FontShop over Exact voor Boekhouden

FontShop: Exact perfecte oplossing voor Mac gebruikers

FontShop, gevestigd in De Pinte, is niet zomaar een winkel. Het internationale bedrijf, met hoofdzetel in Berlijn, werd opgericht in 1989 en is een distributeur van digitale lettertypes. De verschillende vestigingen wereldwijd zijn zelfstandige bedrijven die op basis van een licentiesysteem deel uitmaken van FontShop groep. Het bedrijf biedt meer dan 100.000 verschillende lettertypes aan, waaronder ook een eigen huismerk: FontFont. De Benelux vestiging in De Pinte verdeelt niet alleen lettertypes, maar maakt er ook zelf aan met behulp van specifieke software. Een acht-tal letterontwerpers, losse medewerkers op zelfstandige basis, zijn ondergebracht in een apart bedrijf, OurType. Dit dochterbedrijf werd opgericht in 2002 en is een letteruitgeverij waar op basis van hedendaagse noden nieuwe lettertypes worden ontworpen.

FontShop Rudy Geeraerts“Onze boekhouding is nu op elke computer raadpleegbaar, inclusief op onze iPhone’s en ook op de iPad.”

Rudy Geeraerts
Managing Director FontShop

FontShop heeft zes medewerkers in dienst. De voornaamste klanten van het bedrijf zijn grafisch ontwerpers, uitgeverijen, kranten en reclamebureaus. Maar ook banken, TV zenders, de Europese Commissie, de farmaceutische industrie en de Federale Politie, maakten al gebruik van hun diensten. 

FontShop werkt met 80 à 100 leveranciers en is een e-commerce bedrijf. Zowel levering als facturatie verlopen elektronisch. Jaarlijks gaan er 5000 facturen de deur uit en ontvangt het bedrijf ongeveer 1300 facturen. Vijf van de zes vaste medewerkers maken dagelijks gebruik van het boekhoudsysteem. Om de compatibiliteit met Mac te garanderen, moest er destijds een systeem ‘op maat’ geschreven worden. “Omwille van de speciale vormvereisten van onze facturen, worden ze door een eigen online systeem aangemaakt. Vervolgens stuurden wij ze op naar de boekhouder, die ze opnieuw moest ingeven en printen. Een heel tijdrovende en kostelijke procedure die het ons tevens onmogelijk maakte om op korte termijn over een overzicht van de cijfers te kunnen beschikken”, zegt Rudy Geeraerts, Managing Director van FontShop. De financiële crisis, die hard toesloeg in de sector, dwong FontShop om de uitgaven te beheersen en een kostenanalyse te maken. Daaruit bleek dat binnen het boekhoudsysteem, onder andere ook het externe boekhoudkantoor een grote kostenpost was.

In the cloud

Een nieuw, speciaal voor FontShop geschreven boekhoudsysteem, was geen oplossing. Dat zou immers betekenen dat een nieuwe, fysische server geïnstalleerd moest worden. “We wilden onze boekhouding uitdrukkelijk niet op een eigen fysische server, maar ‘in the cloud’ zoals we ook in onze dagelijkse activiteiten software uitbesteden”, zegt Rudy. “De hosting bij een externe partij leggen is kostenbesparend en betekent heel wat minder zorgen over veiligheid, back-ups, software- en systeemupdates, onverwachte kosten en dienstverlening bij problemen. Bovendien zijn wij overtuigde Mac gebruikers en waren we op zoek naar een platformonafhankelijke oplossing die interactie met Mac mogelijk maakt. Dat leidde ons naar de keuze voor een zuivere internetoplossing.” 

Na een analyse van de beschikbare oplossingen, bleek al gauw dat Exact perfect beantwoordde aan de behoeften van FontShop. “Exact is niet alleen platformonafhankelijk, maar ook gebruiksvriendelijk, plaatsonafhankelijk, transparant en kostefficiënt”, vervolgt Rudy.

Mac compatibel

“Exact bleek het enige boekhoudsysteem te zijn dat probleemloos combineerbaar is met onze Mac omgeving. Omdat het een platformonafhankelijk systeem is, is het voor Mac gebruikers wat mij betreft de ideale oplossing”, gaat Rudy verder. “Bovendien waren we als Apple gebruikers op zoek naar een uitermate gebruiksvriendelijk systeem, zonder lange ‘learning curve’. Exact leunt wat dat betreft voor ons het dichtst aan bij een Apple user interface. Op een paar weken waren we overgeschakeld.”

Van op afstand

Omdat de medewerkers van FontShop vaak van thuis uit of mobiel werken, is het belangrijk dat zij overal over beveiligde toegang tot het boekhoudsysteem kunnen beschikken. “We waren dus ook op zoek naar een plaatsonafhankelijke oplossing en daar beantwoordt Exact perfect aan”, zegt Rudy. “Onze boekhouding is nu op elke PC computer raadpleegbaar, inclusief op onze I-iPhone’s en in de toekomst ook op de I-iPad. Zelfs de boekhouder kan nu van op afstand ‘meekijken’. Dat scheelt alvast in de verplaatsingskosten, bespaart een hoop tijd en heeft onze papierberg aanzienlijk verminderd.”

Transparant en flexibel

FontShop GebouwAls ondernemer is het belangrijk om bijna dagelijks de bedrijfsresultaten te kunnen opvolgen. “Met Exact heb ik meteen zicht op winst, kosten etc. en dat zowel voor FontShop als voor OurType. De cockpitpagina, die me een visueel overzicht op maat geeft, vind ik in dat opzicht heel handig. Dat ik kort op de bal kan spelen en een goed overzicht heb, geeft me dat als bedrijfsleider een gevoel van veiligheid”, aldus Rudy. FontShop wou ook uitdrukkelijk een flexibel pakket, zowel naar kosten als naar groeimogelijkheden in de toekomst toe. “Het was voor ons belangrijk om met meerdere gebruikers in het boekhoudsysteem te kunnen werken met de mogelijkheid om het aantal gebruikers flexibel te kunnen aanpassen”, zo vervolgt hij.

Kostefficiënt

Hoewel FontShop pas in januari gestart is met Exact, is de kostenbesparing nu al merkbaar. “Sinds we met Exact live gegaan zijn, zijn onze boekhoudkosten met 60% gedaald. Dat betekent voor ons het verschil tussen winst en verlies. We kunnen nu zelf boeken en zijn daardoor relatief onafhankelijk van onze boekhouder. Omdat we specifieke vaktermen hanteren slopen er vroeger veel menselijke fouten in de boekhouding, waaraan we vervolgens uren spendeerden om ze weer recht te zetten. Deze ‘kost van controle‘ valt nu weg. Bovendien hebben we aanzienlijk minder verplaatsingskosten, ook voor de boekhouder, die nu van op afstand kan meekijken. En de papierkost is merkelijk gedaald. Als ik daarnaast naar de kostprijs kijk, zou het veel duurder zijn geweest om een Apple specifieke toepassing aan te schaffen. De éénmalige investeringskost voor een nieuwe Mac server, nieuwe server- en boekhouding-software inclusief de bijhorende onderhoudscontracten schat ik gelijk aan 10 jaar het duurste abonnement bij Exact. De keuze was dus snel gemaakt”, aldus Rudy.

Service

In de opstartfase hadden medewerkers regelmatig vragen en die werden telkens zeer snel online beantwoord. Ook wanneer er nood was aan persoonlijke begeleiding, werd daar telkens snel en efficiënt op gereageerd. “Sinds we in januari van start zijn gegaan, zijn we altijd heel vlot geholpen bij problemen. De service van Exact behoort bij de top van vriendelijkheid en klantgerichtheid”, zo besluit Rudy.

FontShop Logo 

www.fontshop.be

Bel direct Chat
Exact. Focus on what's next.