Efficiënter werken? Volg deze vier stappen!

Efficiëntie verhogen. Je hebt er genoeg over gelezen en wilt nu aan de slag. Maar hoe begin je eraan? Het antwoord is niet evident. Voordat het internet beschikbaar werd als hulpmiddel voor accountants, was ‘efficiëntie verhogen’ slechts een vaag begrip.

Efficiënter werken

Efficiëntie komt in de praktijk meestal neer op het centraal opslaan van gegevens. Die gegevens kun je vervolgens in meerdere applicaties opvragen, bewerken en (wederom centraal) opslaan. Medewerkers die bij je klanten actief zijn, hebben zo altijd toegang tot de meest recente documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud zorg je ervoor dat iedereen, altijd en overal toegang heeft tot de juiste documenten, en ze kan bewerken en bewaren. Zo voorkom je dat er meerdere versies van een bepaald document in omloop zijn. Maar de aanschaf van zo’n systeem is pas stap 3 op weg naar meer efficiëntie.

Stap 1: Bewustwording


Bewustwording is de eerste stap op weg naar meer efficiëntie. Je medewerkers moeten klaar zijn voor een nieuwe manier van werken. Iedereen weet dat ze hun werk slimmer moeten aanpakken om de kosten te drukken en klantverlies te voorkomen. Door alle informatie centraal op te slaan, is de kans op fouten lager en gaat er geen tijd verloren aan het zoeken naar informatie. Dit lijkt heel evident, maar het zoeken naar de juiste informatie slokt onbewust veel tijd op. Het is belangrijk dat je medewerkers zich bewust zijn van de voordelen van het werken met een documentmanagementsysteem. Dat bewustzijn helpt om de nieuwe manier van werken te accepteren.

Stap 2: Voorbereiding


De ingebruikname van een documentmanagementsysteem start met een goede voorbereiding. Dit is een uitstekende gelegenheid om op te ruimen. Welke documentatie is relevant en kan het systeem in en welke documentatie is geschikt voor de versnipperaar? Wist je dat de wettelijke bewaartermijn van administratieve gegevens 7 jaar is? Ouder materiaal kan dus weg. Dat scheelt ruimte en je bevrijdt jezelf van niet-relevante gegevens.

  • Inventariseer waar welke documentatie zich bevindt.

  • Definieer bepaalde document categorieën en een heldere structuur.

  • Bepaal welke documentatie je wilt bewaren in een documentmanagementsysteem.

  • Bepaal wie toegang moet krijgen tot welke informatie.

  • Bepaal met welke systemen het documentmanagementsysteem moet kunnen koppelen.


Na deze voorbereiding kun je verder met de volgende stap.

Stap 3: Selecteer een documentmanagementsysteem


Er is een ruime keuze aan documentmanagementsystemen beschikbaar. Van hele uitgebreide tools tot systemen die puur dienen als digitale archiefkast. Welke is voor jou de beste keuze? Daarover is niet eenduidig advies te geven. Er zijn wel enkele richtlijnen voor het kiezen van het juiste systeem. Zeker in deze digitale mobiele tijd is het handig dat je bij de keuze checkt of het beoogde systeem in de cloud draait en ook geschikt is voor gebruik op smartphones en tablets. Dat is handig als je bij je klant zit. Je hebt niets aan een systeem dat niet integreert met andere systemen. Een documentmanagementsysteem is een digitaal archief dat pas echt toegevoegde waarde biedt als de informatie realtime beschikbaar is in andere systemen waarmee je dagelijks werkt. Inventariseer de wensen van je medewerkers om de juiste keuze te maken en betrek hen bij het selectietraject.

Stap 4: Richt je documentmanagementsysteem in


Richt je systeem in volgens de voorbereiding die je bij stap 2 hebt gedaan. Zo ben je verzekerd van een soepele en goede transitie. Het voordeel van een modern documentmanagementsysteem in de cloud is dat de overstap snel gaat. Het systeem helpt je stap voor stap. Het inhuren van dure consultants is dus niet nodig. Leg het systeem aan je medewerkers uit en benadruk de voordelen voor hen. Draagvlak bij je medewerkers is noodzakelijk om efficiënter te kunnen werken. Zo moeten ze weten hoe ze documenten kunnen linken aan opdrachten, taken en transacties. Daardoor zijn de gegevens altijd beschikbaar. Een goede inrichting en uitleg vormen de basis voor hogere efficiëntie. Daardoor kan je klanten echt beter helpen.

Meer weten over documentmanagement in Exact?

Bekijk de webinar van 7 minuten

 

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel