaties. Met een uitgebreid aanbod van verschillende API’s verwerkt Exact Online dagelijks miljoenen API-oproepen. In de praktijk zien we dat de uitwisseling van gegevens tussen Exact Online en andere apps niet efficiënt verloopt. Inefficiënte uitwisseling kost extra tijd, met een slechtere gebruikservaring en mindere prestaties van uw app als gevolg. Door filters te gebruiken voorkomt u dat onnodige gegevens worden uitgewisseld. Om API-oproepen sneller te verwerken is het vanaf nu alleen mogelijk om bepaalde filters te gebruiken bij een aantal eindpunten. Die zijn per eindpunt gedocumenteerd. Hiervoor werd een extra kolom ‘filters’ toegevoegd. Bekijk bijvoorbeeld het eindpunt voor relaties. In de komende maanden werken we aan de gefaseerde uitrol om het gebruik van correcte filters te verplichten. Bekijk voor meer informatie REST API reference documentation.

Veel verbeteringen in Exact Online Handel en Productie op basis van productsuggesties

Handel | Productie
Veel verbeteringen in Exact Online Handel en Productie op basis van productsuggesties

Van idee naar oplossing in Exact Online Handel en Exact Online Productie. Als klant van Exact Online kunt u ideeën voorstellen of uw stem uitbrengen op productsuggesties. Uw feedback is belangrijk voor het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld het order- en bestelproces. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om orders direct na het picken te leveren, heeft u meer zicht op uw marge en introduceren we een algemene prijslijst. Zo maken we Exact Online samen nog beter.

Productie
Plattere werkorders maken met phantom-stuklijsten

Een veelvoorkomende uitdaging bij het vertalen van engineering-stuklijsten in productiestuklijsten is het voorkomen dat ze resulteren in werkorders met (te) veel suborders. Waar ontwerpers en tekenaars geneigd zijn om complexe producten op te delen in lagen, hebben productieplanners juist een voorkeur voor plattere structuren die het werk op een enkel bewerkingsstation samenvatten in een enkele werkorder of suborder. Phantom-stuklijsten zijn het perfecte gereedschap om dit voor elkaar te krijgen. Ze zijn vanaf nu beschikbaar in Exact Online Productie Premium.

Handel | Productie
Nu ook goederenontvangst en locatieverplaatsingen in de Voorraadbeheer-app

Het was al mogelijk om tellingen uit te voeren en orders te picken in de Voorraadbeheer-app. Sinds kort is het in de Premium-edities van Exact Online Handel en Productie ook mogelijk om goederen te ontvangen. Die kunt u eventueel meteen wegzetten met de put-awayfunctie en u voert nu ook magazijnverplaatsingen uit via de Voorraadbeheer-app. Met de handige barcodescanner in de app minimaliseert u fouten en bespaart u waardevolle tijd.

Handel | Productie
Prijslijsten aanmaken voor algemeen gebruik

Het was al mogelijk om prijslijsten aan te maken per klant, bijvoorbeeld om prijsafspraken door te voeren. Dankzij deze verbetering is het nu ook mogelijk om prijslijsten aan te maken die niet aan een klant gekoppeld zijn. Zo zijn de prijslijsten algemeen inzetbaar. Dat is handig als u een algemene korting bij bulkaankoop wilt doorvoeren of voor promotieverkoop.

Handel | Productie
Meer grip op uw marge bij het opstellen van offertes en verkooporders

Bij het opstellen van offertes en verkooporders wilt u snel inzicht in uw marge. U wilt immers een competitieve prijs rekenen, maar ook een gezonde marge hanteren. Door naast de kolommen Kostprijs en Marge% ook de kolom 'Marge' toe te voegen, kunt u nu snel en efficiënt uw totale margebedrag controleren bij het aanmaken van een offerte. Dit betekent dat u uw klanten een scherpe prijs kunt bieden met voldoende marge. Uiteraard wordt de marge niet op de offerte of verkooporder afgedrukt.

Handel | Productie
Meer controle op afhandelen van verkooporders en bestellingen

Voorkom fouten door het afhandelen van orders te beperken met een nieuwe rol. Sommige backorders hoeven niet meer geleverd te worden en sommige bestellingen worden nooit geleverd. De verbetering helpt u voorkomen dat orders die nog wel (deels) geleverd of gefactureerd moeten worden, per ongeluk worden afgehandeld. Met de nieuwe rol bepaalt u wie verkooporders of bestellingen mag afhandelen.

Handel | Productie
Nu ook een pop-up bij invoer van bestellingen

Het was al mogelijk om een opmerking te tonen voor specifieke klanten bij de orderinvoer, maar het is nu ook mogelijk om een pop-up te laten weergeven bij de invoer van bestellingen bij een specifieke leverancier. Handig om bijvoorbeeld instructies, voorwaarden of afspraken te benadrukken bij bepaalde leveranciers. Dat scheelt tijdrovende en dure correcties achteraf.

Handel | Productie
Efficiënter orders leveren na picken

Dankzij de nieuwe knop op de pagina ‘Te picken’ verwerkt u meteen de goederenleveringen voor uw verkooporders. Uit ons onderzoek rond gebruiksvriendelijkheid bleek dat veel gebruikers dit proces volgen: een verkooporder invoeren, de artikelen picken en de artikelen leveren. Dankzij de verbetering verloopt dit proces soepeler en hoeft u niet meer de pagina ‘Te picken’ te verlaten om uw levering aan te maken.

Handel | Productie
Opslaglocaties ontkoppelen van artikelen

Soms moet u uw opslaglocaties herinrichten, of nieuwe of vervangende artikelen aan uw voorraad toevoegen. Hiervoor moet u wellicht artikelen ontkoppelen en verplaatsen, wat tot nu toe niet mogelijk was in Exact Online. Dankzij de nieuwe functionaliteit is het mogelijk om gemakkelijk ongebruikte locaties te ontkoppelen van artikelen.

Handel | Productie
Stamgegevens voor artikeltoeslagen aanmaken met CSV-bestanden

Wilt u in één keer een groot aantal artikeltoeslagen uit een Excelbestand toevoegen? Exact Online ondersteunt nu het importeren en exporteren van artikeltoeslagen naar en vanuit uw stamgegevens door middel van een CSV-bestand.

Handel | Productie
Serienummers genereren bij assemblageorder

Bij assemblageorders kunnen nieuwe producten worden samengesteld die elk een eigen serienummer hebben. Om het toekennen van serienummers bij klaarmelden te vergemakkelijken, is het vanaf nu mogelijk om een reeks serienummers te genereren bij het toekennen. De functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers van Exact Online Handel en Exact Online Productie Geavanceerd en Premium. Lees meer over Exact Online-pakket upgraden.

Handel | Productie
Artikeltoeslagtotalen op lay-outs

Het is nu mogelijk om, behalve op regelniveau, ook de totalen aan artikeltoeslagen te tonen op lay-outs. Dat is handig voor uw klanten, zodat ze snel kunnen zien hoeveel statiegeld op een factuur werd aangerekend. De totaalvelden zijn beschikbaar op de factuur-, order- en offertelay-outs in de edities Geavanceerd en Premium van Exact Online Handel en Productie.

Handel | Productie | Project Management
Nu nog makkelijker aankoopfacturen invoeren

We hebben de pagina's voor aankoopfactuurboekingen verbeterd, zodat u nu een voorbeeld van PDF-documenten kunt zien voordat u ze als bijlage voor facturen gebruikt. Dankzij deze veelgevraagde verbetering is het makkelijker om een aankoopfactuur te registreren wanneer de informatie is gebaseerd op een PDF-bestand. Steeds tussen verschillende tabbladen bladeren hoort vanaf nu tot het verleden!

Uren & Facturen | Project Management
Meer dan 20 verbeteringen in Exact Online Uren & Facturen

Van idee naar oplossing in Exact Online Uren & Facturen. Als klant van Exact Online kunt u ideeën voorstellen of uw stem uitbrengen op productsuggesties. Uw feedback is belangrijk voor het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld de tijdregistratie, facturatie of projectbewaking. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de meer dan 20 productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de omzet uit abonnementen te koppelen aan een project of hebben we het nog makkelijker gemaakt om snel in één keer ingevoerde uren te corrigeren. Zo maken we Exact Online samen nog beter.

Uren & Facturen | Project Management
Tijd besparen door goed te keuren uren snel in één keer te wijzigen

Al uw medewerkers hebben de uren van de afgelopen week of maand verantwoord. U kunt dus aan de slag met de facturatie. Maar voordat u de uren in een factuur heeft omgezet, blijkt dat een medewerker de afgelopen maand uren op een verkeerd project of uursoort heeft geboekt. Of een klant belt met de vraag of de uren van de afgelopen maand toch op een ander project kunnen worden gefactureerd. Het maken van dergelijke correcties kan tijdrovend zijn. U moest dit vroeger per ureninvoer wijzigen. Nu kan dit in één keer bij het goedkeuren van de uren. Zo bespaart u veel tijd.

Uren & Facturen | Project Management
Bijlage toevoegen in de uurverantwoording

U wilt de uurverantwoording het liefst zo compleet mogelijk hebben. Het koppelen van een bijlage aan de ureninvoer, zoals bijvoorbeeld een bezoekverslag of een foto, kan de tijdregistratie compleet maken. Vroeger was dit alleen mogelijk voor volledige gebruikers. Nu kan ook de medewerker met een rol als tijdschrijfgebruiker een bijlage koppelen aan de tijdregistratie.

Uren & Facturen | Project Management
Wanneer zijn de uren goedgekeurd en door wie?

Het overzicht ‘Ingevoerde tijd en kosten’ geeft een volledig inzicht in de uurverantwoording in een bepaalde periode. Op basis van klantfeedback hebben we nu twee extra kolommen toegevoegd. Die kolommen geven inzicht in wie en wanneer het laatst de ingevoerde uren heeft goedgekeurd. U kunt het ook gebruiken in de rapporten naar derden en exporteren naar Excel.

Uren & Facturen | Project Management
Offerte voor meerwerk aan bestaand project koppelen

Gedurende een project kan het gebeuren dat u een offerte voor meerwerk of extra werkzaamheden uitbrengt. U kunt nu bij het accepteren van een dergelijke meerwerkofferte het bestaande projectbudget verhogen en de aanvullende werkzaamheden in de scope (WBS) van het lopende project opnemen. Zo heeft u alles bij elkaar! Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Uren & Facturen | Project Management
Terugkerende omzet uit een abonnement aan een project koppelen

Wanneer u diensten op abonnementsbasis en tegen een vast terugkerend tarief levert, wilt u natuurlijk een goed beeld hebben van welke kosten er werden gemaakt om die diensten te leveren. Dat kan vanaf nu heel eenvoudig door een abonnement aan een project te koppelen. Bij facturatie van het abonnement wordt dan automatisch het project in de factuurregel meegenomen. Vanuit het projectoverzicht ziet u vervolgens de terugkerende omzet. U ziet direct de marge op basis van die omzet en de kosten van op het project ingevoerde uren of aankopen. De functie is vanaf nu beschikbaar wanneer u abonnementenbeheer gebruikt in combinatie met Exact Online Uren & Facturen of Project Management.

Uren & Facturen | Project Management
Geen losse eindjes meer bij het afronden van een project

Bij het afronden en afsluiten van een project in Exact Online Uren & Facturen wilt u geen losse eindjes overhouden. U wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ingediende uren achteraf nog goedgekeurd moeten worden of dat er nog uren in rekening moeten worden gebracht. U wordt vanaf nu bij het afsluiten van een project direct verwittigd als er nog zaken openstaan. Zo kunt u losse eindjes meteen aanpakken. Ook voorkomt u dat er in de toekomst nog dergelijke dingen achteraf opgelost moeten worden. Met het afsluiten van een project wordt ook het project afgesloten voor toekomstige uren- of aankoopboekingen.

Uren & Facturen | Project Management
Grip op kosten door blokkeren van nieuwe aankopen

Als projectmanager bent u ervoor verantwoordelijk een project binnen budget op te leveren. U kunt nu uw grip op kosten en uitgaven versterken door aankoopfacturen en bestellingen op een specifiek project te blokkeren. Dankzij die veelgevraagde functie voorkomt u dat nieuwe uitgaven op het project worden geboekt.

Uren & Facturen | Project Management
Urenspecificatie op factuur verrijkt met akkoord van de klant

Met de digitale urenstaat geeft u uw klant inzicht in de gewerkte uren. U kunt die urenstaat met nog te factureren uren nu ook online laten goedkeuren door uw klant. Dit voorkomt vragen en gedoe met de facturatie achteraf. Daarnaast is het nu mogelijk om relevante informatie zoals de naam van de goedkeurder en datum van goedkeuring op de urenspecificatie te vermelden. Die urenspecificatie stuurt u mee met de factuur. Zo weet de ontvangende afdeling precies wie akkoord heeft gegeven voor de gewerkte uren. Dit geeft minder vragen en een meer transparante factuur versnelt de betaling van de factuur. Het is nu ook mogelijk om vanwege privacy alleen de voornaam of het medewerkersnummer in plaats van de volledige naam op de specificatie weer te geven.

Uren & Facturen | Project Management
Urenstaten voor meerdere medewerkers aanmaken

Met de urenstaat geeft u inzicht in gewerkte en factureerbare uren voordat u de factuur naar uw klant verstuurt. Het is nu mogelijk om de uren van meerdere medewerkers die op één project werken op één urenstaat te presenteren. U hoeft dus niet meer per medewerker een aparte urenstaat op te maken en te versturen naar uw klant. Zo geeft u uw klant een helder overzicht van de werkzaamheden, ongeacht of die door één of meerdere medewerkers werden verricht.

Uren & Facturen | Project Management
Extra velden maken urenstaat nog overzichtelijker

Met de urenstaat geeft u uw klant meer inzicht in de gepresteerde en factureerbare uren. U kunt de uren online laten goedkeuren door uw klant. U geeft uw klanten voorafgaand aan het versturen van de factuur inzicht in de gewerkte uren. Daarmee voorkomt u vragen en gedoe achteraf. We hebben op basis van uw feedback drie extra velden toegevoegd. Zo kunt u nu het projectnummer, de projectomschrijving en het klantbestelnummer meenemen in de kopregel van de urenstaat. Dat is vooral handig wanneer uw urenstaat betrekking heeft op één project. U moet die informatie dan niet langer in elke kolom dupliceren. Zo wordt de urenstaat nog overzichtelijker.

Uren & Facturen | Project Management
Velden voor kostenplaatsen en -dragers toegevoegd aan projectclassificaties

In Exact Online Uren & Facturen kunt u naast projecten ook werken met kostenplaatsen en -dragers. Die analytische dimensies geven u extra financiële rapporteringsmogelijkheden. Zo kunt u bijvoorbeeld een kostenplaats gebruiken om de kosten en opbrengsten per afdeling te volgen. Vanaf nu is het ook mogelijk om een kostenplaats of -drager aan een projectclassificatie toe te voegen. Op basis van de projectclassificatie wordt dan automatisch de gekoppelde kostenplaats in de factuurregel gezet. Zo ziet u precies welke omzet uit gefactureerde uren of termijnen toegewezen kan worden aan een specifieke kostenplaats- of drager.

Uren & Facturen | Project Management
Extra inzicht in productiviteit van medewerkers door netto factureerbaarheid

Voor een gezonde bedrijfsvoering is het vaak noodzakelijk dat consultants gemiddeld 70% tot 80% van hun beschikbare uren declarabel of factureerbaar zijn. Voor de beschikbaarheid neemt Exact Online standaard het aantal uren in het werkrooster als uitgangspunt, ongeacht of de medewerker bijvoorbeeld op vakantie of ziek is. Om beter zicht te krijgen op de daadwerkelijke beschikbaarheid en factureerbaarheid, hebben we de kolom 'Netto factureerbaarheid' in het rapport factureerbaarheid toegevoegd. Die berekent het percentage factureerbare uren op basis van de netto beschikbare uren. Dit zijn de roosteruren min verlofuren en afwezige uren in die periode. Zo krijgt u nog scherper zicht op de daadwerkelijke productiviteit van uw medewerkers. Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Uren & Facturen | Project Management
De correcte kostprijs gebruiken in projectvoortgangsrapporten

Met Exact Online Uren & Facturen kunt u geboekte onkosten, zoals bijvoorbeeld het aantal afgelegde kilometers, doorrekenen aan uw opdrachtgever. U voert dergelijke factureerbare kosten in via het ureninvoerscherm en die worden dan vervolgens bij de klant in rekening gebracht tegen de actuele verkoopprijs. Tot op heden werd alleen de historische verkoopprijs en niet de op dat moment geldende kostprijs bewaard. De projectrapporteringen waren gebaseerd op de actuele artikelkostprijs. Bij een kostprijswijziging leidde dit tot afwijkingen in de diverse projectoverzichten. Het is nu mogelijk om bij een kostprijswijziging van een kostensoort een ingangsdatum vast te leggen. Op basis van die datum wordt vervolgens in de projectrapportering de juiste kostprijs bepaald en krijgt u een correcte weergave van de bestede kosten op een project.

Uren & Facturen | Project Management
Meerdere projecten bekijken in het rapport Projectsamenvatting

Met onze nieuwste verbetering aan het rapport Projectsamenvatting krijgt u inzicht in meerdere projecten tegelijkertijd. Als u nu een rapportperiode selecteert zonder een specifiek project te selecteren, worden alle projecten met transacties in die periode in het rapport inbegrepen. Zo krijgt u een overzicht van alle projecten en boekingen tijdens die periode.

Uren & Facturen | Project Management
Altijd de juiste vormgeving van uw factuur of factuurspecificatie

Met Exact Online Uren & Facturen brengt u eenvoudig gewerkte uren of geplande termijnen in rekening bij uw klant. Het is nu mogelijk om de vormgeving en opmaak van de factuur af te stemmen op het type dienst. Op basis van de projectclassificatie kunt u instellen welke lay-out voor de factuur of factuurspecificatie moet worden gebruikt. Dit voorkomt fouten en draagt bij aan het correct factureren van uw diensten.

Uren & Facturen | Project Management
Factuurspecificatie toegevoegd aan afdrukvoorbeeld factuurvoorstel

Met Exact Online Uren & Facturen ziet u direct welke bestede uren en geplande factuurtermijnen klaar staan om gefactureerd te worden. Die staan namelijk klaar in een factuurvoorstel, waarin alle nog te factureren werkzaamheden per project of per contact worden verzameld. Vanuit dit factuurvoorstel kunt u de nacalculatie projectfactuur aanmaken, waarbij de bestede uren in een factuur worden omgezet. U kunt ook vanuit een factuurvoorstel een afdrukvoorbeeld van de factuur maken. Dat laatste hebben we verbeterd. Het is nu mogelijk om ook een factuurspecificatie aan dat afdrukvoorbeeld toe te voegen. Zo ziet u precies hoe ook de uiteindelijke factuur inclusief de gedetailleerde urenspecificatie eruit zal zien.

Uren & Facturen | Project Management
Klantbestelnummer automatisch 'uw ref.' op gegenereerde facturen

Het klantbestelnummer wordt op een project of abonnement gebruikt om aan te geven onder welke referentie of PO-nummer een klant een opdracht heeft geplaatst. Staat die niet op de verkoopfactuur, dan wordt deze factuur doorgaans niet betaald. Zeker bij e-facturatie is het niet voldoende om dit nummer op de lay-out af te drukken. Vanaf nu wordt het klantbestelnummer bij facturatie van één project of abonnement per factuur automatisch overgenomen op de factuur in het veld 'uw ref.'. Zo voorkomt u dat bij e-facturatie de factuur wordt afgewezen en wordt u tijdig betaald. Ook bij het aanmaken van een project vanuit een offerte wordt het klantbestelnummer overgenomen vanuit het veld 'uw ref.' van de offerte. Zo is het van offerte tot factuur altijd duidelijk onder welke referentie de klant de opdracht heeft geplaatst.

Uren & Facturen | Project Management
Projectleider toevoegen aan uw lay-outs voor verkoopfacturen

Een duidelijke factuur voorkomt vragen bij de klant en wordt sneller betaald. Het is daarom nu mogelijk om de projectleider aan de lay-out van de verkoopfactuur toe te voegen. Dat kan zowel op factuurregelniveau als op de kopregel van de factuur.

Uren & Facturen | Project Management
Per project bepalen of u een factuurspecificatie wilt gebruiken

Een transparante factuur met een duidelijke urenspecificatie geeft minder vragen en wordt sneller betaald. Maar niet elke projectfactuur vereist een specificatie van de gewerkte uren. Bijvoorbeeld, u wilt een specificatie alleen toevoegen bij projecten die op nacalculatie worden gefactureerd. U heeft daarom nu de flexibiliteit om per project te kiezen of u al dan niet een factuurspecificatie aan de factuur wilt toevoegen.

Uren & Facturen | Project Management
Betaalstatus van factuur volgen vanuit project

U wilt als projectmanager niet elke keer in de boekhouding duiken om te zien of een factuur betaald werd. Gelukkig kunt u nu heel gemakkelijk via de projectkaart de betaalstatus of verwachte betaaldatum van een projectfactuur bekijken.

Exact Online
Nieuwe inlogpagina

We hebben de inlogpagina van Exact Online bijgewerkt. Vanaf nu voert u eerst uw gebruikersnaam in en op de volgende pagina pas uw wachtwoord. Met die update kunnen we straks alle Exact-producten vanuit één beveiligde omgeving benaderen. De update heeft verder geen impact op uw bestaande inloggegevens.

Exact Online
Laatst gebruikte artikelcode voorgesteld bij artikel aanmaken

Het aanmaken van een reeks opeenvolgende artikelen kan frustrerend zijn omdat u moet onthouden wat de laatst gebruikte code is.

Daarom wordt de laatst aangemaakte itemcode nu getoond bij het aanmaken van nieuwe artikelen. Zo wordt het invoeren van een reeks opeenvolgende artikelen een stuk eenvoudiger en vermindert u de kans op fouten.

Exact bouw7
Mogelijkheid om een vorderingsstaat aan te maken

In Exact bouw7 is het nu mogelijk om een vorderingsstaat (of afrekenstaat) aan te maken. De vorderingsstaat kan naar uw opdrachtgever worden gestuurd ter goedkeuring. Na goedkeuring heeft u de mogelijkheid om termijnen gedeeltelijk te factureren. Ook is het mogelijk om een vorderingsstaat aan te maken door middel van een import en kunt u regels makkelijk verplaatsen. De verstuurde vorderingsstaat kunt u eenvoudig bewerken en opnieuw versturen. Daarnaast is het mogelijk om een eerder gemaakte vorderingsstaat te dupliceren.

Exact bouw7
Module voor materialen verbeterd

Het boeken en organiseren van materialen in Exact bouw7 is geoptimaliseerd. Zo heeft u nu de mogelijkheid om materialen te groeperen en is de gebruiksvriendelijkheid verbeterd. Zo kunt u, door de administratie te koppelen aan uw materiaal, automatisch een grootboeknummer koppelen aan uw verkoopfacturatie. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Bekijk dan de release note.

Exact bouw7
Bladwijzers toevoegen in Exact bouw7

We hebben bladwijzers toegevoegd aan Exact bouw7, waardoor u als gebruiker gemakkelijk pagina’s kunt opslaan die vaak worden bezocht. Voorheen moest u hiervoor de browser gebruiken, maar dankzij deze functionaliteit is dit nu ook mogelijk in de software. U slaat hiermee alle pagina's gemakkelijk op en opent ze opnieuw met de filterinstelling die u als gebruiker wilt zien. Zo heeft u met één druk op de knop direct de informatie die voor u als gebruiker belangrijk is. De bladwijzers zijn ondergebracht in verschillende hoofdstukken per module.

De opgeslagen bladwijzers kunt u ook gemakkelijk delen met uw collega’s of afdeling. Zo heeft u altijd dezelfde informatie ter beschikking.

Exact bouw7
Handtekening toevoegen aan de offerte

In Exact bouw7 is het nu mogelijk om een handtekening van de adviseur onder een offerte te plaatsen. Dit doet u door eerst een handtekening te uploaden voor een medewerker en vervolgens een offerte op te stellen met de medewerker als adviseur.

Exact bouw7
Nog meer mogelijkheden voor meldingen toegevoegd

Naast de bestaande meldingen in Exact bouw7 kunt u nu nog beter op de hoogte blijven. Zo kunt u onder andere meldingen ontvangen wanneer er vanuit de mobiele app een tussentijdse oplevering wordt gedaan, een dagboek wordt ingevuld, een planitem begint of wordt aangepast, en wanneer er bestanden worden aangemaakt op een project. Bovendien kunt u nu ook meldingen aanmaken op custom attributen.

Exact bouw7
Pdf meegestuurd met aankooporder

Wanneer u in Exact bouw7 een aankooporder of een onderaannemerscontract aanmaakt, heeft u de mogelijkheid om die per e-mail te versturen. Vanaf nu wordt er naast de e-mail ook een pdf met het contract aangemaakt en meegestuurd.

Efficiënter werken en meer inzicht

De Autumn’21 Release zit boordevol innovaties die u helpen efficiënter te werken en die u nog meer inzicht bieden. Zo bent u klaar voor de toekomst. Klik in het menu op uw Exact-oplossing en ontdek welke verbeteringen en vernieuwingen we hebben doorgevoerd.

Globe+

Exact Globe+:
Verdere uitrol van Exact Globe+ van start

Meer dan 2 jaar en met meer dan 90 ontwikkelaars werd aan de vernieuwde softwareoplossing Exact Globe+ gewerkt. Zes miljoen regels code en 3300 applicaties zijn vernieuwd. En het resultaat van die innovatieslag mag er zijn. De eerste bedrijven werken al kosteloos met Exact Globe+ in een controlled release, die kosteloos is voor gebruikers met een contract. De komende periode wordt dit nog verder uitgerold naar ongeveer 13.000 bedrijven die de software gebruiken. Lees wat dit betekent voor uw bedrijf.

Lokalisaties: wat is er nieuw?

Exact Globe
Lokalisaties: wat is nieuw?

Met Exact Globe kunt u rekenen op continue updates van aankomende wettelijke vereisten in een groot aantal landen. Elke maand krijgt u verbeteringen en wijzigingen via productupdates. Zo voldoet u aan de wetgeving in de landen waar u actief bent. De afgelopen maanden hebben we wijzigingen doorgevoerd voor o.a. Nederland, België, Duitsland, Spanje en Italië.

Exact Globe
Nieuwe btw-regels voor e-commerce in de EU: OSS-ondersteuning

Een belangrijke wijziging voor onze B2C-klanten is dat er vanaf 1 juli een nieuwe EU-btw-richtlijn voor e-commerce geldt waarmee er een lager drempelbedrag is voor afstandsverkopen en er een nieuwe vereenvoudigde btw-aangifte mogelijk is via het OSS (One Stop Shop) systeem. Zo moet u niet in elk EU-land afzonderlijk btw afdragen. Exact Globe ondersteunt sinds deze zomer OSS.

Verbind, krijg inzicht en automatiseer met Exact RPA

Exact Synergy
Verbind, krijg inzicht en automatiseer met Exact RPA

In de nieuwe versie van Exact RPA bieden we meer integratiemogelijkheden door introductie van nieuwe integratieproviders en vele kleine verbeteringen. Een voorbeeld is de integratie met DocuSign voor gevalideerde digitale handtekeningen. Daarnaast werd de menustructuur gewijzigd en de naam ervan gewijzigd naar RPA. Benieuwd naar alle verbeteringen?

Exact WMS: BarTender 2021 R6

Exact Warehouse Management
BarTender 2021 R6

Met Exact Warehouse Management (Exact WMS) automatiseert u fysieke goederenstromen en zorgt u voor een foutloos logistiek proces met behulp van barcodescanning. Tijdens het proces kunt u automatisch labels met barcodes afdrukken. Denk aan palletlabels of productlabels met barcodes, die afgedrukt worden bij ontvangsten of uit productie. BarTender is een professionele tool om dergelijke labels te printen en is geïntegreerd in Exact WMS. Vanaf deze release ondersteunt Exact WMS de meest recente versie van BarTender, release 2021R6.

Exact Service Management
Vernieuwde app voor zowel online als offline werken

Met Exact Service Management digitaliseert u uw serviceproces. In deze release lanceren we één vernieuwde app die de bestaande apps vervangt. Met die handige app ziet de monteur eenvoudig welke opdrachten zijn ingepland, en waar en wat het probleem is. De uren en materialen worden erop genoteerd en ook het aftekenen door de klant gaat gemakkelijk met de app.

De app is beschikbaar voor Android, Apple en Windows. De laatstgenoemde app kunt u ook eenvoudig installeren op uw Windows-laptop die veel service engineers toch al bij zich hebben. Zo hebben ze alles bij de hand op één apparaat. Daarnaast bieden de apps zowel online als offline functionaliteit. Zo heeft u geen aparte app meer nodig om offline te werken.

Ook leidde feedback uit het veld tot verschillende verbeteringen in de app. Zo hebben we de zoekfunctie en de leesbaarheid verbeterd. Maar ook een beoordelingsoptie. Hiermee kan de opdrachtgever eenvoudig aangeven hoe de opdracht is uitgevoerd.

Nieuwe mogelijkheden binnen Exact Insights

Exact Insights
Nieuwe mogelijkheden binnen Exact Insights

Ook in deze release werden verschillende innovaties doorgevoerd binnen Exact Insights zodat u nog sneller inzicht krijgt. We hebben verbeteringen in de Insight Advisor Chat aangebracht. Ook zijn er verbeteringen aan de op zoekopdrachten gebaseerde analyse binnen de Exact Insight app doorgevoerd. Tot slot werden de visualisaties op verschillende manieren aangepast.

Exact Purchase to Pay
Nieuwe gebruikersinterface binnen Purchase to Pay

We gaven de gebruikersinterface van Purchase to Pay een nieuwe look-and-feel. In de nieuwe interface werden o.a. de menustructuur en de weergave van tabellen aangepast. Daarnaast is het mogelijk om het standaard opmaakmodel van Purchase to Pay te verrijken met eigen huisstijlkleuren en het Proquro/Exact-logo te vervangen door het eigen klantlogo.

Nieuwe mogelijkheden binnen Expense Management

Exact Expense Management
Nieuwe mogelijkheden binnen Expense Management

Ook in deze release voerden we innovaties door binnen Expense Management. Zo hebben we ons de afgelopen tijd gefocust op het verbeteren en versterken van de business rules. Ook de beveiliging is verbeterd en de nieuwe Expense Management Admin Dashboard is beschikbaar. Maar we hebben nog meer innovaties doorgevoerd. Benieuwd?

Exact Seasonal Releases

De wereld verandert snel, dus verandert Exact mee. In de lente, herfst en winter brengen we u op de hoogte van de nieuwste innovaties en ontwikkelingen in onze producten, zodat u altijd het maximum uit uw Exact-software kunt halen.

BE Select your country