Top tips voor accountants: de accountant moet een zakelijke adviseur worden

Er is geen ontsnappen meer aan de digitalisering van de boekhoudsector. Uit cijfers vrijgegeven door staatssecretaris van Administratieve Vereenvoudiging Theo Francken eerder dit jaar bleek dat voor het eerst meer dan de helft van de ondernemingen voor de elektronische factuur kozen. En dat aantal zal alleen maar stijgen.

Uit de kmo-barometer die Exact dit jaar liet uitvoeren blijkt bovendien dat 10% van de ondernemers geen probleem zou hebben met een robot als boekhouder. De boekhouder zou zich dus bedreigd kunnen voelen door de digitalisering, maar dat hoeft niet het geval te zijn.

Wil de boekhouder overeind blijven in een digitale wereld, dan moet hij op zoek gaan naar een toevoegde waarde die hij kan leveren aan zijn klanten. En die waarde ligt in zijn adviserende rol. De boekhouder heeft de mogelijkheid om een soort “consigliere” te worden, een vertrouwenspersoon die strategische inzichten biedt en slim zakelijk advies geeft. Maar hoe wordt een boekhouder zo’n vertrouwenspersoon? Hieronder geven we drie tips waarmee een boekhouder kan uitgroeien tot een zakelijke adviseur.

Verzamel zo veel mogelijk data over de klant en zijn sector

Zorg voor een gestage stroom aan marktinformatie en gegevens van de klant: dit geeft je een zo compleet mogelijk beeld van de aankomende trends in de sectoren waarin je klanten actief zijn. Je kan dan al in een vroeg stadium bepalen wat de behoeften van de klant zijn, en kan hun resultaten volgen ten opzichte van de gestelde doelen.

Met andere woorden: investeer in kennis. Boekhouden alleen is niet meer voldoende: werk ook aan nieuwe vaardigheden zoals business intelligence en consultancy.

Hoe? Maak gebruik van geautomatiseerde tools voor practice management. Dergelijke instrumenten bieden je via één platform toegang tot datastromen, boeken, documenten en communicatie van jezelf en van je klant.

Bied ad hoc advies: gebruik een single-platformsysteem

Gebruik één geïntegreerd systeem om alle gegevensstromen van de klant te verwerken. Integreer die informatie met je eigen gegevens om de administratieve processen vlot en overzichtelijk te houden. Zo heb je de juiste informatie klaar om te rapporteren over ieder aspect: de verkoop- en aankooporders, de herwaardering van voorraad, de verkoopmarges, de voortgang van projecten enz. Bovendien kan je alles volgen vanaf je eigen computer. Dat bespaart je een heleboel tijd en administratieve rompslomp, en wat belangrijker is: je kan je klanten ad hoc advies bieden wanneer ze daar het meest behoefte aan hebben.

De voordelen: één geïntegreerd systeem is eenvoudig in gebruik en biedt diepgaande inzichten. Je kan alle aspecten van je opdrachten beheren vanuit een enkel dashboard, en je bekijkt alle informatie in één oogopslag. Je hoeft niet meer voortdurend te switchen tussen verschillende vensters en platformen, online of op je eigen computer.

Manage by exception

Uiteindelijk maakt het niet uit hoeveel informatie je binnen handbereik hebt. Als je al die gegevens niet analyseert, hebben ze geen meerwaarde voor jou of voor je klanten.

Geautomatiseerde dashboards voor klantadvies kunnen je hierbij helpen. Als je je eigen gegevens en die van je klanten verplaatst naar een geautomatiseerd online-instrument, kan je overstappen op een model van 'management by exception'.

‘Management by exception’ is het business principe dat zegt dat managers en ondernemers hun tijd en aandacht moeten besteden aan gebeurtenissen die afwijken van de verwachtingen of van vooropgestelde doelstellingen.

In managementtheorie wordt management by exception beschouwd als een ‘best practice’: de tijd van de manager of ondernemer is immers te waardevol om te veel tijd te spenderen aan processen en resultaten die volledig volgens de verwachting evolueren. De energie van de ondernemer of manager moet gaan naar dingen die niét goed lopen.

Een boekhouder kan zijn klanten daar perfect bij helpen, onder meer door een systeem op te zetten dat voortdurend de binnenkomende informatie scant voor lopende projecten, voorraad, verkoop, aanbiedingen - en dat vervolgens een waarschuwing creëert wanneer bepaalde doelstellingen gemist worden. Dit soort automatisering is een domein waar we bij Exact heel erg op inzetten op dit moment, om de boekhouder te helpen in zijn of haar transitie naar een zakelijk adviseur.

Automatisering wordt dus ook in 2017 steeds belangrijker voor accountants, zeker voor zij die zich willen onderscheiden van de concurrentie en hun activiteiten het komende jaar willen uitbreiden.

De belangrijkste tip om niet ingehaald te worden door de concurrentie in 2017: beperk je niet tot de boekhouding maar houd ook rekening met de zakelijke belangen van de klant.