Waarom en hoe digitalisering uw kantoor echt vooruit helpt

Wat zijn de ontwikkelingen voor accountant- en boekhoudkantoren en hoe speelt Exact hierop in? Tijdens de Exact Accountancy Summit in Brussel kwam het antwoord. Sectororganisaties IAB en BIBF discussieerden tijdens de bijeenkomst over de toekomst van het vak. “Wij kunnen ons aanpassen omdat we ons permanent bijscholen.”

Regie nemen

Wat betreft het terugdringen van handmatig werk is een hoop verbetering mogelijk. Momenteel is slechts 8% van de facturen in België digitaal. 12 procent van de accountants- en boekhoudkantoren is gedigitaliseerd. De federale overheid stelt, op aangeven van de Europese Commissie, dat 50% van de facturen digitaal moet verlopen in 2020. Is dit percentage in 2023 niet gehaald, dan neemt de overheid een besluit. “De vraag is”, zegt Bart Van Coile, ondervoorzitter van het  IAB, sectorvereniging voor accountants. “Nemen wij de regie of laten we de overheid voor ons beslissen?

Koplopers in digitalisering

De aanwezigen tijdens de Exact Accountancy Summit zijn hier eensgezind over. Het heft in handen nemen met digitalisering verzekert het bestaansrecht. Het handmatige invoerwerk zal verdwijnen, maar dat betekent allerminst dat het vak verdwijnt. Dankzij de cijfers die altijd up-to-date zijn en dankzij de dashboards, kan de accountant zich perfect focussen op bedrijfsadvies. Koplopers in de digitalisering en de vernieuwde dienstverlening zijn de winnaars van een Exact Cloud Award. Grote winnaar is Acco Accountants, Mon3iaan heeft de innovatie award gewonnen en de award voor samenwerking is uitgereikt aan Crowe Horwath Vanhuynegem.

Harde digitale transformatie

Wat is de mening van sectorverenigingen als het gaat om digitalisering? Bart van Coile: “Als accountants kunnen we de digitalisering aan. Er ontstaat nieuw werk omdat de tools zoals die van Exact het handmatige werk overnemen. Als IAB pleiten we voor een harde digitale transformatie. Wij kunnen ons aanpassen omdat wij ons altijd bijscholen.”

Geleidelijke transformatie

Mirjam Vermaut, voorzitter van het BIBF, sectorvereniging voor boekhouders (6.000 leden), voelt meer voor een geleidelijke transformatie. Ze erkent dat digitalisering een kans is voor boekhouders, maar ze ziet ook drempels. “Ondernemers zijn papier gewend. Ze vragen zich af of de cijfers op een digitale factuur wel betrouwbaar zijn. Ze beseffen niet dat de factuur in het ene systeem wordt gemaakt, dan wordt geprint en verstuurd om vervolgens in een ander systeem weer handmatig te worden ingevoerd. Die mindset moet veranderen en wij geven hierover toelichting. Maar die gedragsverandering gaat langzaam.”

Software innovaties

CEO Phill Robinson en account manager Stefan Van den Steen vertellen erover in hun presentatie. Tijdens zijn presentatie op de Accountancy Summit zoomt Phill Robinson, CEO van Exact, in op de geschiedenis van Exact, terwijl account manager Stefan Van den Steen de productinnovaties toelicht.

Een greep uit de productinnovaties

  • Er is een algoritme ingebouwd in Exact Online dat automatisch suggesties doet voor grootboekrekeningen bij bankafschriften en nog dit jaar ook op aankoopfacturen. “Uit analyses blijkt dat gebruikers van de software gemiddeld 54 procent minder tijd kwijt zijn met het inboekproces dankzij deze toepassing.”
  • Exact heeft flexibele cockpits ontwikkeld ter ondersteuning van advies. Maar het allerbelangrijkste is dat de administraties permanent up to date zijn.

Online samenwerken

Stefan vertelt over hoe accountants hun efficiëntie verder kunnen verhogen. Daarvoor is Practice Management een mooie aanvulling. Dat bevat onder meer een functionaliteit voor relatiebeheer en document management. “Handig”, zegt Stefan, terwijl hij het demonstreert. “U sleept alle documenten in de cloud en dan kan uw fysieke server of documentkast weg. Voordeel is dat u alle informatie in de cloud heeft en die makkelijk met uw klant kunt delen.”

Practice Management

Met Practice Management is het eenvoudig om uren en taken te registreren. Met de workflow functionaliteit ontstaat zicht op de werkzaamheden binnen het kantoor en is de productiviteit per medewerker te monitoren.

Uitbreiden met sector-oplossingen

Exact Online is volgens Stefan uniek omdat het sectorspecifieke functionaliteit bevat voor groothandels, projectorganisaties en productiebedrijven. Bovendien is de software uit te breiden met oplossingen van derden zoals kassa’s, webshops en analysetools. Stefan: “Hoe mooi zou het zijn als u virtueel kan samenwerken met uw klant op elk niveau? Dat u virtueel aanwezig bent bij uw klanten en u hen indien nodig in alle processen kan begeleiden? Hoe mooi zou u het vinden als u alerts zou krijgen over al deze processen om uw klant te adviseren?”

Meer informatie

De tools zijn beschikbaar, nu is het tijd voor actie. Wilt u meer weten over het gemak van het werken met Exact en de digitalisering ook in uw kantoor doorvoeren? Neem contact op met uw accountmanager, vul dit formulier in of bel 078 - 486 839.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel