Op weg naar het toekomstgerichte accountantskantoor

Wat verwachten ondernemers van hun accountant? En hoe speelt u daar als kantoor op in? Deze vragen stonden centraal tijdens de Exact Accountancy Tour bij Acco, winnaar van de Cloud Award 2017. “Het is onze bedoeling om tegen einde 2018 geen fysieke boekhouding meer te hebben.”

Prioriteitenlijst

Accountants- en boekhoudkantoren hebben traditionele zaken op hun prioriteitenlijst staan. Dat zijn onder andere voldoen aan wet- en regelgeving, verbeteren van klanttevredenheid en zoeken naar nieuwe klanten, zo blijkt uit de KMO-Barometer, een jaarlijks onderzoek van Exact. Digitalisering staat minder prominent op de radar.

Snelheid

En dat is raar omdat kmo’s meer snelheid en sectorkennis verwachten van hun accountant. Technologie kan in snelheid voorzien door administratieve processen te automatiseren. De tijd die hierdoor vrijkomt, kunnen accountants besteden aan vergroting van hun sectorkennis. Tot zover de theorie. Zijn er al kantoren daadwerkelijk met digitalisering bezig?

90% digitaal boeken

“Bij Acco wordt 90% van de dossiers digitaal geboekt”, vertelt Sven Cornelis. “Klanten die hun papieren willen inleveren, mogen dit zelf digitaliseren via de scanner.” De zaakvoerder van het kantoor uit Wilrijk werkt al anderhalf jaar toe naar 100% papierloos. Met als doel om klanten beter te voorzien in bedrijfsadvies dat hen echt waarde oplevert.

Doorzetten

Eenvoudig is dat niet. Het vraagt wat geduld en doorzetting om de klant te overtuigen om digitaal aan te leveren, zegt Sven. Maar het lukt als u continu de voordelen benadrukt van dat digitaal aanleveren: een boekhouding die altijd up-to-date is zodat de klant er correcte informatie uit kan halen ter onderbouwing van cruciale bedrijfsbeslissingen.

Drempel

Ook de prijs van automatisering blijkt nog een drempel. "Vaak willen kantoren wel digitaliseren maar hebben ze er niet genoeg geld voor over”, stelt Sven. Dat verklaart ook waarom momenteel slechts 8% van de facturen in België digitaal is. 12 procent van de accountants- en boekhoudkantoren is gedigitaliseerd. De federale overheid stelt, op aangeven van de Europese Commissie, dat 50% van de facturatie digitaal moet verlopen in 2020. Is dit percentage in 2023 niet gehaald, dan neemt de overheid een besluit.

PEPPOL

Een deelnemer aan de kennissessie beaamt geen zin te hebben in de relatief hoge investeringen voor scan- en herkensoftware en bijbehorende apparatuur. Hij wacht liever op de verplichtstelling van e-facturen. Het discussiepanel: “Hoe lang gaat het nog duren voor we op volledig digitale facturen zullen werken? Bijvoorbeeld de schoenmaker op de hoek die zelfs nog zijn kassa en bonnetjes op papier schrijft, die zal raar kijken als u over digitale facturen begint.” Overigens is volledig digitaal facturen uitwisselen al mogelijk via PEPPOL, zonder extra investeringen in hard- en software maar gewoon vanuit Exact Online. Het is nog pril maar sinds een maand sturen enkele tientallen kmo’s facturen via het PEPPOL-netwerk.

Tijdsbesparing

Ondanks de intensieve start ervaart Acco grote voordelen aan digitalisering. De eindejaarsverwerking verloopt een stuk gemakkelijker en sneller. Acco realiseert een geweldige tijdsbesparing en kan snellere en betere service bieden richting klanten. Die voordelen overtreffen de investeringen in digitalisering van een paar honderd euro per klant per jaar ruimschoots.”

Accountancy-groeimodel

Acco is een koploper in de sector wat betreft digitalisering om zo de basis te leggen voor toekomstig advies. Om kantoren daarbij te ondersteunen heeft Exact een Accountancy-groeimodel opgesteld. Want toekomstgericht adviseren lukt niet van de ene op de andere dag. De softwareleverancier ondersteunt dit model met diverse tools voor onder meer online samenwerken via Mijn[Kantoor] en een automatische verwerking van bankmutaties. Dat is geen toekomstmuziek maar nu al mogelijk. Zo halen accountants- en boekhoudkantoren ruimschoots de deadline van de overheid wat betreft digitale facturatie tegen lage investeringen.