Aqua Cover over Exact voor Handel

Aqua Cover: verbeterde kijk op de bedrijfsprocessen met Exact voor Handel

Boekhouding is veel meer dan zomaar een kwestie van cijfers, saldi en ratio's. Een boekhoud- en fiscaliteitkantoor speelt pas écht een rol en betekent een meerwaarde voor alle betrokken partijen als het zijn klanten advies en ondersteuning biedt. Precies daarom koos B11 Boekhouding Fiscaliteit in 2010 voor Exact.

Frédéric Poty“Om het even of ik op kantoor ben, op bezoek bij een klant, of in het buitenland: ik kan dag op dag opvolgen wat er in het bedrijf gebeurt."

Frédéric Poty
Directeur Aqua Cover

Aqua Cover is gespecialiseerd in fabricage en verkoop van rolluiken en andere afdekkingen voor zwembaden. Het bedrijf bedient een cliënteel van zwembadbouwers in België en in een hele reeks andere landen van Europa. Vandaar dat het voor zijn administratief beheer – boekhouding en logistiek inbegrepen – tools wenst die tegelijk doeltreffend zijn én weinig eisen stellen wat menselijke en financiële middelen aangaat.

Aqua Cover werkte lange tijd met een klassiek boekhoudpakket dat op zijn eigen systemen draaide. Het potentieel van dit pakket was met de tijd echter verouderd. Het had geregeld af te rekenen met bugs, terwijl updates altijd een avontuur leken. Toen men bij Aqua Cover aan een modernere, functionelere oplossing begon te denken, vond hun boekhouder het vrij logisch en interessant om tegelijk meteen naar een oplossing te grijpen die het bedrijf zou bevrijden van alles wat al jaren als pijnpunt werd aangevoeld: investeringen in IT-hardware, updates en beveiliging... “Wij hadden geen zin om een intern netwerk te moeten opbouwen en onderhouden, met alles wat daarbij komt kijken aan aankoop en beheer van servers en beveiligingsoplossingen. Trouwens: een interne databank implementeren, dat impliceert een eigen informaticus inzetten. En we wilden niet nog eens opnieuw te maken krijgen met problemen zoals bij de vroegere oplossing”, verduidelijkt Gérard Bouillot, de externe financieel expert die al 10 jaar voor dit bedrijf werkt. “In mijn ogen betekent een web-oplossing een gevoelige vermindering van de risico's op storingen en onbeschikbaarheid.”

Allergisch voor complexiteit

De migratie van de gegevens uit het oude pakket was een hele klus, maar Gérard Bouillot beet zich hardnekkig vast in het aanleren van zijn nieuwe tool en koos ervoor om alles zelf te doen en geen opleiding te volgen. “Ik ben van nature een autodidact. Ik hou ervan zélf te leren hoe je iets moet doen, en te ontdekken wat schuilgaat achter het zichtbare. Daarom heb ik ook bewust niet gekozen voor het 2-daagse introductiepakket van Exact, dat standaard wordt aangeboden en waarbij je begeleiding en advies krijgt van experts. Maar dat staat iedereen vrij uiteraard.”

Aqua Cover migreerde zijn boekhouding in de herfst van 2010 naar Exact. Het bedrijf nam deel aan de voorbereidende testfase voor de lancering van de nieuwe oplossing Exact voor Handel. Het moest een efficiënte en eenvoudige oplossing zijn. En naast eenvoudig ook compleet. Wat dat betreft, dekt Exact voor Handel de hele functionele keten van bedrijfsprocessen, vanaf de formulering van een commerciële offerte tot het beheer van de verzendingen, met daartussen het commercieel beheer, het voorraadbeheer en de facturatie. Ook het beheer van commerciële of promotiecampagnes is mogelijk, al gebruikt Aqua Cover deze module niet, gezien de aard van het bedrijf. Wat wel interessant is voor hen is het beheer van contacten. “Zodra alle klantgegevens (ook van eindklanten die door de zwembadbouwers – de directe doelgroep van Aqua Cover – worden bediend) ingevoerd zullen zijn, zullen we haarfijn kunnen nagaan wie wat bij wie gekocht heeft. Als een eindklant contact met ons opneemt, hebben we meteen informatie en kunnen we hem doorverwijzen naar de juiste zwembadbouwer. Ruimer nog: wij kunnen overgaan tot het kruisen van dealers en eindklanten.”

Soepel in dagelijks gebruik

“Ik verwacht van Exact voor Handel dat het mij hetzelfde type synthetische, veelzeggende overzichtstabellen genereert als onze oude oplossing bood”, benadrukt bedrijfsleider Frédéric Poty. “Als directeur heb ik niet de tijd om vele pagina's of detailniveaus te moeten uitvlooien om de toestand te kennen. Alles moet samengevat zijn in één pagina, met een duidelijk en sprekend overzicht.” Gérard Bouillot beaamt dat: het is niet de taak van een directeur om door alle details te moeten schipperen en zoeken...

Met de ingebruikname van Exact openen zich voor de bedrijfsleider in elk geval nieuwe horizonten. Zo is hij erg tevreden over de mogelijkheid de toestand van zijn bedrijf op te vragen, eender waar of wanneer, om het even of hij zich in België bij een klant bevindt, of in het buitenland op hotel. “Ik kan alles raadplegen, de prijzen controleren, offertes formuleren, mails sturen.” En dat zijn niet eens álle voordelen: “Voor ons is alles eenvoudiger geworden: boekhoudkundige opvolging, opslag van informatie, updates. Het onlinemodel heeft duidelijk voordelen”, vervolledigt Gérard Bouillot. Exact blijkt ook krachtiger te zijn dan de oude oplossing, zowel wat betreft flexibiliteit in de gegevenstoegang als op het vlak van verfijning van de zoekopdrachten: “Alles wat ingevoerd is, kan worden teruggevonden op basis van diverse zoekcriteria: naam, voornaam, straatnaam,…”

Over Aqua Cover

Aqua Cover, een kmo met 7 werknemers uit Andenne, heeft een exclusieve competentie ontwikkeld in beschermende rolluiken voor zwembaden. De afdekking onder het wateroppervlak zorgt voor fysieke bescherming én voor energiebesparing. Ze wordt gefabriceerd in roestvrij staal van mariene kwaliteit en andere materialen van superieure kwaliteit, aangepast aan vorm en afmetingen van het zwembad. Het bedrijf haalt ongeveer 40% van zijn omzet (1,3 miljoen euro in 2010) uit de export. In landen als Frankrijk, Spanje, Zwitserland, Portugal en het Verenigd Koninkrijk heeft Aqua Cover zich namelijk kunnen profileren als een van de grote Europese specialisten. De klantenkring bestaat exclusief uit zwembadbouwers die op hun beurt een privé- of openbaar cliënteel bedienen.

Aqua Cover Logo

www.aquacover.com

Bel direct Chat
Exact. Focus on what's next.